Terug naar alle artikels

Een eigen Factuur maken: Hoe doe je dat?

Artikel

Oct 14 . 11 min leestijd

Facturen opmaken en versturen is een essentieel onderdeel van het ondernemerschap. Anders word je namelijk niet betaald voor geleverde goederen of diensten. Wat moet er zoal op een factuur staan, hoe kan je best facturen maken en zijn er manieren om je administratie te vereenvoudigen? Lees verder om al dit en meer te weten te komen.

Wat is dat eigenlijk, een factuur?

De meeste mensen kennen het woord wel, maar als je er echt over nadenkt, wat is een factuur nu eigenlijk? Een factuur is een rekening voor een dienst of een product die een ondernemer aan zijn of haar klanten heeft geleverd.

Welke facturen bestaan er?

De standaardfactuur

De standaardfactuur is de factuur die de meeste ondernemers gebruiken. Dit is simpelweg een basisfactuur met alle essentiële elementen (zie hieronder).

De commerciële factuur

De commerciële factuur is specifiek voor buitenlandse handel waarbij bepaalde goederen verzonden worden tussen landen. Dit soort factuur wordt gebruikt voor de douaneaangifte als een product landsgrenzen oversteekt.

De commerciële factuur bevat de contactgegevens van de verkoper en koper, een beschrijving en de prijs van de verkochte items en de belastingen. Ook is het nodig om het carrier-identificatienummer, het land van herkomst, een code per artikel en een verklaring dat de factuur authentiek is, te vermelden.

De tussentijdse factuur

Een tussentijdse factuur kan handig zijn bij grote of langdurige projecten. Belangrijk hierbij is dat er vooruitgang geboekt moet zijn voordat een tussentijdse factuur verstuurt kan worden. Met een tussentijdse factuur kan een bedrijf zo zijn medewerkers betalen tijdens de werken. Dit soort factuur komt vaak voor in de bouwsector.

De timesheetfactuur

Een ondernemer kan producten of diensten leveren. Een timesheet factuur wordt gebruikt bij het leveren van diensten en als dat deze diensten per uur aangerekend worden. Dit soort facturatie komt vaak voor bij consultancybureaus.

De tijdsregistratiefactuur

Een tijdsregistratiefactuur wordt gebruikt bij creatieve dienstverlening waarbij op voorhand niet duidelijk is hoeveel tijd een project precies vraagt. Het gaat hier om een duidelijk afgebakend project met een begin en een einde, en niet een doorlopende dienstverlening zoals bij een timesheetfactuur.

De tijdsregistratiefactuur is gebaseerd op een vast uurtarief en het aantal gepresteerde uren om het project af te werken.

Recurrente factuur

Een recurrente factuur komt voor wanneer op periodieke basis hetzelfde bedrag gefactureerd wordt, bijvoorbeeld in de verhuursector. Een recurrente factuur is dus niet hetzelfde als de factuur die een freelancer op het einde van de maand naar zijn of haar klant stuurt, gezien zulke facturatie niet per se elke maand voor hetzelfde bedrag is.

De voorschotfactuur

Een voorschotfactuur is wanneer een groot project een voorafbetaling nodig heeft, bijvoorbeeld in de bouwsector. Voor de start van de werken kan dan 50% van de offerte gefactureerd worden.

De pro-forma factuur

De pro-forma factuur is eigenlijk geen echte factuur met een vraag tot betaling. Het is dan ook belangrijk dat het woord "pro-forma" duidelijk vermeld wordt.

Wanneer moet je dan pro-forma factureren? Om na aanvaarding van de offerte door de klant de nodige import- of exportvergunningen te regelen. Een pro-forma factuur is namelijk nodig voor een transportverzekering.

Factuur op basis van waarde

Facturatie op basis van waarde is gebaseerd op de waarde van het eindproduct, niet op het aantal uren dat nodig was om het eindproduct te maken. Dit soort factuur kan enkel gemaakt worden als op voorhand de waarde van een product of dienst vast te stellen is.

Factuur op basis van vaste prijs

Factureren op basis van vaste prijs is mogelijk wanneer het product of de dienst duidelijk omschreven kan worden. Dit soort factuur komt vaak voor bij kmo's of freelancers.

Wanneer is het nodig om een factuur op te stellen?

De verplichting van facturen maken volgt uit de btw-wetgeving. Zo bestaan er twee situaties waarin het verplicht is om te factureren: de verkoop van producten of diensten aan andere ondernemers en de verkoop van producten en diensten aan consumenten.

Bij de verkoop van producten of diensten aan een andere zelfstandige ondernemingen, dan ben je altijd verplicht om een factuur op te maken.

Bij de verkoop van producten of diensten aan consumenten zijn de regels anders. Bij verkoop voor privédoeleinden is het slechts in enkele specifieke gevallen verplicht om een factuur op te maken, namelijk bij de verkoop op afstand (beurzen, internet, homeparty), verkoop op afbetaling, werken aan een onroerend goed, levering van bouwmaterialen, verkoop van wagens met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter, verkoop van aanhangwagens, vliegtuigen en boten en bij verhuisdiensten.

Essentiële elementen van een factuur

Je hebt best wat vrijheid in de vormgeving van je factuur, maar er zijn wel enkele verplichte elementen die altijd op een factuur moeten staan. Onderstaande factuureisen zijn dan ook cruciaal:

  1. Het woord 'factuur'.

  2. De factuurdatum. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur opmaakt. Dit is niet per se de datum waarop je de producten of diensten hebt geleverd.

  3. Een factuurnummer.

  4. De bedrijfsgegevens van je onderneming. Op de factuur staan altijd volgende bedrijfsgegevens: de bedrijfsnaam, het adres van de maatschappelijke zetel, het btw-nummer en de zakelijke bankrekening waarop betaald moet worden. In het geval van een vennootschap is het ook verplicht om het woord 'rechtspersonenregister' of de afkorting 'RPR' te vermelden en de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft.

  5. De gegevens van de klant. Ook de gegevens van de klant moeten op de factuur vermeld worden. Dit zijn in elk geval de naam en het adres van de klant, en wanneer van toepassing ook het btw-nummer. Wanneer je Nederlandse klanten hebt, is het ook aangewezen om hun KvK-nummer te vermelden.

  6. De datum van geleverde diensten of producten waarop de factuur van toepassing is.

  7. Een zo exact mogelijke beschrijving van de geleverde diensten of producten. Indien er sprake is van meerdere geleverde diensten of producten, vermeld deze dan per regel.

  8. Het exacte aantal geleverde goederen of diensten.

  9. De prijzen van de geleverde goederen of diensten. De prijzen dienen zowel inclusief als exclusief btw vermeld te worden. Vermeld de btw per btw-tarief en ook het totaal te betalen bedrag.

  10. De reden van vrijstelling in het geval dat geen btw wordt aangerekend. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als je een factuur stuurt naar een zakelijke klant (met btw-nummer) buiten België, maar binnen de Europese Unie.

  11. De plaats waar de factuur is opgemaakt.

  12. De geldende betalingscondities.

  13. Indien van toepassing: een vermelding van eerdere facturen wanneer voor eenzelfde product of dienst meerdere facturen zijn opgemaakt.

Hoe maak je een factuur op?

Excel of Word

Een correcte factuur maken kan je op verschillende manieren doen. Veel startende ondernemers maken hun facturen aan in Excel of Word document met behulp van een factuur template, maar dat is niet per se de beste manier. Ook is het moeilijk om een professionele factuur te maken in Excel of Word.

Met een boekhoudprogramma

Een factuur opstellen verloopt het eenvoudigste met een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma automatiseert een hoop dingen voor ondernemers, waaronder het automatisch genereren van een factuurnummer, het invullen van de bedrijfsnaam, bedrijfsgegevens en het verschuldigde btw-bedrag en het zorgt voor een duidelijke opmaak. Vaak kan je in de lay out ook je eigen huisstijl configureren.

Online factureren met een boekhoudprogramma betekent een vereenvoudigde administratie gezien het programma een hoop functies automatiseert: de factuur opmaken, de factuur verzenden, opvolgen of de factuur betaald is en een herinnering versturen voor openstaande facturen. Een factuur maken en opvolgen wordt zo een werk van niets. Sommige boekhoudprogramma's gaan zelfs nog verder en integreren ook de btw-aangifte.

Enkele populaire boekhoudprogramma's in België die deze diensten aanbieden zijn Silvasoft, Exact, Visma eAccounting, Sage BOB en Yoursminc.be. Heb je nog niet de middelen om te investeren in een boekhoudprogramma? Dan vind je online zeker een gratis factuur voorbeeld dat je kan gebruiken in Word of Excel.

Hoe hanteer je de btw-vrijstellingsregeling?

Je kan een btw-vrijstellingsregeling aanvragen als je onderneming minder dan € 25.000 jaarlijkse omzet heeft. Hoewel het administratief eenvoudiger lijkt, heeft een btw-vrijstellingsregeling wel als gevolg dat je zelf ook geen btw kan terugvorderen.

Het voordeel van een btw-vrijstellingsregeling is dat je geen btw meer moet vermelden op je facturen. Het is dan wel verplicht om volgende melding toe te voegen: 'bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen'.

Hoe een factuur te verzenden

Je eerste factuur is gemaakt, maar hoe moet je die nu naar de klant versturen? Facturen versturen verloopt tegenwoordig voornamelijk online. Een online factuur heeft het voordeel dat deze sneller verstuurd kan worden via e-mail en dat je administratie digitaal wordt opgeslagen. Facturen naar een klant sturen vereist natuurlijk wel het e-mailadres van je klant en liefst ook een zakelijk e-mailadres van jezelf. Een alternatief voor online facturen versturen via e-mail is op papier met de post.

Is het belangrijk wanneer je een factuur verstuurt?

Facturen verstuur je best onmiddellijk na de levering. Hoe sneller de facturen verzonden zijn, hoe sneller de facturen betaald worden. Daarnaast is er ook de btw-wetgeving die je oplegt om te factureren op de vijftiende werkdag van de maand volgend op de maand waarin de btw opeisbaar is.

Hoeveel tijd heeft je klant om te betalen?

Een factuur naar een andere zelfstandig ondernemer heeft een standaard betalingstermijn van 30 dagen. Uiteraard ben je vrij om met je klant een andere betalingstermijn af te spreken. Op een goede factuur wordt deze betalingstermijn ook letterlijk vermeld. Een factuur naar een particulier heeft geen standaard betalingstermijn. De wetgeving vermeld een redelijke termijn, wat in de praktijk neerkomt op maximaal twee weken.

Factuur is te laat of niet betaald

Wat als een klant zijn facturen te laat of niet betaald? Dan zijn er een aantal stappen die je kan ondernemer.

Contacteer eerst je klant met de vraag of hij de factuur goed ontvangen heeft en of hij tevreden is met de geleverde diensten of producten. Je kan dit doen door te bellen of te e-mailen.

Krijg je geen reactie? Dan is de eerste formele stap een betalingsherinnering. Een boekhoudprogramma doet dit vaak automatisch door een standaard e-mail te versturen met de herinnering dat de betalingstermijn is verlopen.

Nog steeds geen betaling? Verstuur dan een aanmaning. Hier kan je ook incassokosten en wettelijke rente vermelden indien de klant nog steeds weigert te betalen. De laatste stap is het inschakelen van een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat.

Conclusie

Een factuur is een rekening voor een dienst of een product die een ondernemer aan zijn of haar klanten heeft geleverd. Is die klant een andere zelfstandige ondernemer, dan moet je altijd een factuur sturen. Voor een consument is dat slechts in welbepaalde situaties. Er bestaan verschillende soorten facturen, maar de meeste facturen zijn gewoon een standaardfactuur. Je moet bepaalde elementen zoals je btw-nummer op een factuur zetten. De facturatie van je activiteiten kan ook handig geautomatiseerd worden met een boekhoudprogramma.

FAQ

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Het is verplicht om een factuur zeven jaar te bewaren. Voor facturen over onroerend goed zoals gebouwen of grond is dat zelfs 10 jaar.

Fout op een factuur. Mag ik die factuur nog corrigeren? 

Je mag een fout op een factuur niet zomaar corrigeren. Een factuur is namelijk een officieel document dat alleen maar aangepast kan worden met een credit-of debetnota. Een creditnota is wanneer de factuur een te hoog bedrag aanrekende, een debetnota is wanneer de factuur een te laag bedrag aanrekende.

Heb je een fout gemaakt in de verplichte elementen van een factuur? Dan riskeer je een administratieve boete die gaat van €25,- per factuur tot €250,- per factuur. Anders dan een administratieve boete kan de overheid ook een proportionele geldboete opleggen van maximaal 200% van de verschuldigde btw.

Mag mijn factuur afwijken van de offerte?

Een offerte wordt steeds opgemaakt "in de context van" de algemene voorwaarden. Als je in je algemene voorwaarden opneemt dat de uiteindelijke prijs afhangt van de meest recente materiaalprijs, dan kan het zijn dat de eindfactuur afwijkt van de offerte.

Wanneer een klant de offerte ondertekend of de werken laat uitvoeren, betekent dit dat hij ermee instemt en de algemene voorwaarden accepteert.

Kan je als particulier een factuur maken?

Een particulier kan geen factuur maken. Je moet namelijk een btw-nummer hebben om een factuur te maken.

854 views

Joyce Aernouts

Freelance copywriter

alle artikels