De kmo-portefeuille: een concrete gids over wat, voor wie en hoe

Wanneer je medewerkers hebt die je vragen of ze een opleiding mogen genieten of je wilt je eigen onderneming verbeteren met specifieke kennis, dan is het nuttig te kijken of er subsidies bestaan waarvan je kunt genieten. En het goede nieuws is dat er effectief zoiets bestaat, namelijk de kmo-portefeuille.

Wat is de kmo-portefeuille?

De kmo-portefeuille is een subsidiemaatregel, door de Vlaamse overheid uitgegeven, waarmee zelfstandigen en vrije beroepen een subsidie of financiële tegemoetkoming krijgen wanneer ze een opleiding en advies aankopen bij een geregistreerde dienstverlener.

De procedure is relatief eenvoudig, namelijk gewoon online aanmelden met je elektronische identiteitskaart, een aanvraag indienen en, bij goedkeuring, kun je een bedrag storten in je (elektronische) kmo-portefeuille. De overheid zal dan dat bedrag aanvullen met subsidies waarmee je de dienstverlener kunt betalen voor de geleverde diensten of de geleverde opleiding.

Hervorming 2023

Sinds januari 2023 is het toepassingsgebied van de kmo-portefeuille beperkt tot een aantal toekomstgerichte thema's. Vanaf nu kan je enkel steun krijgen wanneer de opleiding of het advies binnen minstens een van deze thema’s valt. De thema’s zijn als volgt:

• Bedrijfsstrategie: hoe kan jouw onderneming haar strategische bedrijfsdoelstellingen bereiken? 
• Beroepsspecifieke competenties: theoretische en praktische kennis en vaardigheden die nodig zijn om binnen een specifiek vaktechnisch gebied de kerntaken van een functie of beroep uit te oefenen. 
• Digitalisering: alles wat te maken heeft met digitale technologieën, innovaties en data die kunnen leiden tot nieuwe activiteiten of wijzigingen in bestaande activiteiten op het gebied van hardware, software, onlinetoepassingen en cybersecurity. 
• Duurzaamheid: alles wat binnen een economisch systeem tot efficiënter gebruik van producten, onderdelen en grondstoffen met respect voor maatschappij en milieu leidt. 
• Financiële geletterdheid: financiële en boekhoudkundige kennis die noodzakelijk is voor elke onderneming. 
• Innovatie: nieuwe technieken of inzichten die een antwoord bieden op specifieke technologisch kennisvragen over een product, proces of dienst. 
• Internationalisering: alles wat nodig is om het internationaal ondernemen van Vlaamse ondernemingen te stimuleren, ondersteunen en bevorderen. 
• Personeelsmanagement: personeelsbeleid gericht op kmo’s met betrekking tot minstens een van de volgende topics: arbeidsorganisatie en bedrijfsprocessen, competentiebeleid, diversiteit- en non-discriminatiebeleid, personeelsplanning of sociale wetgeving. 

Bovenstaande thema’s kunnen natuurlijk erg breed geïnterpreteerd worden. De uitzondering daarop is het thema beroepsspecifieke competenties. Voor dit thema bestaat een lijst van diensten en alleen adviezen en opleidingen op deze lijst komen in aanmerking voor een subsidie. De lijst bestaat uit diensten die betrekking hebben tot knelpuntberoepen, STEM-opleidingen en Zorg STEM-opleidingen, diensten die inspelen op een toekomstig sectoraal tekort en diensten die leiden tot een attest of certificaat dat in België verplicht is voor het uitoefenen van een beroep. 

Naast het invoeren van thema’s, is ook een kwaliteitskamer opgericht. De kwaliteitskamer waakt over de inhoudelijke kwaliteit van de gesubsidieerde opleidingen en adviezen binnen de kmo-portefeuille. De kamer bestaat uit experten op het vlak van ondernemerschap die actief bezig zijn met de kennisnoden van kmo’s.

De voorwaarden voor het aanvragen van de kmo-portefeuille

Alleen voor kleine ondernemingen en zelfstandigen

In feite kunnen alleen kmo's, eenmanszaken, vrije beroepen (zoals bijvoorbeeld accountants, advocaten en artsen), zelfstandigen en zelfstandigen in bijberoep gebruik maken van de kmo portefeuille voor advies of opleidingen. Dit houdt in dat grote besloten vennootschappen of NV's deze steunmaatregel niet kunnen gebruiken.

De concrete voorwaarden

De volgende voorwaarden zijn van toepassing vooraleer je kunt gebruikmaken van de kmo-portefeuille:

• De samenwerking moet gebeuren met een geregistreerde dienstverlener.

• De onderneming die de aanvraag doet moet tot de privésector behoren. Dit is wanneer het aandeel van de overheid kleiner is dan 25%.

• De onderneming heeft een aanvaardbare hoofdactiviteit

• De exploitatiezetel (i.e. elke activiteitencentrum of vestiging met een bepaalde stabiliteit) van de onderneming moet in het Vlaamse Gewest gelegen zijn.

• De kmo moet qua omzet en aantal werknemers voldoen aan de Europese kmo definitie. De Europese definitie is afhankelijk van drie elementen, namelijk
  a) het aantal werknemers,
  b) het balanstotaal of het omzetcijfer, en
  c) de zelfstandigheid: niet meer dan één vierde van de onderneming mag in handen zijn van een onderneming die niet aan de kmo definitie voldoet.

  Concreet gelden volgende elementen waaraan voldaan moet zijn:

  1. minder dan 250 medewerkers in dienst hebben.

  2. een jaaromzet draaien van minder dan 50 miljoen euro of een jaarlijks balanstotaal hebben van minder dan 43 miljoen euro.

  3. niet meer dan 25% van de aandelen mogen in handen zijn van een onderneming die niet aan voormelde voorwaarden voldoet.

• De onderneming moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) op het moment dat de opleiding of het advies start.

• De onderneming moet in orde zijn volgens de regelgeving in het Vlaams Gewest. Dit betekent dat je bijvoorbeeld geen achterstallige RSZ-schulden mag hebben.

• Je onderneming moet een nacebel-code hebben die opgenomen is in de bijlage van het ministerieel besluit van 26 februari 2016. Deze code geeft weer welke hoofdactiviteit je onderneming heeft waar 'hoofdactiviteit' die activiteit is die zorgt voor de meeste omzet.

• het project waarvoor je de kmo portefeuille wil aanwenden moet voornamelijk gericht zijn op het verbeteren van het huidige of toekomstige bedrijfsfunctioneren.

Noteer dat een dubbele subsidiëring niet toegelaten is. Dit betekent dat wanneer je onderneming reeds subsidies kreeg voor opleidingen en diensten, je niet nogmaals kunt genieten van deze extra subsidie. Toch is het zo dat de tussenkomst in het loon van de cursist gecombineerd kan worden via de kmo portefeuille. Een voorbeeld hiervan is een tussenkomst in het Vlaams opleidingsverlof.

Een ander feit waar je mee moet rekening houden is dat sommige (al dan niet kleine) ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid ook geen subsidie kunnen genieten via de kmo-portefeuille.

Concreet gaat het dan over verenigingen van mede-eigenaars, feitelijke verenigingen, stille handelsvennootschappen, maatschappen en tijdelijke handelsvennootschappen.

De Procedure voor het aanvragen van de kmo-portefeuille

Via deze website kan je de kmo-portefeuille aanvragen. Hier klik je op de 'Aanvragen' knop om je aan te melden als ondernemer.

Na het aanmelden kom je in het ondernemingsloket terecht en je kunt gemakkelijk rechts onderaan klikken op de groene knop om de aanvraag te starten.

Zorgen dat je voldoende rechten krijgt

Wil je de kmo-portefeuille aanvragen voor de eerste keer, dan moet je onderneming daarvoor de nodige rechten ontvangen. Concreet hebben we drie gevallen:

• Je bent reeds als wettelijke vertegenwoordiger gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en je wilt nu zelf de aanvragen in de kmo portefeuille beheren. In dit geval heb je de nodige rechten en kun je de aanvraag onmiddellijk starten.

• Je bent een medewerker en je wilt de aanvragen beheren. In dat geval moet er iemand van je onderneming, bijvoorbeeld je hiërarchisch verantwoordelijke, zich laten aanduiden als hooftoegangsbeheerder in het Beheer der Toegangsbeheerders (BTB). Deze persoon zal dan aan jouw de rechten moeten geven om aanvragen in de kmo portefeuille te beheren.

• Ben je als wettelijk vertegenwoordiger gekend in het KBO maar je wenst zelf niet de aanvragen te beheren in de kmo portefeuille, dan kun je een werknemer het recht geven om de aanvragen te beheren.

  Wanneer weet je nu als je een aanvraag kunt doen? Erg eenvoudig: wanneer je onderneming geregistreerd is in het KBO maar de status staat op 'nog niet actief', dan kan je nog geen financiële steun aanvragen.

  Staat je status wél op actief, dan kun je een aanvraag indienen zelfs voor een opleiding die je reeds startte vooraleer de onderneming op actief stond. Je moet hier wel de 14-dagen termijn respecteren.

De subsidie aanvragen

De volgende stappen moet je volgen wanneer je de subsidie wenst aan te vragen:

1. Sluit een overeenkomst of inschrijving af met een aanbieder voor een advies of een opleiding.

2. Dien je subsidieaanvraag online in. Je kan dit doen tot 14 kalenderdagen na de startdatum van de geleverde prestaties. Je moet in feite de dienstverlener niet op de hoogte brengen van de aanvraag want hij/zij wordt via mail hiervan verwittigd.

3. De aanvraag wordt automatisch bevestigd en de dienstverlener moet het niet langer goedkeuren. Hij/zij moet er wel op blijven toezien dat de steunaanvraag voldoet aan de voorwaarden van de kmo portefeuille want wanneer dit niet langer het geval is, dan moet hij/ zij in feite de steunaanvraag weigeren.

4. Na de aanvraag krijg je onmiddellijk de gegevens om je eigen aandeel in de kosten te storten in je elektronische kmo portefeuille. Je hebt hiervoor één maand de tijd.

5. Zodra je storting ontvangen is, zal de overheid de subsidie in je portefeuille starten.

6. Wanneer het bedrag gestart is, kun je de dienstverlener betalen met je elektronische kmo portefeuille. Hou er wel mee rekening dat het tot 14 kalenderdagen kan duren vooraleer de betaling effectief uitgevoerd is. Wanneer je dienstverlener in het buitenland gevestigd is, moet je er op rekenen dat het zelfs langer kan duren. Je mag de factuur dus niet rechtstreeks betalen.

Welk bedrag kan ik aanvragen?

Een steunplafond

Vlaams belastinggeld is jammergenoeg niet onuitputtelijk. Daarom zijn er ook steunplafonds ingebouwd. Hoeveel steun je kunt krijgen is afhankelijk van hoe groot je onderneming is.

Concreet is het zo dat kleine ondernemingen 30% steun krijgen voor opleiding en advies binnen een steunplafond van 7.500 euro. Een kleine onderneming heeft minder dan 50 medewerkers, een jaaromzet van minder dan 10 miljoen euro of een jaarlijks balanstotaal van minder dan 10 miljoen euro.

Middelgrote ondernemingen krijgen een steunpercentage van 20% voor opleiding en advies binnen het jaarlijks steunplafond van 7.500 euro. Een middelgrote onderneming wordt omschreven als minder dan 250 medewerkers, een jaaromzet tot 50 miljoen euro of een jaarlijks balanstotaal van minder dan 43 miljoen euro

Een minimumbedrag

Net zoals er ook een steunplafond bestaat, bestaat er ook een minimum. De aanvaardbare kostprijs van een opleiding moet 100 euro bedragen, exclusief btw. Het heeft dus geen zin om een steunmaatregel te gaan vragen voor bijvoorbeeld 20 euro. De aanvaardbare kostprijs van advies is dan weer 500 euro, exclusief btw.

De verplaatsingskosten en cateringkosten

Wat dan met verplaatsingskosten naar de opleiding of de verlener van advies alsook cateringkosten? Deze kosten zijn aanvaardbaar als kost via de kmo portefeuille voor zover ze in een functionele relatie staan met de opleiding.

Noteer wel dat cateringkosten beperkt zijn tot 25 euro per dag per persoon. Concreet is het dus zo dat wanneer je de auto neemt naar de dienstverlener en daar over de middag een maaltijd eet, je dit mag in rekening nemen. In een driesterrenrestaurant gaan eten met de lesgever zit er dus niet in.

Kosten voor cursusmateriaal

De kosten voor cursusmateriaal komen in aanmerking voor kmo portefeuille wanneer het materiaal uitsluitend wordt gebruikt voor de opleiding. Handboeken, werkboeken, folders, etc. zijn dus allemaal goed als je het niet gebruikt voor andere doeleinden dan de opleiding.

Exclusief btw

Je kunt wel zelf kiezen of je het bedrag van de kmo portefeuille inzet voor opleiding, voor advies, of voor een combinatie van beide. Noteer ook dat de Vlaamse overheid kijkt naar alle kosten exclusief btw. Dit betekent dat je zelf het btw bedrag zult moeten betalen aan de dienstverlener.

Een hogere tussenkomst bij steun voor cybersecurity opleidingen of advies

Sinds corona, en zelfs al eerder, zijn cyberaanvallen niet langer weg te denken. Daarom zorgde de overheid dat je een verhoogde financiële steun krijgt voor cybersecurity opleidingen of advies.

Je kan dus als kleine of middelgrote onderneming voor beperkte cybersecurity trajecten een hoger steunpercentage krijgen: als kleine onderneming geniet je van een hogere tussenkomst van 45%, terwijl middelgrote ondernemingen 35% mogen opnemen.

Het absolute steunplafond van 7.500 euro blijft wel behouden.

Conclusie

De kmo-portefeuille is een handige steunmaatregel van de Vlaamse Overheid om tegemoet te komen in de kosten van opleidingen en advies.

De procedure is relatief eenvoudig maar je moet zeker weten dat je aan de voorwaarden voldoet en bovendien is er ook nog een steunplafond dus je zult nooit alle kosten zomaar terugbetaald krijgen. Toch helpen alle beetjes en wanneer je wenst te groeien in je job, is het vaak van belang om voldoende opleidingen te volgen.

Dus bekijk zeker of dit van toepassing is op jouw favoriete trajecten en mogelijks geniet je binnenkort van die extra subsidie.