Terug naar alle artikels

De 5 voordelen van e-invoicing voor ondernemer én boekhouder (video)

Sticky

Jan 10 . 13 min leestijd

Bekijk hier interview met Frederik Billiet van Billtobox over het belang van e-invoicing voor ondernemers én accountants.

 

 



Video tekst: 

We hebben vandaag in de studio Frederik Billiet, sales manager van België bij Billtobox
Welkom in de studio en dankjewel om hier te zijn.
 
[Muziek] 
We gaan het vandaag hebben over e-invoicing. Misschien om er meteen in te springen, van waar de nood? Vanwaar is dit onderwerp zo pertinent? 

Ik denk dat het een heel actueel onderweg is. Je kan de media niet te openslaan of er wordt wel iets verteld rond e-invoicing. Zeker binnen de sector waarin dat wij opereren hè bij de accountants. Op de financiële markten is e- invoicing een hot topic.
Waarom? Het wordt eigenlijk allemaal een beetje gestuurd door de overheid. De overheid heeft zoiets wat dat men een VAT gap noemt. 

En dat is een verschil tussen wat dat er eigenlijk aan btw inkomsten zou geind moeten worden door de overheid en wat dat er effectief geind wordt. Nu dat is geen probleem van België alleen, dat leeft over de ganse wereld. Vandaar dat we ook initiatieven daar rond zien om die VAT gap een stuk te gaan reduceren. 

En e-invoicing is daar eigenlijk het logische antwoord op. Waarom? Omdat je op een elektronische stroom een heel gemakkelijke rapportering als overheid kan gaan opzetten zodanig dat je heel goed weet wat dat er gefactureerd wordt en wat er ontvangen wordt aan facturen door de mensen. 

Oké dan gaat over een stevige bedrag heb ik begrepen?

Dat gaat over inderdaad over een stevig bedrag. Om u een indicatie te geven, in België alleen al spreken we over meer dan 4 miljard euro op jaarbasis. Dus de nood vanwege de overheid is daar groot. Als we Europees gaan bekijken, dan zit dat rond de 160 miljard die VAT gap op dit moment per jaar. Dus dat zijn onzienlijke bedragen die de overheden missen en dat is natuurlijk voor hen de incentief om e-invoicing bespreekbaar te maken en op de tafel te leggen.

We zien dan hoe dat er in elk Europees land op dit moment over gebabbeld wordt. De Europese commissie heeft ook de beslissing genomen dat elektronische facturatie moet ingevoerd zijn in elke lidstaat tegen 2028. Ja klinkt misschien ver, is het niet natuurlijk. In termen van bedrijfsprocessen veranderen, betekent dat dat we eigenlijk een heel korte periode hebben om elk bedrijf klaar te krijgen om elektronisch te aan factureren. 

Zeg en wat zijn daar juist de voordelen van, als we misschien al starten met de ondernemer. Want dat betekent inneens dat we volledig elektronisch moeten gaan factureren? Wat is het verschil misschien met de elektronische pdf facturen? En wat zijn daar zowat de voordelen van, dan met het nieuwe systeem? Kan je dat eens kort toelichten? 

Voor alle duidelijkheid, een PDF is geen elektronische factuur. Dat is al een eerste misverstand. Heel veel mensen denken van Oké we gaan die elektronische facturen gaan sturen. Ik stuur een pdf naar mijn klant per email en daarmee is de kous af. 

Jammer genoeg werkt het zo niet hè. De definitie eigenlijk die wij kleven op een elektronische factuur is dat die in een gestructureerd dataformaat moet aangeleverd worden en dat hij door de ontvanger automatisch verwerkt moet kunnen worden. En daar zitten nu net het grote voordeel voor alle ondernemers hè. Zij krijgen elektronische facturen aan en zij gaan die automatisch kunnen verwerken. 

Dus dat betekent dat de verwerkingskosten het openen van een envelop het downloaden van een bestand op een computer, naar een platform surfen en daar een download gaan doen om die data dan eigenlijk in een leesbaar formaat te gaan krijgen voor de ondernemer, dat gaan wij een stuk met onze Billtobox oplossing gaan overnemen. Zodanig dat dat gestructureerde formaat dat eigenlijk niet leesbaar is voor een menselijk oog dat dat eigenlijk naar een formaat wordt omgezet dat wel leesbaar is. 
Dus het grote voordeel rond e- invoicing is enerzijds voor de ondernemer de verwerkingstijd die veel korter wordt. Je hebt ook geen input van data meer dus dat betekent ook geen fouten meer die kunnen gebeuren. Want je baseert u op data die verstrekt wordt door een derde partij. 

Zeg en naar de accountants toe, toch ook geen onbelangrijke doelgroep die al die facturen mag gaan verwerken. Wat is voor hun het voordeel van dit systeem? 

Dat is een trend die ook al een aantal jaar aan de gang is. Accountants willen ook data in hun boekhoudpakket aangeleverd krijgen.

Iedereen kent de traditionele schoendoos waarmee de ondernemer onder zijn arm naar binnen stapt in het accountantskantoor. Dat is dan meestal op het begin van de btw periode. Om de 3 maand. Dan gaan ze eigenlijk gewoon een schoendoos daar gaan deponeren en dan begint het werk voor de accountants. Stapels papieren en boek maar in. 
Heel veel manueel werk vanwege de accountants natuurlijk, dat moet uitgevoerd worden door personeel. En personeel is voor hen ook op dit moment niet makkelijk te vinden zoals in alle sectoren, maar dan zeker geschoold en goed gekwalificeerd personeel. 
Ja het is niet zo dat ze in overvloed aanwezig zijn op de markt. Dus dat is al een grote troef naar de accountants toe. Als alles digitaal wordt ontvangen en verstuurd dan kunnen wij het ook digitaal gaan doorsturen naar het boekhoudpakket. Dus het ganse intake en het manueel inputten van facturen wordt overbodig. 

Tweede groot voordeel is dat je die piek die er altijd is in de kwartaalperiode, dat je die wat gaat uitvlakken, doordat: mensen ontvangen een factuur, die wordt gecontroleerd, wordt aanvaard en die wordt doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Dus je krijgt -eigenlijk een meer continue flow van intake van documenten voor de accountant. Wat die pik dan eigenlijk een stuk gaat afvlakken. En zo komt er tijd vrij voor andere zaken hè voor de accountant. 
En dat is dan het advies, de adviesverlening naar hun klanten. Waarvoor dat er toch, dat is toch het hoofddoel van de accountant he. 

Dus e-invoicing komt er sowieso aan. Het gaat verplicht worden in 2028 begrijp ik? 

Het zal ten laatste op 2028 in België moeten geïmplementeerd worden. We zijn eigenlijk al met een verplichting gestart hè, alle facturen die naar de overheid, die naar de federale overheid gestuurd worden in het kader van een overheidsopdracht, die moeten vanaf één november 2022 al elektronisch verstuurd worden. Ze hebben wel gezegd van "we gaan starten met een drempel" hè, alle facturen boven de 214.000 moeten nu gestuurd worden. En stelselmatig wordt die drempel verlaagd om eigenlijk tot op 1 november 2023 alle facturatie naar de overheid in het kader van overheidsopdrachten elektronisch te laten verlopen. 

De b2b facturatie, die zal volgen in de komende jaren. Er is een voorstel ingediend, daar moet nu feedback op komen vanwege de Europese Commissie. Ik denk niet dat België zo lang zal wachten tot 2028 om het te implementeren. Ik denk dat wij in 2024, 2025 de eerste stappen ook opnieuw zullen zien naar een verplichte invoering van elektronische facturatie. 

Gedaan dus met de schoendoos?
Dat zou toch de bedoeling moeten zijn, ja. Maar dat betekent ook dat elke ondernemer, elk accountant, dat zij systemen gaan moet hebben om die elektronische facturen te kunnen versturen en ontvangen. 

En dat is dan waar dat wij met Billtobox proberen een handje toe te steken. En wij hebben dus ons Billtobox systeem dat eigenlijk in staat is om die elektronische facturen automatisch en volledig gedigitaliseerd te gaan opladen in het systeem. Die dan visibel worden voorgesteld, duidelijk worden voorgesteld voor de ondernemer om die te kunnen controleren. En dan worden die doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Oké. Zonder dat daar nog veel manueel input werk of manuele interventie bij nodig is.

Zeg en ik had ook begrepen dat jullie nog een stapje verder gaan in de tegemoetkoming, niet enkel rond te betalingen zelf maar dan ga je misschien ook nog eens kort toelichten? 

Ja, dus als die data eenmaal in een systeem zit dan lijkt het ons te gek voor woorden dat je die data terug uit een systeem gaat halen om die dan in een ander systeem, zijnde een bankportaal te gaan invoeren. Om die nog eens opnieuw te gaan betalen. Vandaar dat wij in ons Billtobox platform de betalingen ook volledig geïntegreerd hebben. 
Er zijn ook bepaalde landen in Europa die zelfs rond hun verplichting rond e-invoicing die betalingen ook gaan integreren. En die ook zijn van kijk "die betaling moet ook gerapporteerd worden aan de overheid" wanneer dat die wordt uitgevoerd. Voorlopig is daar geen indicatie van dat dat er in België ook zal zijn, maar in Frankrijk zal dat bijvoorbeeld wel zo zijn. 

Dus daar ga je niet enkel moeten bewijzen aan de overheid van "Kijk ik heb die factuur verstuurd voor dat bedrag" maar "ik heb ook dat bedrag ontvangen van mijn klant". Dus die gaan daar nog een stapje verder in. Vandaar dat die integratie van die betalingen echt wel belangrijk is dat dat op het ene en hetzelfde platform kan gebeuren om van daaruit dan die rapportering naar de overheid te gaan faciliteren. Want anders gaan we opnieuw met verschillende systemen door elkaar werken en dan wordt het weer een wirwar. En dan is er geen duidelijkheid, noch voor de ondernemer, noch voor de accountant, noch voor de overheid. 

Dus vandaar dat die geïntegreerde oplossingen zo belangrijk zijn naar de toekomst toe. En wij hebben gezegd van "Oké wij gaan eigenlijk die volledige betalingsstroom en die processen gaan integreren en ons Platform". Wat de mensen eigenlijk toelaat, wanneer ze een elektronische facturen ontvangen, dan zie zij die gewoon op het scherm staan en met één klik op de knop kunnen ze die ook gaan betalen bij ons. 

En dat gebeurt dan ofwel via een externe bankrekening, want veel mensen hebben nog een bankrekening vandaag en het is natuurlijk niet de bedoeling of de verwachting dat zij morgen allemaal daarmee stoppen. Dan koppelen wij gewoon die externe bankrekening in ons systeem en gaan wij die mogelijkheid geven om daar betalingen vanuit te voeren. Of de mensen die zeggen van eigenlijk wil ik meerdere facturen in één keer kunnen betalen, die kunnen dan eigenlijk ook van onze Banqup business Wallet gebruik maken. Dat zijn dus eigen betaalrekeningen van Unifiedpost, die wij uitgeven.

Van waarop dat zij eigenlijk die betalingen gaan doen van de facturen die in het systeem zijn opgelaten.

Oké zeg en we hebben het dan juist voornamelijk gehad over elektronische betalingen. Hoe zit het dan met cash betalingen? 

Cash betalingen, dat is iets wat op termijn zal verdwijnen waarschijnlijk. We zien dat meer en meer mensen elektronisch gaan betalen, handelaars zijn ook verplicht sinds één Juli van dit jaar om elektronische betalingen te aanvaarden. Denkt maar aan de Payconiq Solutions waarbij mensen QR codes gaan scannen om betalingen uit te voeren. Anderzijds heb je de klassieke elektronische betaalterminals. 

Wij hebben ook geopteerd om een oplossing binnen Billtobox daarvoor uit te werken zonder die investering van die Terminal te hoeven te doen. Waarbij we zeggen kijk "Wij stellen een app ter beschikking, dan noemt onze Banqup Terminal, en die wordt geïnstalleerd op een mobile device. 

Dat kan een tablet zijn, dat kan een telefoon zijn. En van daaruit worden er eigenlijk QR codes gegenereerd die dan door de klant kunnen gescand worden. En dat kan via hun eigen bank app, dat kan via de payconic app,  dat kan via de eigen Bancontact app. Dat maakt niet uit. Het grote voordeel van die Banqup-terminal, is dat die aan de bankrekening van het Billtobox account gekoppeld is. 
Dus je kan die in principe onbeperkt gaan downloaden en op een onbeperkt aantal toestellen gaan plaatsen, om betalingen te ontvangen. Op een gecentraliseerde rekening. En dat is voor de handelaar natuurlijk een heel groot voordeel. 

Waarom? Ja denk maar aan horeca en of bakkerijen die met veel studenten aan de slag gaan. Die dan elk wel de mogelijkheid hebben om zelf geld te kunnen ontvangen. En in plaats van te investeerden in een aantal Terminals hoeven zij dan gewoon een aantal keren de app te downloaden. Elk op een eigen toestel. Ze linken het aan het Billtobox account van de ondernemer, en die is zeker dat het geld altijd op zijn rekening terecht komt en niet op een andere rekening kan terechtkomen. Zonder dat er grote investeringen hoeven voor gedaan worden.

En de klant heeft het gemak om elektronisch te kunnen betalen natuurlijk. 
Die betaal informatie, die gaan wij bundelen en in een CODA formaat naar de boekhouding of naar het boekhoudpakket doorsturen, zodanig dat hij daar ook kan verwerkt worden want dat is ook wel noodzakelijk. 

Ja, en zo blijft alles binnen één systeem.
En zo blijft alles binnen één systeem. Dat klopt. 

Ik had ook begrepen, onbetaalde facturen, daar gaan we niet enkel beter zicht op hebben op die manier ook, maar daar hadden jullie ook een oplossing voor hè? 

Ja absoluut. In het verlengde van onze betaaldiensten die we aanbieden hebben we dan ook de nood vanuit de markt gekregen van "Oké ja we hebben eigenlijk nog wel een aantal facturen die onbetaald blijven voor een bepaalde periode, en we hebben natuurlijk ook behoefte aan werkkapitaal. Doordat wij ook die data reeds in het systeem voorhanden hebben. Hebben wij ook de beslissingen genomen om daar eigenlijk financing Solutions te gaan aanbieden. Dus wij gaan eigenlijk factuur financiering gaan aanbieden vanuit ons Billtobox Platform.  

Dus mensen die facturen gaan opladen, ze hoeven die niet daarom persé bij ons aan te maken. Ze kunnen ze bij ons aanmaken, maar het is geen verplichting, gaan die gaan opladen in het Billtobox systeem. En van daaruit kunnen wij die eigenlijk gaan financieren.

Belangrijk daarbij is dat wij altijd een voorstel gaan doen tot financiering tot op factuurniveau. Dus het is niet zo dat ze eigenlijk al hun facturen in één keer moeten gaan financieren, maar wij gaan gewoon zeggen van "Kijk die factuur is financierbaar". Indien u dat wenst kan u daar een voorschot op krijgen. En dan gaan wij tot 90% van die factuur gaan uitbetalen op dat moment. 

En gebeurt er iets met die debiteur die normaal de betaling moet gaan doen dan gaan wij ook dat risico dat hij niet betaald gaan overnemen op ons. Met bepaalde voorwaarden natuurlijk. 

Oké, ik zie absoluut de voordelen. Als de mensen dus inderdaad een future-proof oplossing willen, ik neem aan billtobox.be, kunnen ze terecht voor alle informatie? Of hoe nemen ze best contact? 

Op onze website staat heel veel informatie en staat alles heel duidelijk uitgelegd. En daar staat dan ook een contactformulier waarmee mensen en contact kunnen komen. En speciaal voor onze accountants hebben wij dan eigenlijk een volledig sales team die klaar staat om hem te begeleiden in de opstart van hun kantoor, om die boodschappen ook duidelijk naar de ondernemers en hun klanten over te brengen. 

Allright heel duidelijk bedankt Frederik voor hier aanwezig te zijn.
Heel graag gedaan! 

1309 views

Team Boekhouderstotaal

Gezamelijk geschreven door het Boekhouderstotaal schrijversteam

alle artikels