Kosten eigen aan de werkgever: fiscaal voordelig voor werknemer en werkgever

Een werkgever of vennootschap is verplicht om de benodigde middelen en materialen van ter beschikking te stellen aan zijn werknemers of bedrijfsleider. Wanneer werknemers in het kader van hun werk kosten maken, dan moeten deze ook terugbetaald worden. Deze kosten zijn namelijk ten laste van de werkgever. Lees hier verder over hoe de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever precies in elkaar zit en waarom deze onkostenvergoeding fiscaal voordelig is voor werknemer en werkgever.

Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die een werknemer maakt, maar die eigenlijk ten laste van de werkgever zijn. Deze kosten worden dan ook vaak onkostenvergoedingen genoemd. De gemaakte kosten moeten uiteraard wel rechtstreeks gerelateerd zijn aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Typische voorbeelden van kosten eigen aan de werkgever zijn verplaatsingskosten, parkeerkosten, gsm-kosten, restaurantkosten en overnachtingen in functie van een werkopdracht.

Gezien de werknemer deze kosten maakt tijdens het uitvoeren van zijn arbeidsovereenkomst, moet de werkgever deze kosten terugbetalen. De terugbetalingen wordt niet als loon beschouwd en kan volgens drie manieren:

• Terugbetaling werkelijke en bewezen kosten: wanneer de werknemer bewijsstukken kan voorleggen van de gemaakte kosten, kan de werkgever de effectieve kost terugbetalen. Voorbeelden zijn parkeertickets, btw-bonnetjes en facturen.

• Forfaitaire onkostenvergoeding vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen: deze onkostenvergoeding is gebaseerd op een door de fiscus voorziene forfaitaire raming. Voorbeelden zijn een vaste kilometervergoeding voor verplaatsingen met de eigen wagen.

• Forfaitaire onkostenvergoeding niet vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen: deze forfait is niet gebaseerd op een raming van de fiscus. De werkgever bepaalt dan zelf het bedrag van de forfaitaire vergoeding. Een typisch voorbeeld van dit soort forfaitaire vergoedingen zijn representatiekosten. De werkgever moet het gekozen bedrag wel kunnen verantwoorden met bewijsstukken.

Terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever zijn zowel voor werknemer als werkgever fiscaal interessant. Onkostenvergoedingen vormen namelijk een aftrekbare beroepskost voor de werkgever of de vennootschap en zijn daarmee niet belastbaar in de personenbelasting van de werknemer of bedrijfsleider. Als voorwaarden moeten de kosten wel opgenomen worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider. Daarnaast moet de terugbetaling ook binnen de aard van de kosten liggen. Zeer dure bureaustoelen of design bureaulampen vallen hier niet onder.

Wat zijn ernstige normen?

Kosten eigen aan de werkgever kunnen terugbetaald worden op basis van werkelijke kosten of op forfaitaire basis. De terugbetaling van forfaitaire vergoedingen is daarbij overeenkomstig ernstige normen.

Ernstige normen zijn bijvoorbeeld de forfaitaire vergoedingen die de overheid toekent aan ambtenaren en die ook in de privésector gelden. Kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen en binnenlandse en buitenlandse dienstreizen vallen onder dit soort forfaitaire vergoedingen.

Daarnaast is ook de forfaitaire thuiswerkvergoeding overeenkomstig ernstige normen, alsook forfaitaire terugbetaling van onkosten die aanvaard zijn op basis van een fiscale ruling.

Ten slotte is een kostenvergoeding waarvan het bedrag forfaitair door de werkgever is vastgesteld op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven ook een ernstige norm. De werkgever moet het gehanteerde forfait dus op basis van bewijsstukken kunnen verantwoorden.

Verantwoording van onkosten: ficheplicht

Om de uitbetaalde kosten eigen aan de werknemer in te dienen als aftrekbare beroepskost, moet de werkgever of de vennootschap deze kosten melden aan de fiscus. De melding houdt in dat de werkgever of de vennootschap jaarlijks fiche 281.10 (werknemers) of fiche 281.10 (bedrijfsleiders) invult met vermelding van welke type terugbetalingen plaatsvonden.

Gewijzigde rapportering vanaf inkomstenjaar 2021

In het inkomstenjaar 2021 (aanslagjaar 2022) blijft de meldingsplicht op de fiscale fiche inhoudelijk ongewijzigd. Wel verandert de opmaak van de fiche. Zo zal per type vergoeding een nieuwe lijn weergegeven worden in plaats van één lijn voor de drie categorieën.

Ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2022

Vanaf inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) geldt een ruimere rapportering voor alle bovengenoemde onkostenvergoedingen. De meldingsplicht op de fiscale fiche blijft dus bestaan en vanaf dan is de werkgever of de vennootschap verplicht om voor elk type onkostenvergoeding het totale bedrag te vermelden.

De ruimere ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2022 geldt voor onkostenvergoedingen die uitbetaald worden op en na 1 januari 2022 en dit voor alle soorten onkostenvergoedingen voor zowel werknemers als bedrijfsleiders. De uitzondering is een betaling van een voorschot waarbij een werknemer met zijn privérekening een factuur op naam van de werkgever betaalt. De onkostenvergoeding van een voorschot moet niet verantwoord worden op de fiscale fiche.

Wanneer bovenstaande nieuwe ficheverplichting niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot een sanctie. De sanctie kan bestaan uit niet-aftrekbaarheid van de beroepskost en/of een administratieve geldboete.

Door de overheid vastgestelde forfaitaire bedragen

De overheid heeft voor enkele soorten kosten eigen aan de werkgever forfaitaire bedragen vastgesteld. Als werkgever kan je voor deze forfaitaire kosten geen hogere kosten terugbetalen dan het vastgelegde bedrag. Doe je dat toch, dan zal het verschil tussen de terugbetaling en het wettelijk forfait als een belastbare bezoldiging gezien worden.

Kilometervergoeding voor dienstverplaatsing met de eigen wagen

De vergoeding voor werkverplaatsingen met de eigen wagen wordt door de overheid elk jaar opnieuw vastgesteld.

Forfaitaire vergoeding voor thuiswerk

Wanneer werknemers of bedrijfsleiders minstens één werkdag per week thuiswerken, kan een bureauvergoeding uitgekeerd worden. De bureauvergoeding bedraagt (vanaf 1 december 2022) 145,81 euro per maand. De bureauvergoeding is ook vrijgesteld van RSZ-bijdrage.

Onkostenvergoeding voor het professioneel gebruik van privémateriaal

De vergoeding voor het professioneel gebruik van een privélaptop kan enkel uitbetaald worden als de werknemers beschikken over een privélaptop die voor professionele doeleinden gebruikt wordt én wanneer de werkgever geen laptop ter beschikking stelt aan de werknemers. Het maximale bedrag is 20 euro per maand.

Daarnaast kan ook een onkostenvergoeding voor het beroepsmatig gebruik van een privé internetaansluiting en -abonnement toegekend worden. Het bedrag voor deze forfaitaire onkostenvergoeding is maximum 20 euro per maand. Bovenstaande forfaits zijn de zogenaamde bijkomende kostenvergoedingen die naast de bureauvergoeding onderdeel uitmaken van de vergoeding voor thuiswerk.

Terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken

Wanneer geen gebruik gemaakt wordt van een forfait, dan gebeurt de terugbetaling van de kosten op basis van bewijsstukken. Voorbeelden van bewijsstukken zijn btw-bonnetjes, facturen of kassatickets. Dit is de veiligste en meest correcte manier van terugbetaling, maar vereist wel meer administratie en opvolging.

De terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken dient natuurlijk wel binnen de aard van de kosten te liggen. Een dure bureaustoel of designerbureaulamp zal daarom slechts gedeeltelijk als onkostenvergoeding betaald worden. De excessen worden dan als onredelijk beschouwd en zijn belastbaar als voordeel van alle aard.

Hoe vermeld je kosten eigen aan de werkgever?

Wanneer een werkgever of een vennootschap een vergoedingen betaalt aan zijn werkgever of bedrijfsleider, dan is de werkgever of de vennootschap verplicht deze te melden in de fiscale fiches van het betrokken inkomstenjaar.

Alle onkosten betaald vanaf 1 januari 2022 moeten op de fiscale fiche vermeld worden. Het vermelden van de terugbetaalde onkosten gebeurt in fiche 281.10 (werknemers) en fiche 281.20 (bedrijfsleider).

Conclusie

Kosten eigen aan de werkgever, ook wel onkostenvergoeding, zijn kosten die werknemers of een bedrijfsleider maakt in het kader van zijn arbeidsovereenkomst. De werkgever of de vennootschap moet deze kosten dan vergoeden. Een onkostenvergoeding kan betaald worden op basis van de effectieve kosten (met bewijsstukken) of als forfait. De terugbetaling van onkosten zijn niet belastbaar in de personenbelasting, aftrekbaar als beroepskost en er is geen RSZ-bijdrage van toepassing. Wel geldt er een meldingsplicht, namelijk in de fiscale fiche 281.10 of fiche 281.20.