Artikel

Zijn de kosten van inrichting van mijn winkel of kantoor fiscaal aftrekbaar?

Artikel | Sep 21, 2018

Geschreven door


Debora Bielen van No Nonsense Design creëert voor haar klanten een visuele identiteit waarbij ze (grafische) vormgeving doortrekt in haar interieurontwerpen en vice versa.
Zij legde mij een vraag voor die haar klanten haar vaak stellen: zijn de kosten van kantoor- of winkelinrichting fiscaal aftrekbaar.
Ik kroop met plezier in mijn pen om hierover voor haar een gastblog te schrijven. 
Ook nieuwsgierig naar het antwoord? Lees dan snel verder!   


Om deze vraag te beantwoorden moeten we een onderscheid maken tussen de aftrekbaarheid van de kosten zelf en de terugvorderbaarheid van de BTW op deze kosten.  


Algemeen: Welke kosten zijn aftrekbaar?

Die vraag wordt beantwoord in het wetboek inkomstenbelastingen*.
Vrij vertaald staat daar dat alle kosten die je maakt om beroepsinkomsten te verkrijgen of te behouden, aftrekbaar zijn. Dit betekent dat deze kosten mogen afgetrokken worden van die inkomsten om de winst te bepalen waarop je belastingen moet betalen.  Meer aftrekbare kosten betekent minder winst en dus minder belastingen.
Dat betekent dus dat je alle kosten mag inbrengen die je maakt voor je zaak, máár je moet ze wel kunnen bewijzen. Dit kan aan de hand van facturen of eventueel andere bewijsstukken. ‘In het zwart’ betaalde kosten voldoen hier dus niet aan.
Voor de verbouwing of inrichting van je kantoor gaat het dan over de kosten gemaakt door aannemers, je interieurarchitect, aankoop van meubilair, decoratie enz.
Wel oppassen: gebruik je je kantoor ook privé, hetgeen kan vermoed worden als jouw kantoor onderdeel uitmaakt van een privé woning, dan kan enkel het gedeelte dat je ‘beroepsmatig’ gebruikt fiscaal worden ingebracht. Je zal dan moeten bepalen hoeveel het privégebruik van je kantoor bedraagt, en welk percentage het beroepsmatig gebruik is.
De aftrekbaarheid van de kosten voor beroepsdoeleinden zorgt er voor dat je belastingfactuur lager zal uitvallen. Hoeveel belastingen je bespaart hangt dan weer af van het belastingtarief waaronder je valt in de personenbelasting of in de vennootschapsbelasting.
 

Wanneer zijn de kosten van inrichting van winkel en kantoor aftrekbaar?

Niet alle kosten van de inrichting zullen mogen worden afgetrokken van je inkomsten in het jaar waarin de inrichting gebeurd is. De grootste kosten i.v.m. de nieuwe inrichting maak je niet ieder jaar: de inrichting zal een aantal jaren moeten meegaan.  
Je zal deze kosten dus gaan ‘afschrijven’. Dit betekent dat de kosten de komende jaren telkens  voor een stukje zullen mogen worden afgetrokken van de inkomsten van dat jaar. Over hoeveel jaar je deze kosten mag spreiden, ook wel de afschrijvingstermijn genoemd, bepaal je in principe zelf: hoe lang zal deze inrichting meegaan en/of tegen wanneer denk je de inrichting opnieuw te moeten vernieuwen?
De fiscus heeft hiervoor zelf ook wel richtlijnen: voor winkel- en kantoorinrichting bedraagt de wettelijk afschrijvingstermijn 10 jaar. Kan je echter aantonen dat je sneller je inrichting moet vernieuwen, dan mag je de afschrijvingstermijn inkorten.
De kleinere aankopen, bijv. de aankoop van klein kantoormateriaal, vuilbakken, kleinere decoratie-elementen e.d. hoeven niet te worden afgeschreven. Die mag je volledig ten laste nemen van het jaar van uitgave.
 

Hoe zit het met de aftrek van de BTW over deze kosten?

De regels voor het terugvorderen van BTW lopen niet helemaal parallel aan deze voor de aftrekbaarheid van de kosten zelf.
Maar de hoofdregel is wel dezelfde: je mag de BTW die betaald wordt aan leveranciers over de kosten die je maakt voor je zaak volledig terugvorderen. Is er sprake van ‘gemengd’ gebruik, privé én professioneel, dan is de aftrek ook hier beperkt tot het professionele gedeelte.
De BTW is terugvorderbaar vanaf het moment dat je de factuur ontvangt, ook over de investeringen die je zal afschrijven. Voor deze laatste geldt wel dat je deze minstens 5 jaar professioneel moet blijven gebruiken. Doe je dat niet, dan moet de teruggevorderde BTW alsnog pro rata aan de staat worden teruggestort. Voor gebouwen geldt zelfs een herzieningstermijn van 15 jaar.
 

Wordt er op verbouwingswerken altijd BTW aangerekend?

Nee, voor sommige werken, de werken in onroerende staat, mag de aannemer jou geen BTW aanrekenen als je zelf ook BTW-plichtige bent. Het gaat hier bijvoorbeeld over het leveren en plaatsen van inbouwkasten en inbouwspots of verfwerken. De aannemer zal jou geen BTW aanrekenen maar op de factuur de vermelding ‘BTW medecontractant’ opnemen.
Men denkt dan wel eens dat er over deze werken geen BTW moet betaald worden, maar dat klopt niet. Het betekent alleen dat je de BTW niet aan je aannemer moet betalen, maar rechtstreeks aan de staat. Dat wordt geregeld via je BTW-aangifte: jouw boekhouder zal daar rekening mee houden als de factuur voor BTW-doeleinden wordt ingeboekt.
Dit verandert niets aan de aftrekbaarheid van de BTW voor het beroepsmatige gedeelte.
Het voordeel van dit systeem is dat je niet eerst 21% BTW aan je aannemer moet betalen, om die dan pas later via de BTW-aangifte te kunnen terugvorderen. Betalen én terugvorderen van de BTW gebeurt gelijktijdig via de aangifte. Een verademing voor je cashflow in tijden van grote uitgaven!


Hoe ziet jouw totale kostenplaatje er uit?

Welk belastingvoordeel de (her)inrichting van je kantoor jou precies zal opleveren bekijk je best even samen met je boekhouder. Ieder (fiscaal) dossier is anders. Je boekhouder kent jóuw dossier en kan je hierin dus het best adviseren.


In ’t kort

Alle kosten die je maakt voor de inrichting van een kantoor dat je beroepsmatig gebruikt, zijn in principe aftrekbaar.  De BTW over deze kosten is terugvorderbaar.
De ‘grotere’ investeringskosten zullen echter worden afgeschreven, zodat ze in stukjes, gespreid over meerdere jaren, ten laste van je inkomsten zullen worden gelegd. Bij gevolg wordt ook het belastingvoordeel dat je daaruit haalt, gespreid in de tijd.
Vraag aan je boekhouder om voor jou na te rekenen hoe het kostenplaatje voor jouw zaak er precies zal uitzien.
 
* Voor diegenen die het willen nalezen: art. 49 van het WIB 92.
 
 


1461 views