Terug naar alle artikels

Kasboek: alles wat je moet weten

Artikel

Oct 19 . 10 min leestijd

Elke zelfstandige is verplicht een correcte boekhouding bij te houden. Niet meteen het leukste, maar wel een van de belangrijkste aspecten van het ondernemerschap. Een onderdeel van die boekhouding is het bijhouden van een kasboek. Lees hier verder als je wilt weten wat een kasboek precies is, hoe je een kasboek moet invullen, en misschien wel het belangrijkste: hoe kan ik het mezelf makkelijker maken?

Wat is een kasboek?

Een kasboek bevat alle ontvangsten en uitgaven die gebeurd zijn met cash geld. Zo is het mogelijk om met een kasboek na te gaan hoeveel contant geld je zaak "in de kassa" heeft en waar dit geld vandaan kwam. Een kasboek houdt dus de cash stroom van je onderneming in de gaten. Praktisch gezien is het een document waarin een ondernemer in chronologische volgorde de cash inkomsten en uitgaven van zijn bedrijf bijhoudt.

Een kasboek is met andere woorden dus de cash versie van het bankboek. In een bankboek worden namelijk alle elektronische betalingen bijgehouden. Een bankboek en een kasboek zijn een onmisbaar deel van je administratie en vormen samen het financiële dagboek van je onderneming. Een up-to-date financieel dagboek geeft op elk moment een accuraat beeld van je financiën.

Wanneer een kasboek bijhouden?

Een ondernemer dient een kasboek bij te houden als er transacties gebeuren met cash geld. Dit kunnen zowel inkomsten als uitgaven zijn. Ook als je facturen uitgeeft, maar deze met cash geld betaald worden, dan moet je deze transacties vermelden in het kasboek. Ook als je cash geld neemt om een privé betaling uit te voeren, dient dit in het kasboek opgenomen te worden.

Om het jezelf makkelijk te maken houd je een kasboek best in "real-time" bij. Dat betekent dus dagelijks. Per dag dienen enkel de totale inkomsten en uitgaven in cash vermeld te worden, dus het is niet nodig om elke transactie apart te noteren. Werk je niet met een kassasysteem dat alle verrichtingen bijhoudt? Dan is het handig om een huishoudboekje bij te houden van alle cash transacties zodat je op het einde van de dag eenvoudig de totalen kunt berekenen en invullen.

Verschil dagontvangsten- en kasboek

Naast het kasboek bestaat er ook zoiets als een dagontvangstenboek. Een dagontvangstenboek is een dagboek waarin dagelijks alle verkopen die zonder factuur zijn uitgevoerd, geregistreerd worden.

Een dagontvangstenboek bevat contante verkopen. Met contante verkopen worden hier zowel cash als bankkaart betalingen bedoeld. De terminologie cash en contant geld betekenen hetzelfde, maar een contante verkoop heeft dus betrekking op een verkoop die gebeurd is met cash of met een bankkaart.

Het verschil tussen een dagontvangstenboek en kasboek zit dus in de manier waarop de betaling is gebeurd én of er een factuur is opgemaakt voor de transactie. Een dagontvangstenboek bevat transacties zonder facturen, ongeacht of deze nu met cash of met de bankkaart betaald zijn. Een kasboek registreert alle cash betalingen en ontvangsten, dus ook degene waarvoor een factuur is opgemaakt.

Wil je meer weten over het dagontvangstenboek? Lees dan hier een van onze artikelen over het dagontvangstenboek.

Is een kasboek verplicht?

Ja. Het invullen van een kasboek is zowel verplicht bij een vereenvoudigde als bij een dubbele boekhouding.

Waarom? Omdat anders een deel van je geldstromen niet zichtbaar is in je boekhouding. Je het met andere woorden geen volledig beeld van je financiën. Het kasboek vormt zo een aanvulling op het bankboek met de bankafschriften van elektronische betalingen. Het kasboek en het bankboek vormen samen het financieel dagboek van je onderneming.

Houd je geen kasboek bij of is het onvolledig? Dan kun je boekhouding onvolledig verklaard worden en riskeer je administratieve boetes. Ook is het zeer waarschijnlijk dat de belastingdienst een grondige doorlichting gaat uitvoeren in de hele boekhouding van je bedrijf.

Hoe een dagontvangstenboek en kasboek correct invullen

Het invullen van een dagontvangstenboek en kasboek verloopt vrij gelijkaardig. Toch zijn er enkele belangrijke verschillen qua vormvereisten. Bij een dagontvangstenboek is het trouwens belangrijk dat de ingevoerde gegevens achteraf niet meer gewijzigd mogen worden, of toch zeker niet zonder dat duidelijk is dat er een wijziging heeft plaatsgevonden. Voor een kasboek zijn de regels minder duidelijk. Hoewel sommige van mening zijn dat een kasboek ook niet wijzigbaar mag zijn, is het wel algemeen geaccepteerd om een kasboek bij te houden in een Excel bestand, wat dus wel wijzigbaar is zonder een spoor achter te laten.

Hoe een dagontvangstenboek correct invullen?

Ten eerste is het handig om te weten dat je geen dagontvangstenboek moet invullen bij een wit kassasysteem. Als je een factuur opmaakt, dan is het uiteraard ook niet nodig om die transactie in het dagontvangstenboek te noteren.

Per dag dient een globale inschrijving genoteerd te worden. Belangrijk hierbij is dat onderscheid gemaakt wordt per btw-tarief. Een dagelijkse inschrijving bestaat dus uit een met de volgende kolommen: datum, omschrijving, totaalbedrag exclusief btw, totaalbedrag inclusief btw, en het totaalbedrag uitgesplitst onder de verschillende btw-tarieven.

Hoe kasboek correct invullen?

Om het jezelf makkelijk te maken voorzie je per kassasysteem of portefeuille een apart kasboek. Best houd je een kasboek dagelijks bij. Het inschrijven van de bedragen gebeurt in chronologische volgorde en op datum. Onderstaande transacties dienen genoteerd te worden:

  • cashbetaling door klanten;

  • privéstortingen met cashgeld in de kas;

  • Cashbetalingen van leveranciers;

  • Cashbetalingen met cash uit de kas die voor privédoeleinden zijn bestemd;

  • Cashstortingen op de bankrekening;

  • Cashafhalingen van de bankrekening.

Net zoals wij het dagontvangstenboek wordt per maand een nieuwe pagina gestart. Elke transactie wordt genummerd volgens een opeenvolgende nummering. Per dag worden dan steeds de totale contante inkomsten en uitgaven genoteerd.

Het kasboek heeft minstens zes kolommen: nummer, datum (dd/mm/jjjj), omschrijving, kas ontvangsten, kas uitgaven en het saldo. Om de controle te vergemakkelijken kun je ook een kolom factuurnummer toevoegen. Sommige boekhoudprogramma's en Excel templates hebben ook een kolom voor het btw-tarief.

Op de laatste dag van de maand worden de totalen berekend voor de ontvangsten en de uitgaven. Deze worden onderaan ingevuld met de vermelding 'Totaal'. De totaal saldo's worden dan afgetrokken van het eindsaldo van de vorige maand zodat een up-to-date saldo bekomen wordt.

Kasboek op papier of digitaal?

Een kasboek kan zowel op papier of digitaal bijgehouden. Beide methoden hebben hun voor- en nadelen. De keuze die je maakt, is dus in de eerste plaats een persoonlijke keuze naar wat je zelf het aangenaamste vindt. Over het algemeen kan wel gezegd worden dat vroeger veel gebruik gemaakt werd van een papieren versie, maar nu de meeste ondernemers toch wel zijn overgestapt naar de digitale versie.

Papieren kasboek

Zoals hierboven uitgelegd is het kasboek niet onderworpen aan dezelfde vormvereisten als het dagontvangstenboek. Natuurlijk kan het geen kwaad om dezelfde normen aan te houden om het jezelf makkelijker te maken.

Het voordeel van de papieren versie is dat het toegankelijker is voor degene die niet zo handig zijn met technologie. Er bestaan handige voorgedrukte papieren kasboeken die je eenvoudig kunt invullen.

Wees jezelf wel bewust van de gevaren van een papieren kasboek. In het geval van diefstal, vernieling, schade, of wanneer je simpelweg je kasboek misplaatst hebt, is er geen back-up beschikbaar.

Een tweede nadeel van een papieren kasboek is dat je steeds zelf het saldo moet uitrekenen. Als je weinig cash transacties uitvoert, valt dit nog wel mee. Bij een groot aantal transacties kan dit echter al snel een groot rekenboek worden.

Digitaal kasboek

Een digitaal kasboek wordt op de computer bijgehouden. Computer mag je hier breed interpreteren: desktop, laptop, smartphone of tablet.

Het digitale kasboek kan lokaal op een apparaat bijgehouden worden of in de zogenoemde cloud. Het voordeel van werken in de cloud is dat je altijd en overal aan je kasboek kan. Valt je smartphone in het water of begeeft je laptop het? Als je lokaal op je apparaat werkt loop je het risico om alles kwijt te raken, net zoals bij een papieren kasboek. Als je je kasboek echter opslaat op de cloud, dan moet je je nooit zorgen maken over defecte of verloren toestellen. Alle online boekhoudprogramma's slaan hun gegevens ook op in een cloud.

Kasboek maken in Excel

Een kasboek bijhouden wordt vaak in Excel gedaan. Omdat er geen duidelijke vormvereisten bestaan en het niet helemaal duidelijk is of een kasboek gewijzigd mag worden zonder sporen na te laten, bestaan er dan ook vele websites die een Excel template van een kasboek voorbeeld aanbieden.

Hier vind je zo'n downloadbaar kasboek voorbeeld. De template heeft 12 bladeren, één voor elke maand. Let wel op dat in het geval van een schrikkeljaar er een extra dag in Februari dient toegevoegd te worden. Ook belangrijk om mee te geven: in tegenstelling tot een online boekhoudprogramma waarin zulke dingen vaak automatisch gebeuren, ben je in een Excel document zelf verantwoordelijk voor het invullen en controleren van alle gegevens.

Voor- en nadelen van werken met een online boekhoudprogramma

Voordelen van een kasboek in een online boekhoudprogramma

Een digitaal kasboek bijhouden kan dus in Excel of via een online boekhoudprogramma. Net zoals bij het werken met een papieren versie of in Excel, heeft werken met een online boekhoudprogramma enkele voor- en nadelen.

De voornaamste voordelen van het werken met een online boekhoudprogramma zijn de mogelijkheden tot automatisering en beschikbaarheid. Je kunt overal je kasboek invullen. Het maakt niet uit of dat nu in de winkel is, onderweg tijdens het tanken, of 's avonds in de zetel met een glas wijn erbij. Een online boekhoudprogramma is vaak ook zoveel meer dan alleen maar een kasboek. Vaak kun je koppelingen maken met andere onderdelen van het boekhoudprogramma. Met enkele muisklikken heb je zo een overzicht van de financiële situatie van je eigen bedrijf. Het spreekt voor zich dat het online boekhoudprogramma ook automatisch de dagelijkse saldo's uitrekent.

De voordelen van werken met een online boekhoudprogramma zijn ook deels persoonlijk. Sommige ondernemers werken graag met technologie en hebben er geen probleem mee om zich te verdiepen in een nieuw programma. Voor hen is het werken met een online boekhoudprogramma eenvoudiger en aangenamer. Er bestaan echter ook ondernemers die hier net omgekeerd tegenaan kijken: alweer nieuwe technologie, alweer een nieuw programma dat ze moeten uitzoeken en waar ze geen tijd voor hebben.

Nadelen van een kasboek in een online boekhoudprogramma

Het voornaamste nadeel van het werken met een online boekhoudprogramma is dat het geld kost. Je moet dus eerst investeren voor je van de voordelen kunt genieten. Zoals eerder vermeld kunnen sommige ondernemers het aanleren van nieuwe technologie ook als een nadeel ervaren.

 

Conclusie

Een kasboek is onderdeel van het financiële dagboek van een onderneming en bevat alle contanten inkomsten en uitgaven, ongeacht of er facturen bestaan voor deze transacties of niet. Dit is ook meteen het verschil met het dagontvangstenboek. Het dagontvangstenboek is voor transacties waar geen factuur voor opgemaakt is en dit voor zowel cash betalingen als betalingen met de bankkaart.

Het kasboek bevat minstens de volgende zes kolommen die elk dagelijks ingevuld dienen te worden: nummer, datum (dd/mm/jjjj), omschrijving, kas ontvangsten, kas uitgaven en het saldo. Je kan een kasboek invullen op papier of digitaal. De digitale versie kan met een gratis Excel template of via een (betalend) online boekhoudprogramma. Elk heeft zijn eigen voor- en nadelen, al wordt tegenwoordig wel vaker digitaal gewerkt in de cloud. Zo ben je zeker dat je nooit gegevens kwijt kunt raken.

1631 views

Joyce Aernouts

Freelance copywriter

alle artikels