Btw terugvragen: waar moet ik aan denken?

Inhoudsopgave:

• Wanneer krijg je je btw terugbetaald?

• Kan ik een terugbetaling aanvragen?

• Voor welke kosten is geen of slechts een gedeeltelijke btw-teruggave mogelijk?

• Binnen welke termijn moet ik een btw-teruggave aanvragen?

• Versnelde teruggave voor starters

• Kan ik fouten bij het aanvragen van mijn btw-teruggave rechtzetten?

• Wat gebeurt er als ik nog een openstaande schuld heb?

• Hoe krijg ik mijn btw-teruggave?

• Hoe kan ik een teruggave van buitenlandse btw aanvragen?

• Besluit

Wanneer krijg je je btw terugbetaald?

Maandelijks of driemaandelijks dien je een periodieke btw-aangifte in met het verschil tussen de btw op aankopen en verkopen. Op de aangifte staat hoeveel btw je verschuldigd bent aan de Staat of hoeveel btw je terug kan vorderen van de staat. In het geval dat dit een positief bedrag is moet je de btw doorstorten. In het andere geval kan je de btw terugvorderen van de staat. Je kan als kwartaal of maandaangever 4 keer per kalenderjaar je btw-tegoed terugvragen. Hiervoor moet je volstaan aan bepaalde voorwaarden:

• Je kruiste het juiste vak voor de teruggave van btw in de aangifte

• Je positief saldo heeft het vereiste minimumbedrag bereikt (zie verder)

• Je hebt op tijd je btw-aangifte ingediend

• Je hebt je rekeningnummer doorgegeven aan de overheid.

In het geval dat je één van deze voorwaarde niet hebt voldaan, word je rekening courant btw overgedragen naar de volgende btw-aangifte.

Als de voorwaardes gezamenlijk zijn vervuld, kom je in aanmerking voor een terugbetaling van je positief btw-saldo.

Kan ik een terugbetaling aanvragen?

Als je een niet vrijgestelde belastingplichtige bent, kan je btw aftrekken voor de aankopen die je doet voor beroepsdoeleinden. Btw die je klanten jouw betalen ben je verschuldigd en moet je doorstorten aan de btw-administratie.

Indien je wél vrijgestelde btw plichtige bent en je moet geen btw aanrekenen op je factuur, kan je geen btw terugvragen. Je kan ook geen btw in aftrek nemen op je ontvangen facturen.

Voor welke uitgaven is geen of slechts een gedeeltelijke btw-teruggave mogelijk?

Bepaalde uitzondering bestaan waar de btw niet of deels afgetrokken kan worden en dus niet kan worden teruggevraagd.

• Intracommunautaire levering (ICL) of verwervingen (ICV) van tabak, alcoholhoudende dranken voor eigen verbruik.

• Kosten van logies, hotels, maaltijden en drank voor plaatselijk verbruik. Kosten gemaakt voor of door het personeel die op verplaatsing goederen of diensten leveren, kan wel afgetrokken worden.

• Kosten voor onthaal.

• Margeregeling voor reisbureaus.

• Margeregeling voor tweedehands personenwagens.

Binnen welke termijn moet ik een btw-teruggave aanvragen?

De btw-administratie houdt voor elke belastingplichtige een rekening courant. Je kan expliciet vragen voor een teruggave van het overschot als dit in jouw voordeel vertoont. De belastingdienst voorziet een tijdvak waarop het aanvragen van de terugbetaling. Dit moet gebeuren vóór 31 december van het derde jaar na de indiening van de btw-aangifte waaruit het btw-bedrag in jouw voordeel bleek.

Versnelde teruggave voor starters

Startende ondernemingen die kiezen voor een maandelijkse aangifte bij de opstart kunnen profiteren van een snellere terugbetaling van hun btw-tegoed. Deze vergunning hoef je niet aan te vragen. Je geniet hier automatisch van als je een BTW-nummer aanvraagt en ervoor kiest om maandelijkse btw-aangifte in te dienen. Dit is geldig voor de 24 eerste maanden. Je krijgt je btw terug als je tijdig en elektronisch je btw-aangifte indient.

Kan ik fouten bij het aanvragen van mijn btw-teruggave rechtzetten?

De btw wordt alleen betaald als het vakje btw-teruggave is aangevinkt op de btw-aangifte. Het is mogelijk dat dit vakje per ongeluk is weggelaten. In dit geval is het mogelijk een btw-aangifte vóór de vervaldatum opnieuw in te dienen door het vakje aan te kruisen. 
Als u niet in staat bent om vóór de vervaldatum aangifte te doen, is de enige manier om het saldo te recupereren het aan te kruisen in het volgende aangiftetijdvak, als het saldo nog in uw voordeel is.

Wat gebeurt er als ik nog een openstaande schuld heb?

Als jij bij de belastingdienst van de btw of enige andere dienst van de FOD Financiën zal je je terugbetaling niet of slechts gedeeltelijk terugkrijgen. De belastingadministratie informeert je als ze afhoudingen hebben gedaan op je btw tegoed. Het geldt ook voor schulden die je hebt aan derden. Indien je je sociale bijdragen niet op tijd betaald. Zij kunnen beslag leggen op je teruggaaf van btw voor andere schulden.

Hoe krijg ik mijn btw-teruggave?

Je krijgt je btw-teruggave op het rekeningnummer die je hebt ingevuld bij de start van je activiteit (Formulier 604A). 
Indien je rekeningnummer wenst te veranderen of je hebt bij aanvang geen bankinformatie doorgegeven kan je steeds een document van wijziging doorsturen (formulier 604B). Je kan deze formulieren zelf online of door een accountant laten indienen. Klik op deze link.

Hoe kan ik een teruggave van buitenlandse btw aanvragen?

Binnen de EU (buiten België)

Als je bestedingen hebt gedaan voor diensten en diverse goederen in de EU, niet bedoelt voor wederverkoop, kan je de buitenlandse btw terugvragen. Als je onderneming niet geregistreerd is in de lidstaat waar de btw verschuldigd is, kan je via het Intervat portaal de btw terugvragen. Voor het terugvragen dien je een 'VAT Refund' aanvraag in. Doe enkel een aanvraag voor één lidstaat tegelijk. Zo vermijd je in de toekomst problemen. Je hebt tijd tot 30 september van het volgende jaar. Voor btw terug te vragen van 2021 heb je dus tijd tot 30 september 2022. Je kan pas ten vroegste de eerste dag na de periode van teruggave een aanvraag indienen. Stel je vraagt een teruggave aan voor het vierde kwartaal 2021, dan kan je pas 1 januari 2022 je aanvraag indienen.

Je aanvraag kan telkens over een kwartaal of volledig kalenderjaar gaan. Jaarlijks kan je maximaal 5 aanvragen indienen. 
Als je aanvraag over een kwartaal gaat is het minimumbedrag 400 euro. Jaarlijks is het minimumbedrag 50 euro. De terugbetaling gebeurt 10 werkdagen na goedkeuring. De goedkeuring duurt 4 maanden en kan verlegd worden met 8 maanden maximaal bij verzoek van bijkomende inlichtingen. Stel je vraag een teruggave aan het eerste kwartaal 2022, dan kan het tot 10 januari 2023 duren voordat je je geld terugkrijgt.

Indien je wél goederen aankoopt in een EU-lidstaat voor doorverkoop. Kan het zijn dat je je daar moet registreren en daar óók periodieke aangiftes moet indienen.

Buiten de EU

Op uitgaves die je in het buitenland doet kan je de betaalde btw terugvorderen. De btw moet duidelijk vermeld worden op de buitenlandse factuur. Je kan met het formulier 803 buitenlandse btw terugvragen buiten de Europese Unie. Dit document dien je aan de buitenlandse belastingadministratie. 
Elk land buiten de EU heeft specifieke regels omtrent de btw. Vraag de buitenlandse belastingadministratie om meer informatie. Voor uitgebreid fiscaal advies contacteer een gespecialiseerde accountant of belastingadviseur.

Besluit

Btw terugvragen is niet zo een makkelijk onderdeel. Je kan best een professioneel van het vak raadplegen.

Voor meer fiscaal advies kan je steeds terecht bij ons netwerk van accountants. Zij nemen graag de tijd om jouw vragen te beantwoorden!