“Achteraf gezien zijn we er te laat mee gestart, maar digitaliseren bespaarde ons al snel 20 minuten per kwartaal, per dossier. Reken maar uit!” 

FVS Services is een accountants- en belastingadvieskantoor met locaties in Gent en Aalst. Op een kleine vijf jaar tijd zijn zij gegroeid tot maar liefst 18 medewerkers. Mustafa Seker, mede-vennoot van FVS Services, vertelt ons over hun groeiverhaal en hun succesformule voor het behouden van medewerkers.

Wie is Mustafa Seker? Op achtjarige leeftijd verhuisde Mustafa met zijn familie vanuit Turkije naar België. Hij leerde Nederlands en behaalde een Master in de Handelswetenschappen. Bij PwC en KPMG leerde hij de knepen van het vak. Toen hij hoorde dat slechts 1 op 2 slaagt voor het IAB-examen, wilde hij zichzelf uitdagen om dat ook te proberen. En met succes, want in 2018 opende hij samen met zijn broer een eigen kantoor.

Een klein beetje geluk, maar vooral een sterk team

Op een paar jaar tijd uitgroeien tot 18 medewerkers, dat is niet ieder kantoor weggelegd. “Eerlijk gezegd is het ook een beetje geluk hebben” vertelt Mustafa bescheiden. “Ik ben op het juiste moment, op de juiste plaats, de juiste mensen tegengekomen. Mijn broer is heel sterk in sociaal contact met klanten. Mijn echtgenote heeft mij altijd gesteund en aangemoedigd om door te gaan. De eerste collega’s die ik heb aangeworven hebben enorm geholpen met inhoudelijke taken en interne procedures en zij zijn nu allemaal managers. Nu vinden we mensen voornamelijk via mond-tot-mond reclame van klanten, stagiaires, en LinkedIn.”

“Ondertussen bestaat ons team uit 18 personen met wel zes verschillende nationaliteiten. We kunnen klanten bedienen in het Nederlands, Turks, Arabisch, Engels en Frans. Ik ben erg trots dat we anderstalige klanten in hun moedertaal kunnen bedienen. Boekhouden kan in sommige gevallen erg complex zijn, en dan wil je daar niet nog een taalbarrière bovenop hebben.”  

“Uit respect voor het team wil ik de komende twee jaar meer stabiliteit creëren. Het was geweldig om te zien dat we zo konden groeien, maar nu is het tijd om even tot rust te komen en onze interne procedures op punt te zetten. Misschien zetten we zelfs even een klantenstop in. Daarnaast wil ik verder gaan met onze digitalisatie en automatisatie, zodat ook daar alles op punt staat. Tot slot heb ik mezelf ook voorgenomen om dit jaar meer te netwerken in de sector. Ik wil weten wat er speelt en nieuwe mensen leren kennen zodat we kunnen brainstormen over hoe wij als sector iets kunnen doen en betekenen naar de maatschappij.”

Niet enkel aantrekken, maar zeker ook behouden

Mensen aantrekken is een ding, maar je moet ze ook nog kunnen houden. “Ons principe is iedereen gelijk behandelen. Elke medewerker, ongeacht je functie of aantal jaren dienst, heeft evenveel soevereiniteit. Iedereen wordt aangemoedigd om zijn of haar eigen mening te geven en mag meebeslissen in de grote en kleine dingen. Mijn deur zal altijd openstaan voor ideeën, klachten, of om gewoon eens te lachen. Aan de andere kant garanderen we ook een lage belasting voor onze medewerkers. Niemand doet overuren bij ons. Nooit. Nee, ook niet tijdens de btw-pieken. Wij hebben bewust een persoon extra in dienst om de werkdruk te verlagen en overuren te vermijden, en tot nu toe is dat altijd al gelukt, ongeacht welke deadline op ons af komt.”

“Mijn visie is een langetermijnrelatie opbouwen met mijn medewerkers. Ik wil niet van mensen profiteren voor een snelle quick win.”

“Daarnaast zetten we ook in op kleine dingetjes die bijdragen aan een goede bedrijfscultuur en een correcte werk-privé balans. Telewerken is perfect mogelijk voor degene die dat willen en ook qua salaris en bonussen doen we alles correct. Daarnaast organiseren we regelmatig een teambuilding, hebben respect voor alle feestdagen en iedereen krijgt een “foertdagske” op zijn of haar verjaardag. Dat laatste idee heb ik van Torfs; daar krijgen medewerkers ook een extra verlofdag per jaar om gewoon “foert” te zeggen en te doen waar ze zelf zin in hebben. Het is belangrijk om je mensen te verzorgen en dat lukt ook goed, want we hebben zo goed als geen verloop onder onze medewerkers.”

Durf nee zeggen tegen een klant

Geen overuren doen en toch elke deadline halen? Dat is best indrukwekkend. “Geen overuren doen is echt belangrijk voor ons. Enerzijds doen we dat door voldoende mensen in dienst te nemen zodat niemand meer dossiers moet opnemen dan wat hij of zij aankan. Daarnaast spelen we ook heel erg in op digitalisatie.”

“Achteraf gezien hebben we die volledige digitalisatiestap te laat gemaakt, maar uiteindelijk is te laat nog altijd beter dan nooit. Doen dus, als je het nog niet gedaan hebt.”

“Zes maanden geleden zijn we overgestapt naar Visma | yuki. Dat was best pittig, maar het was nodig. Het nieuwe programma doet heel wat zaken automatisch waarbij wij enkel nog een laatste controle moeten uitvoeren. We zijn ook onze klanten aan het overtuigen om volledig digitaal te gaan. Tot nu toe is dat gelukt voor 80% van onze klanten, de overige 20%  heeft nog wat extra overtuiging nodig. Maar daar ga ik wel een harde grens stellen: willen ze niet tenminste gedeeltelijk digitaal, dan gaan we de samenwerking ook stopzetten.”

“In het begin kregen we soms wel eens de opmerking dat we nu wel een korting moesten geven, want de klanten moeten meer zelf doen. We hebben hun echter snel kunnen overtuigen dat we met die extra tijd meer kwaliteitsvolle adviesverlening kunnen aanbieden en korter op de bal spelen. De klant krijgt uiteindelijk dus meer voor zijn geld.”

 

Welke software gebruikt FVS Service? 

FID-Manager

Visma | Yuki

Winbooks (voor kleinere dossiers)

Instaclause

Twinntax

First

Microsoft Excel met eigen ontwikkelde tools