Een boekhouder zoeken - tip 5: Wat moet dat kosten?

Voor heel wat ondernemers vormt ‘de boekhouder’ een belangrijke kost. Een veel gehoorde vraag is dan ook ‘betaal ik niet te veel voor mijn boekhouder?’.
 
Dat hangt af van verschillende factoren. De omvang en complexiteit van jouw dossier is waarschijnlijk de belangrijkste, maar daarnaast zal ook de bijkomende support die je verwacht van je boekhouder of accountant van invloed zijn.
 
Als je de zoektocht naar een boekhouder aanvat is de kostprijs dus in ieder geval iets dat uitdrukkelijk moet worden besproken.
Waarmee moet je rekening houden?
 

 

Facturatiesystemen: ‘forfaitair’ of ‘in regie’

Cijferberoepers, zoals de meeste dienstverleners, zullen ‘tijd’ factureren aan hun cliënten.
Bij forfaitaire facturatie zal de boekhouder jou 1x per maand/kwartaal een factuur sturen voor een vooraf afgesproken bedrag, waarin alle aspecten van de dienstverlening opgenomen zijn.
Dit geeft een klant maximale zekerheid over de kostprijs, maar het nadeel is dat dit relatief duur kan uitvallen. Om de forfaitaire prijs te bepalen zal de boekhouder een inschatting moeten maken over de complexiteit en omvang van je dossier en de eventuele bijkomende support die vereist zal zijn. Om er zijn/haar broek niet aan te scheuren zal daarbij wellicht wat marge worden genomen, met een hogere prijs tot gevolg.
 
Bij een facturatie ‘in regie’ betaal je enkel de werkelijk gepresteerde uren tegen een vooraf afgesproken tarief. Dit lijkt op het eerste zicht wel eerlijker. Het heeft echter het nadeel dat het op voorhand niet duidelijk is wat de totale kostenplaatje zal zijn. En nog bijkomende addertje onder het gras: wordt jouw dossier verwerkt en beheerd door een junior die trager werkt of door een snellere senior collega? En wordt voor beiden hetzelfde tarief gehanteerd?
In de praktijk wordt dit systeem bijna uitsluitend toegepast door boekhouders of accountants die alleen werken, zodat de laatste vraag niet hoeft beantwoord te worden.
Blijft natuurlijk toch de vraag: welk uurtarief wordt er gehanteerd?
 

Mengvorm

De meeste boekhoudkantoren kiezen voor een mengvorm van de twee voorgaande systemen:
Er wordt een vaste prijs afgesproken voor de ‘normale’ werkzaamheden. Voor bijkomende opdrachten wordt er in regie gewerkt tegen een vooraf afgesproken uurtarief.
In dat geval is het wel belangrijk dat er duidelijk afgesproken wordt wat onder ‘normale’ werkzaamheden valt, zodat je uiteindelijk toch niet nog voor verrassingen komt te staan.
 

Tarieven

Hoe dan ook, de basis voor het bepalen van de kostprijs van een boekhouder is meestal het uurtarief. Daarin worden uiteraard de loonkosten verrekend, maar daarnaast ook de kostprijs van huisvesting, uitrusting, software, communicatie e.d.  Het laagste uurtarief zal daardoor zelden onder de € 50,00 liggen, echte experten kunnen voor hun adviezen tarieven van € 250,00 en meer aanrekenen.
Een ruime vork dus, maar niet abnormaal, gezien de complexiteit van onze boekhoudkundige en fiscale wetgeving én de moeilijkheid om voldoende geschoold personeel te vinden.
 

Vraag een offerte

Vraag aan de boekhouders of accountants waarmee je contact hebt opgenomen en eventueel in zee wilt gaan om een offerte. Dat klinkt banaal (wil je niet altijd weten wat iets zal kosten voor je iets koopt?) maar het is bij cijferberoepers helemaal niet gebruikelijk om met offertes te werken.
Sommigen weigeren zelfs een offerte op te maken, omdat ze vrezen jij als potentiële klant dit tegen hun collega’s zal uitspelen. 
Dat ligt dus misschien moeilijk, maar als je voor langere tijd jouw dossier in beheer wilt geven bij een kantoor, dan mag je over de kostprijs zeker transparantie verwachten.
 
Weet wel dat de kostprijs voor verwerking van jouw dossier door de tijd heen kan evolueren: tarieven worden periodiek geïndexeerd i.f.v. de inflatie, en uiteraard kan jouw zaak dusdanig groeien (dat hopen we tenminste!) dat de verwerking en grotere complexiteit tot een hogere kostprijs zal leiden.
Vanaf het begin regelmatig open communiceren hierover met je boekhouder is dus een absolute aanrader.
 

In ‘t kort

Als je op zoek gaat naar een boekhouder is het belangrijk je ook goed te informeren over de kostprijs van zijn/haar dienstverlening. Ga bij voorkeur in zee met iemand die hierover duidelijk en transparant communiceert. Vraag eventueel een schriftelijke offerte.
 

Andere tips gemist?

Wil je de andere tips ook nog eens rustig nalezen? Hier vind je ze terug.