Exact Online review: Is deze boekhoudsoftware de investering waard voor ondernemers?

Wanneer je je eigen zaak opstart, word je haast onmiddellijk geconfronteerd met administratie. Veel administratie. De overheid wil je kunnen belasten op je winst en klanten of leveranciers willen natuurlijk zien of je bedrijf wel solvabel is, dus word je verplicht om een boekhouding bij te houden. De meeste ondernemers zijn het erover eens; heel nuttig zo’n boekhouding, maar niemand vindt het echt leuk om te doen. Gelukkig is het mogelijk om een groot deel van je boekhouding te automatiseren met boekhoudsoftware die voor iedereen beschikbaar is en daarvoor gaan we een kijkje nemen in de software van Exact Online.

Voor wie? 

Exact Online is een van de grootste aanbieders van boekhoudkundige cloud software in de Benelux met enkele honderden duizenden klanten die het programma elke maand gebruiken. Die schaal staat hen natuurlijk toe om recente wijzigingen in de wetgeving snel op te volgen en hun software daarop aan te passen. Ook is het een van de meest complete online boekhoudpakketten op de markt met zelfs sectorspecifieke oplossingen waarmee je naast je boekhouding ook operationele of projectmatige taken kunt uitvoeren. 

En dat heeft zo z’n voordelen, want al die functionaliteiten hebben natuurlijk hun nut. Maar dat maakt de leercurve wel wat steiler en het kan je in het begin wat overdonderen. De meeste klanten van Exact starten daarom pas met deze software vanaf dat ze ongeveer 3 tot 5 mensen in dienst hebben. Vanaf dan ga je werken met een tool die goed mee kan groeien met jouw bedrijf. Maar ook als je daar vandaag nog niet bent, willen we je dit toch al tonen als een heel mooi voorbeeld van hoe je bij het groeien van je eigen zaak heel wat van je administratie kan versnellen en zelfs grotendeels kan automatiseren.

Samenwerking, flexibel, SaaS en open API

Eerst en vooral ligt de focus van Exact op de samenwerking tussen jou en je accountant. De software is wel flexibel genoeg om zelf aan te geven welke elementen je graag zelf zou opvolgen en waar je je accountant bij wil betrekken. Zo kan je het gros van je dagdagelijkse boekhouding al zelf doen, waarna je accountant btw-aangiftes, jaarrekeningen en andere fiscale verplichtingen voor je opvolgt en verder vooral een adviserende rol opneemt. 

Exact heeft voluit gekozen voor een SaaS –Software as a Service – oplossing die volledig in de cloud werkt. Concreet betekent dit dat je geen pakket hoeft aan te kopen en lokaal te installeren voor je van start kunt gaan. Op zich kun je met een internetconnectie en je logingegevens overal ter wereld aan je cijfers. Ook heb je zo steeds de nieuwste versie van de software, wat nodig is als bijvoorbeeld de btw-wetgeving verandert en Exact besluit om hun software aan te passen in lijn met die nieuwe wetgeving.

Waar wij ook enorm fan van zijn, is de open API. Dit is ook een reden waarom veel klanten voor Exact kiezen. Een open API laat namelijk toe dat andere software aanbieders een koppeling kunnen opzetten met de Exact software, zodat beide programma's foutloos met elkaar communiceren. In het Exact App center vind je al zo’n 130 andere aanbieders waarmee je kan connecteren in slechts enkele klikken. 

Een duik in de software

De financiële cockpit als startpagina

Als je inlogt op Exact Online is de financiële cockpit het eerste scherm dat je ziet. De financiële cockpit geeft een mooi overzicht van al je cijfers tot nu. Daarnaast vind je hier ook een to-dolijst die het programma voor jou aanmaakt. Linksonder staat het resultaat van dit jaar ten opzichte van het afgelopen jaar. Je kan op deze resultaten wat dieper ingaan en de inkomsten en kosten tot nu toe bekijken. Dit soort analyses vind je trouwens op verschillende plekken in de software. 

De financiële cockpit geeft ook een overzicht van jouw gekoppelde bankrekeningen, de verkoop en de inkoop met openstaande posten. Wanneer je doorklikt op de openstaande betalingen, krijg je een lijst met items die nog betaald moeten worden. Per item kan je dan weer doorklikken naar de klantenfiche. In de klantenfiche vind je alle financiële transacties die er tot nu toe gebeurd zijn. Het is ook mogelijk om hier per klant een logboek bij te houden van alle gesprekken en gemaakte afspraken. 

Offertes aanmaken via relaties en verkoop

Een tweede tab is ‘relaties’. Hier vind je al je zakelijke contacten. Je kan deze onderverdelen in suspects, prospects, klanten, leveranciers en overige contactpersonen. Van het moment dat je de relaties hebt aangemaakt en de juiste basisinformatie hebt toegevoegd, dan kan je die informatie ook meteen gebruiken om via de tab “verkoop” offertes op te maken. 

Wat heb je nog nodig om offertes aan te maken? Artikelen. Artikelen zijn alles wat je verkoopt. Dat hoeven niet per se fysieke artikelen te zijn, maar evengoed services die je aanbiedt. Het aanmaken van artikelen kan ook onder de tab ‘verkoop’. Is de offerte goedgekeurd en heb je het werk uitgevoerd? Dan vind je onder de tab ‘verkoop’ ook je verkoopfacturen. Vanuit dit overzicht kan je alle facturen bekijken, opmaken en versturen naar de klant toe. De Exact Online software bevat dus een volledig CRM-systeem. Dit is iets wat de meeste ondernemers dagelijks of wekelijks zullen gebruiken en dit is ook de basis van waaruit de boekhoudsoftware gevoed wordt. Je kan de verkoopfacturen natuurlijk ook handmatig toevoegen, moest dat nodig zijn.

Crosslink tussen inkoopfacturen en je bankrekening

Langs de andere kant hebben we de ‘inkopen’. Het interessante aan Exact Online is dat de software gekoppeld kan worden aan een e-mailadres. Stel, je hebt een finance e-mail waar al je facturen in toekomen. De Exact Online software gaat dan al jouw facturen die daar toekomen ook automatisch inladen in het systeem en crosslinken met de bankrekening die hieraan gekoppeld is. De software maakt dan een lijstje met transacties en documenten en zal zo al een groot deel van het werk voor jou doen. Vindt de software een transactie dat overeenkomt met een bepaald document? Dan weet de software dat de transactie correct is. 

“Detecteert de software een transactie zonder document? Dan wordt deze transactie toegevoegd aan je to-dolijstje in de financiële cockpit. “

Je hebt dus altijd een mooi overzicht van wat er op dat moment nog dient te gebeuren om je boekhouding up-to-date te houden. Ten slotte is er nog de tab ‘financieel’. Hier vind je een overzicht van al je boekingen en de gekoppelde kaarten. Ook de btw-aangiftes van de afgelopen jaren vind je hier terug. Onder ‘Bank en kas’ staat de koppeling met je bankrekening en de automatisch geïmporteerde bankbestanden. Onder ‘Analyse en resultaten’ vind je dan ook nog de balans en jaarafsluiting. 

Bijna oneindig veel koppelingen

Nog even terug naar de financiële cockpit. Onder ‘partners’ vind je onderaan het app center van Exact. Wat is het app center? Dat is de locatie waar je alle koppelingen van Exact Online ziet met de externe partners. Exact Online werkt met een open API. Externe partners kunnen zo direct inpluggen in de Exact Online software. Als je vandaag de dag al met een extern CRM-systeem werkt, dan kan je dat systeem koppelen met de software van Exact Online. Zo heb je altijd en overal dezelfde cijfers. Exact Online heeft ook specifieke toepassingen voor specifieke sectoren, bijvoorbeeld de bouwsector. Hier zijn vandaag de dag al meer dan 200 koppelingen aanwezig. 

Uitgebreide klantensupport en ideeënportaal

Onder ‘support’ vind je onder andere je trainingen terug. Via support kan je natuurlijk ook vragen stellen, maar het is vooral een manier om met de software te leren werken. Hier vind je webinars, maar ook heel specifieke trainingen die haarfijn uitleggen hoe het programma werkt. 

“Onder support vind je een hele kennisbank die het gros van je vragen ongetwijfeld beantwoordt. Los daarvan is er ook een sterke support service die alle overige vragen kan beantwoorden.” 

Ook interessant is het ideeënportaal. Mis je nog iets in de software? Dan kan je hier je idee toevoegen. Vervolgens kan de community op jouw idee stemmen en de items die helemaal bovenaan komen, daar gaat Exact Online ook effectief mee aan de slag. 

Nadelen van Exact Online?

In alle eerlijkheid moeten we natuurlijk ook enkele nadelen vermelden. Betalen in vreemde valuta kan vandaag nog niet. Daarnaast is voor eenmanszaken de uitgebreide software een beetje overkill. Deze software is beter geschikt voor een bedrijf dat al wat verder staat en drie tot vijf mensen fulltime in dienst heeft. Heb je trouwens meerdere vestigingen in het buitenland? Dan heb je per vestiging een aparte licentie nodig. Het zou fijner zijn om gemakkelijk te kunnen switchen tussen vestigingen binnen één account, maar dat gaat nog niet. 

Conclusie van de beoordeling

Bovenstaande functionaliteiten zijn natuurlijk maar een klein deel van wat allemaal mogelijk is. Onze mening is dat het wel duidelijk is dat je heel wat werk kan besparen en automatiseren met de slimme software. Stel je maar eens voor: documenten worden automatisch opgepikt uit je e-mails en ze worden ingelezen door de zelflerende herkenningssoftware. De gegevens op die facturen worden vervolgens in de juiste velden ingevuld. Het enige wat jij of je accountant nog moet doen, is een eindcontrole. Dingen die niet in je e-mail belanden? Met de app kun je eenvoudig een foto maken en dan worden deze op dezelfde manier verwerkt in de software. 

Facturen die je aanmaakt in Exact, of in aan Exact verbonden aanbieders, worden ook automatisch toegevoegd in je boekhouding. Als resultaat worden zowel je inkomsten als uitgaven gedekt. De koppeling met de bank verzekert dan weer dat er niets vergeten wordt. In de financiële cockpit laat de software weten of je boekhouding overeenkomt met je bankafschriften. Het is namelijk niet ondenkbaar dat er hier en daar wel eens een document kan ontbreken. Het resultaat? Je cijfers zijn steeds up-to-date. Op het einde van het kwartaal moet je niet meer alles bij elkaar zoeken. Zo heb je meer tijd én meer headspace om je te focussen op wat er echt toe doet voor een ondernemer: klanten en services. 

Je boekhouding in balans houden doorheen het jaar hoeft dus niet enorm veel tijd te kosten. Een accountant kan je hier natuurlijk bij helpen, maar met slimme software zoals Exact Online kan je zelf ook al enorm ver geraken en het handmatige cijferwerk in je onderneming tot een minimum beperken. Met een gratis proefmaand kan je dit zelf eens uittesten. De software is maandelijks opzegbaar en als er toch iets is dat zou ontbreken dat je echt mist, dan is er een ideeënportaal waarin je suggesties kan doen voor features die je graag zou willen zien in een volgende release.