Artikel

Hoe kan je snel en eenvoudig een btw nummer opzoeken?

Artikel | Jul 20, 2022

 

Wil je een btw-nummer of ondernemingsnummer opzoeken? In dit artikel leggen we je uit hoe je eenvoudig online de bedrijfsgegevens of het btw-nummer kan opzoeken van een klant of onderneming.

Btw-nummer opzoeken bij Kruispuntbank van Ondernemingen

Via de website van de FOD Economie kan je de Kruispuntbank van Ondernemingen raadplegen. Dit kan via de Public Search tool.

Public Search om je btw nummer op te zoeken

Public Search

De KBO Public Search tool toont de publieke gegevens van alle geregistreerde entiteiten en vestigingseenheden die ingeschreven zijn bij de KBO. Deze entiteiten zijn allemaal zichtbaar, onafhankelijk van hun status (actief, bekendgemaakt of stopgezet).

Zoeken via naam

Wil je zoeken op naam? Dat kan op 3 manieren:

  • Door de familienaam van de geregistreerde entiteit van een natuurlijk persoon in te vullen. Je kan de opzoeking verfijnen door de voornaam en/of de postcode ook in te vullen.

  • Door de naam van de geregistreerde entiteit van een rechtspersoon in te vullen, zoals vennootschappen of vzw's. Je kan de opzoeking verfijnen door de rechtsvorm en/of de postcode in te vullen.

  • Door de naam van een vestigingseenheid in te vullen.

Zoeken op ondernemings- of vestigingseenheidsnummer

Dit is de snelste manier om de specifieke bedrijfsgegevens te vinden: elke entiteit heeft namelijk maar 1 ondernemingsnummer en elke vestigingseenheid heeft maar 1 vestigingseenheidnummer.

Wat is een btw-nummer?

BTW ofte Belasting over de Toegevoegde Waarde, is een belasting die je als consument betaalt op producten of diensten. Als zelfstandige reken je deze taks aan bij je klanten. Nadien stort je deze btw als ondernemer naar de overheid. Wanneer je zelf bij leveranciers aankopen doet, zal je als zelfstandige deze btw als het ware 'voorschieten'. Op het einde van het kwartaal, bij de btw-aangifte, moet je dan een bedrag doorstorten naar de overheid: het verschil tussen de btw die je zelf hebt aangerekend en de btw die je hebt betaald aan leveranciers.

Om dit proces goed te laten verlopen, maak je als ondernemer gebruik van een uniek btw-nummer. Dit nummer moet je verplicht op alle documenten van je zaak plaatsen. Een btw-nummer bestaat uit je ondernemingsnummer, met “BTW BE” ervoor. Bijvoorbeeld: BTW BE 0123 456 789.   

Hoe kom ik aan mijn btw-nummer?

Als je met een zelfstandige activiteit wil starten, moet je een ondernemingsnummer aanvragen bij de KBO (de Kruispuntbank van Ondernemingen). Dit kan je doen via verschillende erkende ondernemingsloketten, zoals Xerius, Liantis en Acerta.

Nadat je je ondernemingsnummer hebt aangevraagd, moet je het laten activeren als btw-nummer. Dit doet je ondernemingsloket voor jou en kan 3 tot 5 werkdagen duren. Wanneer dit in orde is, krijg je via de post een uittreksel en attest op papier. Schrijf je je in via het ondernemingsloket, dan is de kostprijs voor deze inschrijving en activatie €92,50.

Je btw-nummer is een soort 'identiteitskaart' van je onderneming. Daarom is het verplicht om dit altijd op elke factuur te vermelden, ook als je een onderneming bent die is onderworpen aan de vrijstellingsregeling van btw. Is je klant btw-plichtig? Vermeld dan ook zijn btw-nummer. Daarnaast moet je je btw-nummer ook vermelden op alle andere handelsdocumenten zoals akten, brieven en bestelnota's. Vergeet het nummer ook niet te vermelden op de website van je bedrijf, eventuele voertuigen die worden gebruikt en alle contacten met de overheid.

Waarom een btw-nummer, of ondernemingsnummer, opzoeken?

De voordelen van een btw nummer opzoeken:

  • Je weet met wie je zaken doet

  • Je leert je klanten kennen

  • Je kan de geldigheid van een onderneming checken

  • Je komt niet voor verrassingen te staan

  • Je kan veilig zaken doen met buitenlands ondernemingen

Het kan ook handig zijn om een btw nummer op te zoeken wanneer je voor een factuur of een ander officieel document alle andere gegevens zoals het adres van een onderneming nodig hebt.

Btw-nummer opzoeken en controleren

Wil je een ondernemingsnummer opzoeken of controleren? Dan kan dat via verschillende kanalen. Onder andere via de Kruispuntbank van Ondernemingen zelf, maar vaak kan dit ook via de verschillende ondernemingsloketten of via ondernemersorganisatie Unizo.

Een binnenlands btw-nummer controleren

Via de databank van de KBO kan je opzoeken of je eigen bedrijfsgegevens correct vermeld staan, of je kan de gegevens van een klant opzoeken en controleren. Je kan zoeken op het ondernemingsnummer zelf, maar ook op de bedrijfsnaam of het adres.

Een buitenlands btw-nummer opzoeken

Om zeker te weten met wie je zaken doet, kan het handig zijn om buitenlandse btw-nummers op te zoeken. Doe je zaken binnen Europa? Dan kan je de geldigheid van een btw-nummer opzoeken via de VIES-databank. Dit is belangrijk omdat je dan zeker weet of de onderneming in kwestie ingeschreven is voor handelstransacties met bedrijven in andere EU-landen.

Doe je zaken buiten de Europese Unie? Dan moet je geen rekening houden met het betalen van btw. De voorwaarde is wel dat de goederen de EU daadwerkelijk verlaten en dat kan je bewijzen dankzij de douanecontrole.

Wat is de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO?)

De KBO of de Kruispuntbank van Ondernemingen is een databank van de FOD Economie om alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden te verzamelen. Als jij aan de slag wil gaan als zelfstandige, moet jouw unieke ondernemingsnummer hierin opgenomen zijn.

Europese btw-nummers controleren

Wil je de geldigheid van een BTW-nummer van een Europese lidstaat verifiëren? Dan kan je dat doen via de VIES-databank. Hierin worden de ondernemingsnummers van alle lidstaten bijgehouden.

Structuur van Europese BTW nummers

  • België

    • BE 9999.999.999

    • 10 cijfers

  • Denemarken

    • DK 99 99 99 99

    • 8 cijfers

  • Duitsland

    • DE 999999999

    • 9 cijfers

  • Frankrijk

    • FR 99 999999999

    • 11 cijfers

  • Griekenland

    • EL 99999999

    • 8 cijfers

  • Groot Brittannië

    • GB 999.9999.99 - GB 999.9999.99.999 - GB GD9999 - GB HA999

    • 9 cijfers - 12 cijfers - 4 cijfers - 3 cijfers

  • Ierland

    • IE 9999999X

    • 7 cijfers, 1 letter

  • Italië

    • IT 99999999999

    • 11 cijfers

  • Letland

    • LV 99999999999

    • 11 cijfers

  • Luxemburg

    • LU 999999-99

    • 8 cijfers

  • Nederland

    • NL 9999.99.999.B99

    • 12 cijfers

  • Portugal

    • PT 999999999

    • 9 cijfers

  • Spanje

    • ES X99999999 - ES 99999999X - ES X9999999X

    • 1 letter en 8 cijfers - 8 cijfers en 1 letter - 2 letters en 7 cijfers

  • Oostenrijk

    • AT U99999999

    • 8 cijfers

  • Finland

    • FI 99999999

    • 8 cijfers

  • Zweden

    • SE 999999999999

    • 12 cijfers

Conclusie

Dankzij handige, gratis tools kan je heel eenvoudig en snel je eigen ondernemingsnummer en BTW nummer of dat van je leveranciers en klanten opzoeken. Zo ben je zeker dat de gegevens die je gebruikt correct zijn en kom je niet voor verrassingen te staan.

Fantina Van Berendoncks

Journalist van opleiding en freelance copywriter


397 views