Btw vrijstelling kleine ondernemingen: Nuttig voor je onderneming?

Btw, een niet zo eenvoudig maar interessant topic. Er valt zoveel te schrijven over btw zelf maar in dit artikel beperken we ons tot de btw vrijstelling kleine onderneming. Dit is een btw regeling voor ondernemingen die een jaarlijks omzet lager dan 25.000,00 euro behalen (sommige sectoren/handelingen wel uitgesloten). Een aantal vragen kunnen rijzen bij het lezen van dit topic, zoals welke btw plicht of btw verplichtingen  hebben deze ondernemingen? Is btw aftrekken nog steeds mogelijk ondanks de vrijstelling? Zijn er strikte voorwaarden waaraan ze zich moeten voldoen? Is er een speciale regeling van toepassing op onroerende goederen? Deze vragen worden hieronder beantwoord en nog veel meer.

Wat is een btw-vrijstelling?

Wanneer je geniet van een btw vrijstelling betekent dit dat de onderneming vrijgesteld is voor de meeste btw vereisten. Dit houdt in dat je niet gehouden bent tot het indienen van periodieke btw aangiften. Hierdoor moet je ook geen btw aanrekenen aan de klant. Daarnaast moet je dan ook geen btw doorstorten aan de administratie (schatkist).

Je bent wel niet van alle verplichtingen vrijgesteld. Je dient bijvoorbeeld wel een intracommunautaire opgave in te dienen voor de intracommunautaire leveringen en diensten. Je mag dan ook geen btw in aftrek brengen en een klantenlisting moet ook ingediend zijn. Een bijzondere btw aangifte indienen moet ook nog steeds gebeuren voor de intracommunautaire verwervingen waarvan je als onderneming de schuldenaar van btw bent.

Voor wie is de btw vrijstellingsregeling?

Een onderneming kan aanspraak maken op de btw vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen als het jaarlijks omzetcijfer minder dan 25.000 euro exclusief btw bedraagt. Voor deze regeling heeft de juridische vorm geen belang.

Wel moet worden vermeld dat bepaalde sectoren en btw eenheden van deze regeling uitgesloten zijn. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om werken in onroerende staat, ...

Wanneer kies je voor een btw-vrijstelling?

Het kiezen voor een btw vrijstellingsregeling kan je veel tijd besparen. Je bent immers vrijgesteld voor heel wat btw gerelateerde verplichtingen. Maar er zijn ook een aantal kanttekeningen die hierbij gemaakt moeten worden. Je kan geen btw in aftrek brengen die je aan de leveranciers zelf betaald. Daarnaast moet de omzet in het oog worden gehouden.

Twee types van btw-vrijstelling

Men kan in de praktijk twee types van btw vrijstelling onderscheiden.

• Een vrijstelling voor kleine ondernemingen: jaaromzet lager dan €25.000,00

• De activiteit op zich is vrijgesteld van btw (artikel 44).

Over de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen hebben we het reeds gehad. Laten we meer inzoomen op de activiteiten die vrijgesteld zijn van btw.

Als onderneming kan je vallen onder artikel 44, dit is geen vrij keuze. Als je hieronder valt moet je niets doen voor de btw. Enkele voorbeelden vind je hieronder terug.

• Tandartsen

• Ziekenhuizen

• Bank en financiële sector

• ...

Je kan ze allemaal terugvinden in artikel 44 van het btw wetboek.

Voor wie is btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen niet mogelijk?

Ongeacht het jaarlijks omzetcijfer is het de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen niet mogelijk voor alle soorten ondernemingen. Horecazaken met een geregistreerd kassasysteem kunnen hier bijvoorbeeld geen gebruik van maken. Daarnaast ook zelfstandige ondernemers die werken verrichten in onroerende staat.

De voor- en nadelen van de btw vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Voordelen

• Geen btw aangifte indienen

• Geen btw aanrekenen op facturen

• Minder administratief werk

Nadelen

• Niet mogelijk om btw te recupereren (geen btw aftrek)

• Totale omzet doorheen het jaar goed in het oog houden

Welke belastingplichtigen zijn uitgesloten van de btw-vrijstellingsregeling? 

We hebben reeds aangehaald dat een vrijstelling aanvragen niet voor alle ondernemingen mogelijk is. Hieronder wordt dieper ingegaan op deze type ondernemingen.

Ondernemingen die werken verrichten in onroerende staat

De overheid verdeelt de werken in onroerende staat in twee categorieën, namelijk oneigenlijke en eigenlijke werken in onroerende staat.

De eigenlijke werken in onroerende staat zijn de werken die worden verricht voor uit zijn aard onroerend goed. Enkele voorbeelden zijn: Afbraakwerken, raam poetsen,...

De oneigenlijke werken in onroerende staat worden omschreven als handelingen die betrekking hebben op de levering of aanhechting van een gebouw. Enkele voorbeelden zijn bijvoorbeeld: centrale verwarming, elektrische belinstallaties,...

Deze komen dus niet in aanmerking voor de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen.

Welke verplichtingen houdt de kleineondernemersregeling wél nog in? 

• Vermelding van 'Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen' vermelden op facturen en geen btw aanrekenen

• Facturen nummeren en chronologisch bijhouden

• Dagboek van ontvangsten bijhouden

• Een overzicht van de bedrijfsmiddelen opmaken indien er werden verworven

• BE- identificatienummer meedelen aan klanten en leveranciers

• Een bijzondere btw aangifte wanneer de onderneming schuldenaar is van btw.

Btw-vrijstelling in de praktijk

Onderneming AVER (verkoper van schoeisel) heeft in het loop van het jaar een jaarlijks omzetcijfer van 20.000,00 euro gerealiseerd. Aan de hand van artikel 56 bis §1 wil de onderneming dan ook gebruik maken van de vrijstellingsregeling. Wanneer er een factuur wordt uitgestuurd dient dit opgemaakt te worden zonder btw. De klant RETU plaatst een bestelling van 4.500,00 euro. Op de uitgaande factuur wordt een bedrag aangerekend van 4.500,00 euro met de vermelding 'kleine onderneming, vrijstellingsregeling'.

Wanneer de factuur wordt ingeboekt dient dit dan ook zonder btw en moet dit geboekt worden op de kosten (60 of 61 rekening) en leveranciers (440000).

Hoe vraag ik de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen aan?

Om deze vrijstelling aan te vragen moet je het formulier 604B indienen via MyMinfin. Dit formulier betreft een wijziging van een btw identificatie.

Er zijn twee inwerkingtredingsdatum mogelijk, namelijk:

• 1 juli: de aanvraag dient dan voor 1 juni te gebeuren

• 1 januari: de aanvraag moet gebeuren voor 15 december

Wat met aankopen in andere EU-landen?

Aankoop van goederen

Voor de aankoop van goederen van een buitenlandse leverancier (in een ander EU land) werd een drempelbedrag ingevoerd door de btw administratie. Het drempelbedrag geldt per lidstaat en dit omvat alle aankopen gedurende een kalenderjaar.

• Aankopen > 11.200,00 euro: Je moet dan btw betalen in het land van bestemming. Dit is dan België in ons voorbeeld

• Aankopen < 11.200,00 euro: Je betaalt btw in het land van oorsprong

Een onderneming kan wel opteren om Belgische btw te betalen ook al wordt het drempelbedrag niet overschreden. Je dient dan een keuzeverklaring in bij een btw kantoor en betaalt dan btw via een bijzondere btw aangifte.

Aankoop van diensten

De basisregel geldt hier: de btw regels van het land waar de afnemer gevestigd is, gelden.

Hoe Btw-vrijstelling vermelden op factuur?

De btw vrijstellingsregeling kleine ondernemingen moet worden meegedeeld op alle facturen. Zo is het ook mogelijk om te zien waarom dat de desbetreffende factuur zonder btw is opgemaakt. Je kan een vermelding schrijven 'factuur is vrijgesteld van btw ' Dit is voldoende om aan te geven dat de factuur is vrijgesteld van btw en hierdoor geen btw wordt aangerekend.

Wat als ik dan wel btw-plichtig word?

Wanneer het jaarlijkse omzetcijfer te hoog wordt, word zal je onderneming onderworpen worden aan BTW. Er moet dan worden overgestapt naar de gewone btw regeling. Deze wijziging moet worden meegegeven aan het btw kantoor. De overstap heeft een directe werking en de onderneming wordt dus per direct een normale btw plichtige.

Conclusie

Het is niet altijd evident om als zelfstandige ondernemer de regelgeving omtrent btw te kennen. Het betreft immers een complex onderwerp met veel uitzonderingen. In het artikel werd getracht om duidelijkheid te scheppen over de bijzondere vrijstellingsregeling betreft kleine ondernemingen.

Door middel van de vrijstellingsregeling vallen een hoop fiscale verplichtingen weg die voor andere btw plichtig zelfstandigen wel gelden. Je bent dan ook niet meer verplicht om een btw aangifte in te dienen (als je aan de voorwaarden voldoet). De omzet diende bijvoorbeeld lager te zijn dan 25.000,00. Wel moet worden toegevoegd dat niet iedereen hier kan van genieten. Zelfstandigen die handelingen verricht in 'onroerende staat' bijvoorbeeld. Bepaalde activiteiten in verband in met verkopen van oude materialen (BV, schroot) kunnen hier ook geen aanspraak ook maken.