“Vroeger hadden we allemaal een klassiek telefoontoestel op ons bureau staan. Nu lopen we rond met oortjes of een headset.”

Digitalisatie van het accountancykantoor gaat verder dan enkel software. Ook je hardware heeft soms nood aan een upgrade. Beter nog is wanneer hardware en software naadloos met elkaar communiceren. Wij spraken met Tom Mariën van Fiscalier over hun ervaring bij het vernieuwen van hun telecommunicatie.

Ook familiebedrijven passen zich aan

Fiscalier, voorheen bekend als Boekhoudkantoor Mariën, is geen nieuw gezicht in de sector. Tom’s vader begon de zaak in 1972 in Lier, waarna Tom in 1999 mee in het familiebedrijf kwam werken. Recent vierde Fiscalier haar 50-jarige bestaan.

Maar ook familiebedrijven moeten zich aanpassen aan de snel veranderende verwachtingen van de klant, onder druk van technologie. 

“Vroeger werkten we met een klassieke telefooncentrale,” vertelt Tom. “In 2011 zijn we echter verhuisd naar een nieuwe locatie en wilden we van die telefoontoestellen af. Samen met een grondige update van ons IT-systeem zochten we dus ook een VoIP oplossing, maar dat ging toch niet helemaal goed in het begin. Het geluid was helaas niet op punt. Dus zochten we naar een VoIP oplossing van hogere kwaliteit.”

Wat is Voice over IP?

Voice over IP, afgekort VoIP, werkt niet met de klassieke telefoonlijnen, maar wel met een internetverbinding. Je belt hiermee via je desktop, tablet of smartphone, of je nu thuis, op kantoor, of onderweg werkt.
In 2015 bracht Accel, onze IT-manager, ons in contact met Rudy van Allescloud. Er was meteen een eerste klik en na een korte demo zijn we overgeschakeld naar een nieuw systeem. In 2019 zijn we opnieuw verhuist. Het systeem zat ondertussen al in de cloud, maar omdat het geluid nog beter kon, zijn we op aanbeveling van Rudy geüpgrade naar UCaas.”

UCaas staat voor Unified Communications as a Service. Een cloud-service die zich toespitst op meerdere communicatie functies, waaronder zakelijke telefonie, instant messaging en online meetings. 

Het werkt heel simpel.

“Vroeger hadden we allemaal een klassiek telefoontoestel op ons bureau staan. Maar nu lopen we rond met oortjes of een headset. We hebben een bedrijfsnummer en daar komen alle telefoons binnen. Onze office manager verbindt de klant vervolgens met 1 klik door naar de juiste medewerker. Die medewerker ziet op zijn computerscherm onmiddellijk over welke klant het gaat, kan daar zijn dossier raadplegen en extra notities toevoegen.

We kiezen er bewust voor om geen privé nummers aan klanten door te geven om te waken over de work-life balans van onze medewerkers. Alles gaat via de cloud en de interface op de computer is hetzelfde als op de gsm, heel gemakkelijk.”

Geen nummertje, maar een menselijke aanpak

 “Wat de samenwerking met Allescloud zo aangenaam maakt, is dat we geen nummertje zijn. Vanaf het eerste contactmoment was er een klik. Ook nu kunnen we nog altijd op Rudy en zijn team rekenen. Ze zijn direct bereikbaar en snel ter beschikking. Gemiddeld duurt het niet langer dan 30 minuten om een probleem op te lossen. Als het niet via een videocall opgelost geraakt, springen ze binnen om te komen helpen. 

Zo’n persoonlijke aanpak vinden we erg belangrijk. Ik heb een hekel aan het indienen van support tickets waar dat je dan 5 dagen moet wachten op een antwoord. Bij Allescloud is dat helemaal niet het geval. Ja, ik zou hen onmiddellijk aanraden. Iedereen met klassieke telefoons of met een bestaande VoIP kan ermee geholpen zijn.” 

Heeft jouw kantoor nood aan moderne cloud telefonie, CRM, ERP- of boekhoudsoftware? Leg dan contact met het ervaren team van Allescloud en we vinden samen een oplossing op maat. Surf hier naar allescloud.be.