Dagontvangstenboek: alles wat je moet weten

Wanneer jouw onderneming soms verkopen doet zonder factuur en zonder witte kassa, dan is het bijhouden van een dagontvangstenboek als onderdeel van je boekhouding een verplichting. Maar wat is dat nu precies, zo'n boek met dagelijkse ontvangsten? Moet elke onderneming dit doen? En hoe kan je dan best zo'n dagontvangstenboek correct en eenvoudig opmaken? Onderstaand artikel beantwoordt al deze vragen en meer.

Wat is het dagontvangstenboek?

Het dagontvangstenboek is een dagboek waarin dagelijks alle verkopen geregistreerd worden. Of toch bijna alle verkopen: het betreft verkopen waarvoor geen factuur is opgemaakt, dus de contante verkopen. Met contante verkopen worden zowel cash als bankkaart betalingen bedoelt. Hiermee wordt ook meteen het verschil met het kasboek duidelijk: in een dagontvangstenboek worden ook betalingen met een bankkaart opgenomen terwijl er in een kasboek enkel dagontvangsten noteert die met cash betaald werden. Wanneer gewerkt wordt met een geregistreerde kassa of een btw-forfait is het uiteraard ook niet nodig om zulk dagboek bij te houden. In alle andere gevallen is het invullen van een dagontvangstenboek wel verplicht.

Vereisten van het dagontvangstenboek

Een dagontvangstenboek is niet zomaar een willekeurig schriftje. Het moet namelijk voldoen aan de hieronder beschreven voorschriften.

Dagelijks

De naam dagontvangstenboek zegt het eigenlijk zelf: een boek waarin elke dag (per datum) alle ontvangsten genoteerd worden. Met alle ontvangsten wordt bedoeld alle contante verkopen: verkopen waarvoor geen factuur is opgesteld. Dit zijn dus niet enkel cash verkopen zoals bij een kasboek, maar ook verkopen betaald met een bankkaart. Verkopen met een waarde van meer dan €250,- per eenheid dienen apart vermeld te worden.

Per btw tarief

Een dagontvangstenboek is niet enkel op datum, maar ook per btw tarief. Per dag dien je dus het totaalbedrag aan verkopen onder 0%, 6%, 12% en 21% btw in te vullen.

Niet op losse bladen

Een dagontvangstenboek moet effectief een boek zijn. Een verzameling van losse bladen wordt niet geaccepteerd door de belastingcontrole. De belastinginspecteur moet namelijk kunnen controleren of er achteraf geen bladen zijn verdwenen. De pagina's dienen dan ook genummerd te zijn.

Niet uitwisbaar

Deze spreekt voor zich, maar is het toch waard om te vermelden. Het noteren van de ontvangsten dient te gebeuren in onwisbare staat, dus niet met potlood. Tegenwoordig is het wel toegestaan om met stickers en prints te werken. Sinds 2007 is het ook mogelijk om een dagontvangstenboek digitaal bij te houden en dan gelden dezelfde vormvereisten: de gegevens mogen niet uitwisbaar zijn. Dit betekent dat er met speciale software gewerkt moet worden. Het invullen van een gewoon Excel bestand is namelijk niet beveiligd genoeg omdat de belastinginspecteur hier niet kan controleren of hoeveelheden achteraf zijn aangepast of zijn verwijderd. Wel bestaat er ondertussen software die een soort beveiligingssleutel toevoegt aan Excel bestanden, maar hierover later meer.

Genummerd

Elke inschrijving dient vooraf genummerd te worden. Zo kan eenduidig opgevolgd worden of er geen inschrijvingen verdwijnen.

Bewaren op de bedrijfszetel

Het dagontvangstenboek dient bijgehouden te worden op de bedrijfszetel. Dit betekent dat het verplicht is om per bedrijfszetel, en dus per vestiging, een dagontvangstenboek bij te houden. Heb je meer dan 1 vestiging? Dan is het voor een correcte boekhouding ook verplicht om een centralisatieboek bij te houden waarin de bedragen van de verschillende dagontvangstboeken gegroepeerd worden. Het centralisatieboek moet zich steeds op de hoofdzetel bevinden.

Verantwoordingsstukken

Enkel het noteren van de ontvangsten per dag is niet voldoende. Deze ontvangsten dienen ook gestaafd te worden door verantwoordingsstukken. Dit kunnen bijvoorbeeld kastickets of verkoopbonnen zijn. Wanneer het niet mogelijk is om deze stavingstukken voor te leggen, mag niet meer met een globale inschrijving gewerkt worden maar moet elke ontvangst apart in het dagontvangstenboek worden ingeschreven.

Per jaar en per maand

Een dagontvangstenboek wordt per twaalf maanden bijgehouden. Tevens dienen de ontvangsten per maand opgeteld en afgesloten te worden.

Correcties

Iedereen maakt wel eens een foutje en daarom is het ook toegelaten om correcties aan te brengen. Ga echter niet zomaar een bedrag of datum overschrijven en gebruik geen correctiemiddelen zoals Tipp-Ex. Correcties dienen telkens apart vermeld te worden op een nieuwe lijn.

Bijhouden van een dagontvangstenboek, hoe doe je dat?

Een ontvangstenboek invullen is verplicht voor veel ondernemers, maar hoe doe je dat nu precies en wie is er verantwoordelijk voor?

Geen dagontvangstenboek nodig bij witte kassa

Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de belastingplichtige om het dagontvangstenboek in te vullen. Echter is dit niet verplicht voor elke belastingplichtige ondernemer. Wanneer jouw onderneming alle verkopen, het maakt niet uit of dat nu goederen of diensten zijn, via een factuur registreert, dan moet je geen dagontvangstenboek bijhouden. Ook wanneer je onderneming werkt met een geregistreerd kassasysteem, de zogenaamde witte kassa, is het niet nodig om ook een dagontvangstenboek in te vullen. Met een factuur of een witte kassa worden namelijk alle verkopen al op een correcte manier geregistreerd in de boekhouding van je onderneming.

Boetes tot €5.000

Wanneer ben je dan wel verplicht? In het geval dat je betalingen ontvangt die niet via een kassasysteem geregistreerd worden en waarvoor geen factuur wordt opgesteld. Is je onderneming verplicht om een dagontvangstenboek bij te houden maar doe je dit toch niet of niet correct? Dan riskeer je een niet-proportionele fiscale boete van 25 tot 5.000 euro per overtreding. Aangezien deze boetes per overtreding worden uitgekeerd, kan het bedrag al snel hoog oplopen.

Dagelijkse globale inschrijving

Het invullen van een dagontvangstenboek is gelukkig eenvoudiger dan het klinkt. Het gaat namelijk om een dagelijkse globale inschrijving. Het is dus niet nodig om elke verkoop apart te vermelden. Wel dient de inschrijving onderverdeeld te worden per btw tarief. Een dagelijkse inschrijving bestaat dus uit 1 lijn. In deze lijn moeten verschillende kolommen ingevuld worden: de datum, een omschrijving van de verkopen en het totaalbedrag inclusief btw. Verder dienen de bedragen uitgesplitst te worden per btw tarief: 0%, 6%, 12% of 21%.

Helaas zou België niet België zijn als er ook niet enkele uitzonderingen op de regel zouden bestaan. Verkopen waarvoor geen bewijsstuk voorhanden is mogen niet mee in de globale inschrijvingen opgenomen worden. Ook belangrijk om te weten is dat in het geval van een levering van goederen met een waarde van meer dan €250,- per eenheid er een afzonderlijke inschrijving noodzakelijk is. Zulke leveringen mogen aldus niet mee opgenomen worden in de dagelijkse globale inschrijvingen en worden genoteerd op een aparte lijn.

Op het eind van de maand volgt nog een extra stap, dan worden namelijk de maandtotalen berekend. Per kolom (btw tarief) worden de bedragen opgeteld. Als laatste worden de maandtotalen ook exclusief btw berekend zodat meteen duidelijk is hoeveel btw je die maand verschuldigd bent.

Dagontvangstenboek invullen: papier of digitaal?

Het bijhouden van een dagontvangstenboek kan zowel op papier of digitaal. Elke methode heeft zo zijn voor- en nadelen. Uiteindelijk komt de keuze voor papier of digitaal vaak neer op persoonlijke voorkeur.

Papieren dagontvangstenboek

Zoals hierboven beschreven is het bijhouden van een papieren dagontvangstenboek onderheven aan enkele vormvereisten. Het dagboek moet een boek zijn met genummerde pagina's en er mogen geen losse pagina's toegevoegd worden. De inschrijvingen gebeuren dagelijks en moeten leesbaar en onuitwisbaar zijn.

bron: eskofin.be

Een papieren dagboek is handig voor degene die minder digitaal geletterd zijn. Je hebt geen computer of speciale software nodig en je moet je geen zorgen maken als het internet uitvalt of je onderneming te maken krijgt met een cyberaanval.

Daarentegen bestaan er wel andere gevaren in het geval je met een papieren dagontvangstenboek werkt. Je hebt namelijk geen back-up in een cloud in het geval van diefstal of brand. Je moet dan wel niet investeren in een gespecialiseerd softwarepakket, je zal wel degelijk een notitieboek aanschaffen dat voldoet aan de vormvereisten.

Digitaal dagontvangstenboek

Sinds 2007 is het ook mogelijk om het dagontvangstenboek digitaal bij te houden. Hiervoor gelden dezelfde vormvereisten dan als voor de papieren versie, welke zijn vastgelegd in de Circulaire 2020/C/20 d.d. 27.01.2020 van FOD Financiën. Om aan deze vormvereisten te voldoen, moet er met gespecialiseerde software gewerkt worden. Dit omdat het niet mogelijk mag zijn om gegevens aan te passen of te verwijderen zonder een digitaal spoor achter te laten. Ook is het nog steeds verplicht om de bijhorende verantwoordingsstukken op papier bij te houden, dus 100% digitalisering is nog niet mogelijk.

Het digitaal bijhouden van de dagontvangsten heeft ook enkele voordelen. Zo kan gespecialiseerde software vaak veel meer dan enkel het invullen van alle bedragen. Wanneer je boekhouding volledig digitaal wordt bijgehouden, is het voor zo'n programma geen moeite om automatisch een financieel rapport op te stellen.

Beste manier om dagontvangsten te noteren

Afhankelijk van hoe groot je onderneming is, kan het bijhouden van alle dagontvangsten best een stevige klus zijn. Alle tips zijn dan ook welkom om dit proces zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen.

De vormvereisten zijn zo opgesteld dat ze op zich al de beste manieren zijn om een dagontvangstenboek bij te houden. Het dagboek moet namelijk permanent op de vestiging aanwezig zijn en dit per vestiging. Het fysiek aanwezig zijn van het dagboek doet je er sneller aan herinneren dat je alle ontvangsten goed moet noteren.

Het dagontvangstenboek betreft een globale notering van ontvangsten, behalve als het bedrag van 1 eenheid hoger is dan €250,-. Het is dan ook handig om in de directe omgeving van je werkplek een lijst bij te houden van alle bedragen die je die dag reeds hebt ontvangen. Op het einde van de dag kan je de eenvoudige optelsom maken van deze bedragen en meteen inschrijven in het dagboek.

Creëer een routine

Net zoals je een mentale checklist afloopt voor je het huis verlaat - sleutels, portefeuille, lichten uit - kan je zo'n checklist opstellen voor het einde van je werkdag. Eén van de items op die checklist is dan het inschrijven van de ontvangsten die je die dag hebt gekregen. Door deze actie in je dagdagelijkse routine te steken, kom je de volgende dag niet tot de onaangename verrassing dat je het gisteren vergeten bent. Ben je nogal vergeetachtig en lukt die mentale checklist niet echt? Zet dan een reminder in je telefoon of plak ergens een goed zichtbare post-it.

Hulpmiddelen voor dagontvangsten

Het digitaal houden van dagontvangsten is mogelijk via verschillende softwareprogramma's en tegenwoordig zelfs apps. Deze hulpmiddelen doen er alles aan om het proces zo aangenaam mogelijk te maken voor ondernemers. De keuze van welk softwareprogramma het beste is, is dan ook een zeer persoonlijke keuze en hangt af van aan wat voor soort gebruikerservaring jij als onderneming nood hebt.

Scrada is een app voor het houden van digitale dagontvangsten en voldoet aan de bepalingen van Circulaire 2020/C/20 d.d. 27 januari 2020. De beveiliging van deze app is gebaseerd op cryptografische verificatie van de blockchain technologie. De app maakt het mogelijk om ontvangsten in te geven, raad te plegen en indien nodig te corrigeren. Dit kan voor meerdere bedrijven en voor meerdere vestigingen per bedrijf. Hierbij wordt dan ook automatisch een centralisatieboek aangemaakt. De app is ook veruit de meest bekende software als het gaat om het digitaal bijhouden van een dagontvangstenboek. De meest gangbare boekhoudprogramma's zoals Bilit en Exact Online hebben een koppeling met de app zodat alles in het centrale boekhoudsysteem terecht komt.

onFact heeft zijn eigen digitale dagontvangstenboek systeem ontwikkeld. Het systeem ondertekent dagelijks het dagboek met een specifieke beveiligingssleutel. Wanneer je je dagontvangstenboek downloadt, dan zit deze beveiligingssleutel vervat in het Excel bestand. onFact heeft daarbij ook een eigen validatietool ontwikkeld die het voor controleurs mogelijk maakt om eenvoudig te checken of het dagboek werd aangepast of niet. Wanneer je het gedownloade Excel bestand in de validatietool ingeeft, zal de verborgen sleutel herkend worden. Wanneer je echter het Excel bestand gewijzigd hebt, dan is de verborgen sleutel niet meer geldig en kan het bestand niet gevalideerd worden.

Conclusie

Het bijhouden van een dagontvangstenboek is een verplichting indien je onderneming verkopen uitvoert zonder factuur en zonder geregistreerd kassasysteem. Zowel cash- als digitale betalingen dienen dagelijks via globale inschrijvingen genoteerd te worden. Het dagontvangstenboek is dus niet hetzelfde als een kasboek waarin enkel cashbetalingen genoteerd worden. Het dagboek mag zowel op papier als digitaal bijgehouden worden, zolang de vormvereisten maar gerespecteerd worden. Het niet of foutief bijhouden van een dagontvangstenboek kan resulteren in serieuze fiscale boetes gaande van 25 tot 5.000 euro per overtreding.