Klantenlisting indienen: wat, wie, hoe en wanneer?

Als btw-plichtige zelfstandige ben je verplicht om jaarlijks een klantenlisting in te dienen. Een verplicht nummertje dus, en best een belangrijke want de boetes zijn niet min. Lees hier verder om alles te weten te komen over de klantenlisting.

Wat is een klantenlisting?

Een klantenlisting is een lijst die elke btw-plichtige onderneming jaarlijks moet indienen bij de FOD Financiën. De lijst bestaat uit bijna alle Belgische btw-plichtige klanten waarvoor een onderneming het jaar daarvoor prestaties heeft geleverd. Andere benamingen voor klantenlisting zijn btw-listing of lijst met belastingplichtige afnemers.

Een klantenlisting bestaat uit de klanten, welke leveringen zijn uitgevoerd, en hoeveel btw is aangerekend.

Wie moet een btw-listing indienen?

Elke ondernemer met een onderneming die btw-plichtig is. Ben je een gemengde of gedeeltelijke belastingplichtige? Ook dan is het indienen van een klantenlisting verplicht. In dit geval vermeld je enken de niet-vrijgestelde handelingen in de lijst.

De enige uitzondering voor het invullen van een klantenlisting zijn ondernemingen met een zogenaamde nihil-listing die onder het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen vallen.

Welke klanten opnemen in de klantenlisting?

Een klantenlisting is dus een lijst van alle Belgische btw-plichtige klanten waarvoor een onderneming het jaar daarvoor prestaties heeft geleverd. Of toch bijna alle klanten, want uiteraard zijn er ook enkele uitzonderingen.

Klanten met een Belgisch btw-nummer, maar waarvan de totale jaarlijkse omzet minder dan 250 euro (excl. btw) bedraagt, hoeven niet op de lijst vermeld te worden.

Ook vrije beroepen en particulieren die enkel van btw vrijgestelde handelingen uitvoeren, moet je niet vermelden.

Ten slotte is het niet nodig om handelingen die vrijgesteld zijn van btw op te nemen in de btw-listing. Dit zijn bijvoorbeeld lidgelden van vzw's, verhuur van onroerende goederen, of medische prestaties.

Iets dat vaak vergeten wordt is dat buitenlandse klanten met een Belgisch btw-nummer wél in de klantenlisting opgenomen moeten worden, of toch voor (het gedeelte van) de prestaties die je verricht voor het Belgische btw-nummer.

Wat is een nihil-klantenlisting?

Een nihil-klantenlisting is een lege klantenlijst. Dit kan voorkomen wanneer je onderneming enkel prestaties verricht voor klanten die geen Belgisch btw-nummer hebben en/of die klanten wel een Belgisch btw-nummer hebben, maar de totale omzet per klant minder dan 250 euro is.

Een nihil-listing vul je in door in de vakken "totaal omzet" en "totaal btw" het bedrag 0,00 in te vullen. Je geeft deze nihil-listing aan in de laatste periodieke btw-aangifte van het desbetreffende jaar.

Is het mogelijk een negatief bedrag in te vullen en hoe doe ik dat?

Het is mogelijk om een negatief bedrag in te vullen op je jaarlijkse klantenlisting. Dit kan zo zijn in het geval van een kredietnota. Wanneer dit voorkomt, schrijf je gewoon een minteken voor het bedrag in het daartoe voorziene vak.

Ben ik verplicht de klantenlisting elektronisch in te dienen?

Wanneer je onderneming periodieke btw aangiften indient of lid is van een groter geheel dat periodieke btw aangiften indient, dan is het verplicht om de klantenlisting elektronisch in te dienen. De elektronische indiening verloopt via de Intervat-toepassing.

Wanneer ben je dan niet verplicht om de klantenlisting elektronisch in te dienen? Als je onderworpen bent aan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen of bijzondere landbouwregeling. Als je je periodieke btw-aangiften op papier indient, dan kan de klantenlisting indienen ook op dezelfde manier. Je moet dan een formulier aanvragen en ingevuld indienen bij het scanningcentrum.

Wanneer is de deadline?

De deadline voor het indienen van de klantenlisting van het vorige kalenderjaar is 31 maart. Ben je te laat? Boetes voor een laattijdige indiening kunnen oplopen tot 3.000 euro.

Wanneer een ondernemer zijn zelfstandige activiteit stopzet, dan is het verplicht om binnen de drie maanden na het vervallen van de btw-plicht voor de laatste keer een klantenlisting in te dienen. Ter herinnering: de btw-plicht vervalt wanneer een onderneming uit het KBO wordt geschrapt.

Conclusie

De jaarlijkse klantenlisting is een lijst met alle klanten met een Belgisch btw-nummer aan wie tijdens het vorige kalenderjaar prestaties zijn geleverd. Uitzonderingen zijn klanten waarvan de jaarlijkse omzet per klant minder dan 250 euro is en particulieren of vrije beroepen die enkel van btw-vrijgestelde handelingen uitvoeren.

Elke btw-plichtige onderneming moet een klantenlisting indiening, tenzij je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt én een nihil-listing hebt. Een nihil-listing is een lege listing met een totaal bedrag van 0,00 euro.

Bij het stopzetten van de zelfstandige activiteit, moet je binnen de drie maanden na het schrappen van je onderneming uit het KBO, een laatste klantenlisting indienen. Een klantenlisting indienen is meestal verplicht elektronisch, maar kan onder bepaalde voorwaarden ook nog op papier.