Hoe lang je (digitale) documenten bewaren?

Ondernemingsdocumenten (facturen, bankuittreksels, aangiften, boekhoudkundige documenten zoals dagboeken en grootboeken) moeten gedurende langere tijd bewaard worden.
Er bestaan echter verschillende bewaarperiodes voor verschillende soorten documenten, opgelegd vanuit verschillende rechtsgebieden.
We willen u de details besparen, maar wel een paar vuistregels meegeven.

 

Bewaar je ondernemingsdocumenten 10 jaar

Als je alle documenten met betrekking tot je boekhouding 10 jaar bewaart, te tellen vanaf 1/1 van het jaar dat volgt op het betrokken boekjaar, dan voldoe je ruimschoots aan de verplichtingen.
Voor BTW-doeleinden is bijv. 7 jaar al voldoende, maar voor andere doeleinden geldt dan weer een bewaartermijn van 10 jaar.

Uitzondering: alle documenten met betrekking tot onroerende goederen

Voor BTW-doeleinden geldt een herzieningstermijn op onroerende goederen (bij aankoop of zelf oprichten van een nieuwbouw of bij verbouwingen) van 15 jaar. Alle documenten die daarop betrekking hebben moeten dus minimaal 15 jaar bewaard worden om controle toe te laten.

Bewaren op papier of digitaal?

Gelukkig hoef je niet alles op papier te bewaren. Zeker voor bedrijven met een omvangrijke administratie is de digitalisering een zegen.
De FOD Financiën heeft een advies geschreven over de hoe je correct je boekhouding digitaal kan bewaren.
Je boekhouding digitaal bewaren mag op voorwaarde dat:

• je de authenticiteit van de documenten kan aantonen. Belangrijk dus dat de uitreiker van het document (bijv. leverancier op een factuur) duidelijk terug te vinden is.

• je de integriteit van de documenten kan garanderen. Je mag de documenten niet meer kunnen wijzigen. Bewaren in pdf is dus een aanrader.

• je de documenten 'zonder verwijl' kan voorleggen bij een controle. Ze moeten dus op een makkelijk toegankelijke 'locatie' bewaard worden. Een backup voorzien is zeker een aanrader. Bewaren in de 'cloud' kan hierbij een oplossing zijn.

Kan je boekhouder of accountant je hierbij helpen?

Sommige kantoren bewaren zelf de boekhoudkundige stukken van hun klanten gedurende de volledige bewaartijd. Dit vergt heel wat archiefruimte. Vandaar dat deze kantoren ook meer en meer overschakelen naar het digitaal aanleveren, verwerken én bewaren van documenten.
Biedt jouw boekhouder deze service niet, en heb je vragen over het hoe en hoe lang bewaren  van stukken, neem dan zeker met hem/haar contact hierover op.
 

Nog op zoek naar een boekhouder of accountant?

Je vindt er zeker één in je buurt op boekhouderstotaal.be!