Freelancer worden: alles wat je moet weten voor optimale resultaten

Inhoudsopgave:

• Wat doet een freelancer?

• Is een freelancer een zelfstandige?

• Voorbeelden van freelancers

• Kan je zomaar freelancer worden?

• Wat verdien je als freelancer?

• Freelancer worden: zo pak je het aan

• Voor - en nadelen van freelancen ten opzichte van loondienst

• Als zelfstandige freelancer ben je voor je opdrachtgever een leverancier

• Tussenvormen tussen freelance en loondienst

• Kies je voor eenmanszaak of vennootschap als ondernemingsvorm?

• Voor welke periode ga ik een samenwerking aan?

• Kan ik van freelancer terug naar loondienst?

• Veelgestelde vragen over werken als Freelancer

• Conclusie

Wat doet een freelancer?

Een freelancer heeft een specifieke expertise en biedt deze aan op zelfstandige basis. Typerend aan freelancers is flexibiliteit. Ze worden namelijk ingeschakeld als experts voor specifieke projecten en opdrachten. Afhankelijk van de grootte en hoogdringendheid van die opdracht, kan een freelancer dan voor een bepaalde tijd fulltime ingeschakeld worden of slechts enkele uren per week.

Is een freelancer een zelfstandige?

Je statuut als zelfstandig freelancer: wat moet je weten?

Freelancer op zich is geen officieel statuut. In de meeste gevallen val je onder het statuut van een zelfstandige.

Een freelancer levert een dienst aan een opdrachtgever. Opdrachtgevers zien je dus als een leverancier. Bij een samenwerking wordt afgesproken wat, waar, wanneer en hoeveel het kost, en na afloop van de opdracht stuur je een factuur. Er is geen sprake van een hiërarchische relatie of loon.

Zelfstandige activiteit zonder personeel

Een zelfstandige zonder personeel, ook wel bekent onder afkorting ZZP'er, is een term die voornamelijk in Nederland gebruikt wordt. In België is een zelfstandige zonder personeel in essentie een eenmanszaak.

Voorbeelden van freelancers

Freelancer zijn is net zoals ondernemer zijn een concept. Het zegt niets over de inhoud van je werk, maar wel de manier waarop je werkt. Het is echter wel zo dat niet elke job even eenvoudig met freelance opdrachten uitgevoerd kan worden en om die rede zal je ook meer freelancers vinden in bepaalde sectoren dan in andere.

Enkele typische voorbeelden van freelance werk zijn schrijvers, copywriters, graphic designers, marketing en communicatie, webdesigners, virtuele assistenten, foto- en videografen en IT-specialisten.

Kan je zomaar freelancer worden?

Een freelancer voert een zelfstandige activiteit uit. Dus moet je dan ook aan dezelfde voorwaarden voldoen als een zelfstandige.

Voor je begint met het uitvoeren van opdrachten dien je ook in orde te zijn met je administratie. Zelfstandigen moeten onder andere een btw-nummer aanvragen en zich aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Zonder een btw-nummer kan je namelijk geen factuur versturen.

Wat verdien je als freelancer?

Freelancer tarieven: kan jij leven van je talent?

Het is menselijk om aan jezelf en je expertise te twijfelen wanneer je de beschermde cocon van een werkgever verlaat en vanaf nu zelf verantwoordelijk bent voor het generen van inkomsten. Zo is er het vaak voorkomende gegeven dat beginnende freelancers systematisch een te lage vergoeding vragen voor hun diensten en geen volwaardig inkomen verdienen.

Klinkt ook logisch: in een eerste fase moeten er klanten binnengehaald worden – klanten die dan ook nog eens meer ervaring hebben met het onderhandelen over prijzen. Voor je het weet zit je zo in een spreekwoordelijke ‘race tot he bottom' en dat voor je goed en wel begonnen bent. Gelukkig is er echter het Internet, dat je niet meer afhankelijk maakt van een enkele regio. Want hoewel open grenzen gelijk staat aan meer concurrentie, het betekent tegelijk dat reële expertise veel zwaarder gaat doorwegen. Dit leidt echter tot een volgend probleem: hoe zet je jezelf optimaal in de markt? 

Feit is dat, hoe goed je ook bent in wat je doet, je nooit alles voor iedereen kan betekenen. Dit wil echter niet zeggen dat je geen breed dienstenpalet kunt aanbieden, enkel dat je potentiële cliënten niet mag doen twijfelen of je wel degelijk bedreven bent in die diensten die je levert.

Wees daarom zo precies mogelijk in de beschrijving van je ‘Unique Value Proposition' (UVP) qua focus/niche, expertise in het vakgebied, relevante certificaten, alsook over eventuele garanties of extra incentives. Het boek The Six-Figure Freelancer (2020) van Laura Briggs vormt hiervoor een uitstekende leidraad.   

Hanteer je een vast tarief of werk je à la carte?

Hoe je vergoed wordt voor freelance opdrachten hangt van sector tot sector af. In bepaalde sectoren is het de norm om per opdracht, bijvoorbeeld een artikel van 1.000 woorden, te vergoeding in plaats van een vergoeding per uur.

Flexibiliteit is ook hier weer de regel. Bij het bepalen van je tarief houd je best rekening met enkele factoren. De moeilijkheidsgraad en de deadline zijn hierbij vaak het bepalend: is het een complexe opdracht die snel opgeleverd moet worden? Dan kan je best een hoger tarief aanrekenen. Ook het type klant en het strategisch belang van een opdracht spelen mee. Een kleine lokale speler heeft minder budget en is op de lange termijn waarschijnlijk minder belangrijk voor je netwerk terwijl een grote internationale speler grotere budgetten heeft en interessant kan zijn voor vervolgopdrachten. Al deze aspecten spelen mee in de beslissing of je werkt aan een vaste totaalprijs of per uur.

Wanneer wordt mijn factuur betaald?

Dat kies jij zelf door op je factuur de betalingsvoorwaarden te vermelden. De meeste zelfstandigen hanteren een betalingstermijn van 30 dagen.

Freelancer worden: zo pak je het aan

Heb je beslist dat je de sprong wilt wagen om zelfstandig je diensten aan te bieden? Bekijk dan zeker onderstaand stappenplan.

Statuut en administratie

Voor je van start kunt gaan met freelance jobs, dien je eerst te bepalen onder welke vorm en statuut je wenst te werken. Ga je aan de slag als zelfstandige of kies je voor een tussenvorm? Als je als zelfstandige aan de slag gaat, begin je dan eerst in bijberoep of ga je meteen voor zelfstandige in hoofdberoep? Als laatste dien je ook nog te kiezen uit welke vorm je onderneming zal bestaan.

Zelfstandigen dienen eerst hun administratie in orde te brengen voor ze kunnen beginnen me het uitvoeren van een zelfstandige activiteit. Administratie die je op voorhand in orde moet brengen is het aanvragen van een btw-nummer, je aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, het betalen van je sociale bijdragen, je inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en je verzekeringen.

Tarieven voor freelance opdrachten

Nu je weet onder welk statuut je aan de slag gaat, is het tijd om je tarieven te bepalen. Werken op freelancebasis betekent dat jij zelf kiest welke verloning je vraagt voor je talent. Omdat het vastleggen van een tarief erg moeilijk is als beginnende ondernemer geven we enkele tips mee:

• Kijk naar de concurrentie in je sector;

• Bepaal je theoretisch dagtarief om een minimum inkomen te verdienen;

• Weeg de voor- en nadelen van een vast projecttarief ten opzichte van een uurtarief af.

De eerste klant binnenhalen

Nu de administratie in orde is, kan het werk echt van start gaan. Een belangrijke stap, en mogelijk ook de moeilijkste stap, is die eerste klant binnenhalen. Enkele tips voor het vinden van die eerste klant is jezelf duidelijk profileren op sociale media en professionele websites, je netwerk (inclusief vrienden en familie) informeren over je diensten en jezelf zichtbaar maken op professionele events.

Voor - en nadelen van freelancen ten opzichte van loondienst

Elke manier van werken heeft zowel voor- als nadelen en dat is ook zo bij het werken als freelancer. Hier worden de voor- en nadelen van freelancen ten opzichte van loondienst besproken.

Voordelen

Flexibiliteit

Freelance staat voor flexibiliteit en dat is ook meteen het grootste voordeel van het uitvoeren van freelance opdrachten.

Je kiest zelf welke opdrachten je aanneemt en welke niet. Zo kan je je verder specialiseren in je vakdomein en je eigen carrière in handen nemen. Ook heb je de vrijheid om te kiezen waar je werkt: op kantoor bij de opdrachtgever, thuis in de zetel of in het buitenland met zich op zee.

Werkrelatie

De relatie tussen een freelancer en een opdrachtgever is anders dan de relatie tussen een werknemer en een werkgever. Als freelancer sta je op gelijke voet met je opdrachtgever. Jullie onderhandelen samen over de inhoud van de opdracht en hoe en waar deze uitgevoerd moet worden.

Nadelen

Commerciële vaardigheden

Als freelancer ben je niet enkel een expert in je vakgebied, je moet ok een uitstekende verkoper zijn. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk voor het binnenhalen van klanten, wat betekent dat je ook commerciële vaardigheden zult moeten aanleren.

Werkzekerheid

Omdat je zelf verantwoordelijk bent voor je eigen klanten en je vaak met tijdelijke opdrachten werkt, heb je ook geen werkzekerheid. Haal je een maand geen nieuwe opdracht binnen, dan kan je een maand niet factureren en heb je een maand geen inkomsten. Je hebt aldus geen vast loon.

Geen werknemersvoordelen

Als freelancer heb je geen recht op een gewaarborgd maandloon, enkel of dubbel vakantiegeld of betaalde feestdagen. Je wettelijk pensioen zal ook lager zijn dan dat van een werknemer.

Onderbroken activiteiten

Of het nu gaat om ziekte-, zwangerschaps-, of ouderschapsverlof, er komt een moment dat je als freelancer jouw activiteiten tijdelijk moet onderbreken. Toch hoeft dit niet automatisch te betekenen dat wanneer je niet werkt je ook geen inkomsten zult hebben. Het vraagt natuurlijk iets meer voorbereiding dan wanneer je werkt binnen een bediende- of ambtenarenstatuut, maar als je dit leest ben je het waarschijnlijk gewoon om proactief te werken.

Als eerste stap neem je best een verzekering ‘Gewaarborgd maandinkomen' die je een maandelijkse vergoeding bezorgt boven op de bijdrage van het ziekenfonds. Andere opties voor zelfstandigen zijn o.a. de vervangingsinkomstenverzekering, premievrijstellingen, een overbruggingsinkomen voor vaste kosten, of nog de omzetverzekering voor vennootschappen. 

Als zelfstandige freelancer ben je voor je opdrachtgever een leverancier

Als zelfstandige freelancer heb je geen werkgever; je hebt een opdrachtgever waar je op zelfstandige basisdiensten aan levert. In hun ogen ben je dus een leverancier. Dit betekent dat je zowel meer vrijheid als meer verantwoordelijkheid hebt dan een werknemer.

Tussenvormen tussen freelance opdracht en loondienst

Zoals bovenaan dit artikel reeds vermeld is een freelancer in de meeste gevallen een zelfstandige. Er is echter een uitzondering: als je op payroll werkt. Een freelancer op payroll valt officieel onder het statuut van werknemer, maar geniet van dezelfde vrijheid als een zelfstandige.

Het voordeel van deze tussenvorm is dat je dezelfde bescherm hebt als een werknemer in het geval van ziekte, werkloosheid, opbouw van pensioen én wordt je administratie en aansprakelijkheid aanzienlijk beperkt. Een freelancer op payroll sluit zich namelijk aan bij een platform (freelance website) dat instaat voor het contract met je opdrachtgevers, de facturatie en uitbetaling van je loon. In ruil daarvoor moet je wel een deel van je winst afstaan. Voorbeelden van platformen die deze manier van werken aanbieden zijn Tentoo, OpenWork en SMart.

Kies je voor eenmanszaak of vennootschap als ondernemingsvorm?

De snelste manier om te starten als freelancer is zonder twijfel de eenmanszaak, oftewel het ‘opstarten als natuurlijk persoon.' In deze ondernemingsvorm heb je nagenoeg de volledige controle over alle beslissingen en uitgaven, terwijl jij als enige geniet van de opbrengsten. Probleem hierbij is dat privé-eigendommen en professionele activiteiten als een geheel worden beschouwd, en je dus ook aansprakelijk bent voor eventuele schulden. Bovendien biedt deze variant minder mogelijkheden voor fiscale optimalisatie van je verloning.

Het alternatief is de vennootschap, dat meer opties, fiscale voordelen, en bescherming biedt dan de eenmanszaak. In totaal bestaan er in België vijf basistypes vennootschapsvormen. Klinkt overweldigend? Het hele vraagstuk van de ondernemingsvorm kan je nochtans snel oplossen met het deskundige advies van een boekhouder. Deze kan je dan meteen ook inleiden in de wondere wereld van de sociale bijdragen en, natuurlijk, belastingen.  

Voor welke periode ga ik een samenwerking aan?

Hoelang een samenwerking duurt bepaal je samen met je opdrachtgever. Voor de start van je job sluit je best een samenwerkingscontract af om alle afspraken vast te leggen. Door op voorhand een goed contract op te stellen, verminder je ook het risico op schijnzelfstandigheid.

Kan ik van freelancer terug naar loondienst?

Je kan altijd van freelancer terug naar werknemer en andersom. Een andere optie is om deeltijds als werknemer te werken en deeltijds een (andere) zelfstandige activiteit als freelancer in bijberoep uit te voeren.

Veelgestelde vragen over werken als Freelancer

Freelancer in hoofdberoep of in bijberoep?

Het uitvoeren van freelance jobs kan zowel in hoofdberoep als in bijberoep. De meeste zelfstandigen beginnen als zelfstandige in bijberoep om later over te schakelen naar zelfstandige in hoofdberoep.

Hoe zit het als freelancer met inkomstenbelasting?

Een freelancer valt meestal onder het zelfstandigenstatuut. Je inkomstenbelasting zal dan ook als zelfstandige berekend worden. Bij een vennootschap is dat via de vennootschapsbelasting en het loon dat je jezelf uitkeert, bij een eenmanszaak is dat via de gewoonlijke persoonsbelasting.

Omzetbelasting/btw?

Als zelfstandige moet je omzetbelasting, ook wel bekent als btw, aanrekenen aan je opdrachtgever. De meeste producten en diensten vallen onder 21% btw, al zijn er wel uitzonderingen. Auteursrechten bijvoorbeeld zijn slechts 6% btw.

Facturering?

Wanneer je de freelance opdracht succesvol hebt uitgevoerd, is het tijd om een factuur te versturen. Je kan je facturen telkens handmatig opmaken, of gebruik maken van boekhoudsoftware.

Welke rechtsvorm kies ik als freelancer?

De keuze voor welke rechtsvorm het best bij jou zelfstandige activiteit past overleg je best met je boekhouder. Elke rechtsvorm heeft namelijk voor- en nadelen. Concreet starten de meesten met een eenmanszaak om dan later over te stappen naar een vennootschap, zoals een BV, VOF of CommV.

Welk type freelance jobs komen er vaak aan bod?

Typerend aan freelance jobs is dat deze tijdelijk zijn en specifiek op iemands talent inspelen. Zowel langdurige, wederkerende jobs als korte, eenmalige jobs komen voor. Enkele typische voorbeelden zijn schrijvers, copywriters, graphic designers, marketing en social media management, webdesigners, virtuele assistenten, foto- en videografen en IT-specialisten.

Conclusie

Een freelancer is een persoon die zijn of haar expertise via tijdelijke opdrachten aanbiedt. Flexibiliteit en vrijheid zijn hierbij sleutelwoorden. De meeste freelancers werken op zelfstandige basis vanuit een onderneming. Deze manier van werken biedt veel kansen, maar brengt ook meer verantwoordelijkheid met zich mee.