Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding? (UPDATE 2023)

Wat is de kilometervergoeding? Een korte uitleg: 

Welke kilometervergoeding is van toepassingen voor verplaatsingen in dienstverband?
Op 1 januari 2023 werd dit € 0,4259/km

Als je medewerkers voor de uitvoering van hun functie weleens verplaatsingen maken met een eigen voertuig, zoals een eigen auto, motorfiets of bromfiets, dan betaal je hiervoor een kilometervergoeding aan je werkgever. Die vergoedingen moet volgens de fiscus gebaseerd zijn op 'ernstige normen'. Erg vaag, maar er is een referentiepunt dat ons helpt te bepalen hoe hoog die kilometervergoeding 2023 moet zijn.

Forfaitaire kilometervergoeding voor federale ambtenaren

Voor alle ambtenaren wordt jaarlijks door de Belgische overheid een forfaitaire kilometervergoeding vastgelegd. Dit is de vorm waar veel werkgevers naar kijken om te voldoen aan de 'ernstige norm' en dus ook uit te keren voor dienstverplaatsingen aan hun eigen werknemers.

De kilometervergoeding 2023 stijgt naar €0,4259 per km

Tot 31 december 2022 werd de kilometervergoeding voor federale ambtenaren vastgelegd op €0,4170 per kilometer.. Maar dat tarief stijgt dus vanaf 1 januari 2023 naar €0,4259 per km.

Een sterke stijging dus vanaf 1 juli 2022 van meer dan 11% ten opzichte van de vergoeding die de overheid en ondernemingen daarvoor aanrekenden! Zonder twijfel te verklaren door de sterk stijgende prijs van energie die de werknemer daadwerkelijk betaalt voor zijn verplaatsing.

In 2022 bedroeg de kilometervergoeding:

• van 1/01/2022 t.e.m. 28/02/2022: € 0,3707/km;
• van 1/03/2022 t.e.m. 30/06/2022: € 0,4020/km;
• van 1/07/2022 t.e.m. 30/09/2022: € 0,4170/km;
• van 1/10/2022 t.e.m. 31/12/2022 2022: € 0,4201/km.

Niet verplicht te volgen

Als werkgever ben je niet verplicht de maximale kilometervergoeding voor gebruik van het eigen voertuig te berekenen op basis van dit tarief door de federale regering. Je mag een lager of hoger tarief aanwenden zolang te bewijzen is dat dit verantwoord is. Wél wil de regering werkgevers aanmoedigen om de kilometergoeding voor 2022-2023 op te trekken ten gevolge van de sterk stijgende energieprijzen met een fiscale stimulans, die groter wordt naarmate het bedrag van de vergoedingen stijgt. De ideale manier ook meteen discussie met de fiscus te vermijden bij een controle.

Wat is een redelijke km vergoeding?

Een redelijke km vergoeding ligt dus momenteel rond de 40 eurocent per gereden kilometer om zo de tankkosten, onderhoud en autoverzekering te dekken.

Werkelijke kosten bewezen door je werknemers

Een alternatieve fiscale maatregel voor de forfaitaire kilometervergoeding is het bijhouden van de daadwerkelijk gemaakte kosten, die je vervolgens terug betaalt. Een ingewikkelde zaak voor een auto, motorfiets of bromfiets, gezien er meer kosten aan zijn dan enkel brandstofverbruik. Vandaar kiezen de meeste werkgevers voor het forfaitaire bedrag van de kilometervergoeding.

Vrij van belastingen en sociale bijdragen

Om géén belastingen en sociale bijdragen te betalen op die onkostenvergoeding voor dienstverplaatsingen mag het totale bedrag dat je je personeel toekent niet hoger zijn dan €24.000 per jaar, per werknemer. Verwacht je toch boven dat bedrag te landen? Dan kan je overwegen een firmawagen ter beschikking te stellen.

Als werkgever zijn de betaalde kilometervergoedingen slechts beperkt aftrekbaar, in lijn met de overige kosten van een personenwagen. Motor- en bromfietsen genieten een andere regeling. Daarvoor zijn de forfaitaire onkostenvergoedingen wél volledig aftrekbaar.

Welke vergoeding is er voor gebruik van de eigen fiets?

Als je werknemer beroepsmatige verplaatsingen doet met een eigen fiets, geldt een forfaitaire vergoeding van €0,25 per gefietste kilometer. Ook die kost is volledig fiscaal aftrekbaar voor de werkgever en vrijgesteld van inkomstenbelasting voor je werknemers.

Welke forfaitaire onkostenvergoedingen zijn er nog?

Naast de kilometervergoeding, bestaan er ook nog andere, minder bekende forfaitaire onkostenvergoedingen. Op die manier kan je ook overige gemaakte kosten tijdens de werkuren vergoeden zonder administratieve rompslomp voor zowel werkgevers als werknemers. Handig toch?

Vergoeding voor bureaukosten

Werkt je werknemer geregeld van thuis uit? Dan kan je een 'vergoeding voor bureaukosten' uitkeren. Sinds 1 februari 2022 bedraagt dat bedrag €140,15 per maand als een forfaitaire onkostenvergoeding.

Forfaitaire vergoeding voor werkkledij

In bepaalde sectoren moet de werknemer gespecialiseerde werkkledij (overalls, werkhandschoenen, uniform) aankopen om zijn/haar functie te kunnen uitvoeren. Zowel voor de aankoop als voor het onderhoud van dergelijke kledij mag er een forfaitaire onkostenvergoeding toegekend worden van 1,84 per dag. Voor zowel aankoop als onderhoud is dat dus 1,84 x 2 = €3,68 per dag, onbelast.

Moet de kledij en onderkledij van de werknemer veelvuldig gewassen worden wegens erg vuile werkomstandigheden? Dan mag er nog een bijkomende vergoeding uitgekeerd worden van €0,92 per dag!

Verblijfskosten België

Kan je werknemer voor de nacht niet naar huis komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is van de woonplaats? Dan kan er een verblijfsvergoeding van €35,00 per nacht van toepassing zijn voor de kosten van het avondmaal, logies en ontbijt.

De volledige lijst van onkostenvergoedingen vind je hier.

Meer weten over dit onderwerp en welke fiscale maatregels nog van toepassing kunnen voor jou of je personeel? Je boekhouder kan je hierbij adviseren.