Terug naar alle artikels

De Maatschappelijke zetel: een antwoord op al je vragen

FAQs

Aug 18 . 15 min leestijd

Je maatschappelijke zetel? Als je zelfstandig wordt, moet je een officieel adres kiezen voor je nieuwe zaak. Hoe zit dat juist? Dit artikel geeft een antwoord op alle vragen die je kan hebben over de maatschappelijke zetel, de werkelijke zetel, praktische zaken zoals verplaatsingen en vooral waar moet je voor oppassen bij het instellen van je maatschappelijke zetel.

Inhoudsopgave:

Wat is een maatschappelijke zetel?

De maatschappelijke zetel, ook wel statutaire zetel genaamd, is het juridisch officiële adres van een bedrijf. Op dit adres voert je bedrijf de dagdagelijkse administratieve taken en wordt de centrale boekhouding bijgehouden.

De locatie van de maatschappelijke zetel is van belang voor het bepalen van de rechten en plichten van een onderneming. Ook is dit de plek waar alle officiële briefwisseling toekomt.

De maatschappelijke zetel van een bedrijf is opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen. In het geval van een vennootschap wordt de maatschappelijke zetel geregistreerd in de statuten en wordt deze gepubliceerd in het Belgisch staatsblad.

Wat is de werkelijke zetel?

Sinds 1 januari 2020 is het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) toepasselijk op alle vennootschappen en verenigingen, ook degene die voor deze datum zijn opgericht. Het WVV heeft heel wat veranderingen met zich meegebracht, onder andere de introductie van de statutaire zetel.

De werkelijke zetel slaat op de plaats waar de activiteiten van de rechtspersoon uitgevoerd worden en wordt soms ook vestigingsadres genoemd. Een bedrijf kan dus perfect op verschillende plaatsen activiteiten uitoefenen. Onder het vorige vennootschapsrecht vielen alle vennootschappen die in het buitenland waren opgericht maar hun werkelijke zetel in België hadden ook onder het Belgische vennootschapsrecht.

Buitenlandse ondernemingen

Dit was echter niet zo interessant voor buitenlandse ondernemingen en de reden waarom het WVV overstapte naar de statutaire zetel. Deze wijziging heeft als gevolg dat ondernemingen die een werkelijke zetel in België hebben maar een maatschappelijke zetel in het buitenland niet meer onder het Belgische vennootschapsrecht vallen.

Omgekeerd geldt deze regel natuurlijk ook: vennootschappen met een maatschappelijke zetel in België maar met werkelijke zetels in het buitenland vallen nog steeds onder het Belgische vennootschapsrecht.

Waarom is er een onderscheid tussen een maatschappelijke en werkelijke zetel?

Een maatschappelijke zetel is de plek waar een zaak is opgericht en waar zich het administratieve centrum bevindt. De werkelijke zetel is waar het effectieve werk wordt uitgevoerd. Bij eenmanszaken en kleine ondernemingen is de maatschappelijke zetel vaak gelijk aan de werkelijke zetel. Grote, internationale ondernemingen hebben echter vaak meerdere vestigingen in verschillende landen. De vraag rijst dan, welk land mag belastingen heffen op de inkomsten van deze internationale organisaties? Of stel dat een Belgisch bedrijf meerdere werkelijke zetels heeft in verschillende gemeenten, welke gemeente mag dan belastingen innen?

Om deze vraag op te lossen is het verschil tussen de maatschappelijke zetel en de werkelijke zetel in het leven geroepen. Een bedrijf met een maatschappelijke zetel in België valt onder de Belgische belastingwetgeving en het Belgische vennootschapsrecht. Een bedrijf met verschillende vestigingseenheden in België, maar met een maatschappelijke zetel in Nederland valt onder de Nederlandse belastingwetgeving en het Nederlandse vennootschapsrecht.

Althans, dat is de theorie. Als we deze redenering eenzijdig volgen wordt meteen duidelijk waarom "postbusvennootschappen" zo interessant zijn in landen waarin weinig of geen belastingen van toepassing zijn. Om fiscale fraude te vermijden gaat de fiscus voor belastingdoeleinden dan ook kijken naar de werkelijke zetel van een bedrijf. Door deze werkwijze te hanteren ontstaat er dus een belangrijk verschil tussen de juridische werkelijkheid (onder welk vennootschapsrecht een onderneming valt) en de fiscale werkelijkheid (onder welke belastingwetgeving een bedrijf valt).

maatschappelijke zetel postbusvennootschappen

Heeft een eenmanszaak een maatschappelijke zetel?

Een eenmanszaak heeft ook een maatschappelijke zetel. Hier is de maatschappelijke zetel simpelweg het officiële adres van de zaakvoerder.

Je domicilie veranderen

Als bij een eenmanszaak de maatschappelijke zetel gevestigd is op het officiële woonadres van de zaakvoerder, betekent dit ook dat de maatschappelijke zetel van je bedrijf wijzigt als jij als zaakvoerder je domicilie verandert. Vanaf dat je verhuist voer je namelijk je administratieve zaken op je nieuwe officieel adres uit en is je maatschappelijke zetel, alsook je werkelijke zetel, verplaatst.

Als eenmanszaak blijft de administratieve rompslomp echter beperkt. Wanneer je je domicilie wijzigt bij de gemeentelijke dienst bevolking van je nieuwe woonplaats worden ook andere overheidsinstellingen op de hoogte gebracht van je adreswijziging, waaronder de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De KBO wordt dus automatisch op de hoogte gebracht van je adreswijziging. Wel geldt er hier toch een addertje onder het gras: de maatschappelijke zetel wordt automatisch aangepast aan je nieuwe woonadres, maar je werkelijke zetel of vestiging niet. Deze wijziging moet je dus nog handmatig doorgeven aan het KBO.

Hoe maatschappelijke zetel verplaatsen?

Er zijn verschillende scenario's denkbaar waarbij het wenselijk kan zijn voor je bedrijf om het officiële adres te verplaatsen. In het geval van een eenmanszaak wijzigt de maatschappelijke zetel automatisch bij een verhuis naar een nieuw adres. Mogelijks is het ook interessant om de maatschappelijke zetel van een vennootschap te verplaatsen naar een andere locatie, bijvoorbeeld wanneer de huidige adres te klein is geworden en je een nieuwe, grotere kantoorruimte hebt gevonden.

Opgenomen in de statuten?

Hoe de adreswijziging van een vennootschap beslist en uitgevoerd kan worden hangt af van het feit of het adres van de maatschappelijke zetel is opgenomen in de statuten of niet. Sinds het inwerkingstreden van het nieuwe WVV is het namelijk niet meer verplicht om het gehele adres van de maatschappelijke zetel op te nemen in de statuten; enkel het gewest (Vlaanderen, Wallonië of Brussel) is voldoende. Indien je vennootschap zijn statuten nog niet heeft aangepast aan het nieuwe WVV, dan geldt het overgangsrecht en wordt de vermelding van het adres van rechtswege gelijkgesteld met een vermelding buiten de statuten. Het bestuursorgaan kan de zetel wijzigen zonder dat hier een statutenwijziging voor nodig is.

Wanneer de maatschappelijke zetel naar een ander gewest verhuist, bijvoorbeeld van Vlaanderen naar Wallonië, dan dient ook de taal van de statuten aangepast te worden. Dit kan niet via het bestuursorgaan maar moet via een algemene vergadering beslist worden en zal er ook een statutenwijziging noodzakelijk zijn.

Verhuist je officiële adres of je vestigingseenheid?

Een eerste vraag die je jezelf moet stellen bij een verhuis is wat verhuist er nu precies, je zetel of je vestigingseenheid? Zoals hierboven reeds uitgelegd zijn beiden niet hetzelfde en ook de procedure is verschillend.

Je vestigingseenheid aanpassen in de KBO

Het aanpassen van een vestigingseenheid in de Kruispuntbank van Ondernemingen kan op twee manieren: via het ondernemingsloket (kostprijs: 87,- euro) of zelf via 'My Enterprise' (gratis).

Waar vestig je best de maatschappelijke zetel van je bedrijf?

Er zijn best veel opties en elke optie heeft zo zijn voor- en nadelen. Ontdek hier wat de mogelijkheden zijn.

Waar mag je een vennootschap niet adresseren?

Juridisch gezien zijn er geen beperkingen op waar je een vennootschap kunt vestigen. De fiscus in België heeft echter wel enkele eisen waaraan de fiscale domicilie van een vennootschap aan moet voldoen:

  1. De bedrijfsleider moet permanente toegang hebben tot de kantoorruimte;

  2. De bedrijfsleider moet exclusieve toegang hebben tot de kantoorruimte;

  3. De kantoorruimte is het effectieve administratieve centrum van de onderneming en de belangrijkste zakelijke beslissingen worden in de kantoorruimte genomen.

Bovenstaande vereisten sluiten daarbij heel wat creatieve alternatieven uit die in het verleden populair waren bij zelfstandige ondernemers. Zo voldoet een postbusadres of een virtueel kantoor niet aan bovenstaande vereisten. Een co-working plek of business center zijn echter wel toegestaan, mits ze ook kunnen voldoen aan bovenstaande vereisten. Vestig je graag je bedrijf in zulke werkplekken, doe dan dus eerst wat research voor je een overeenkomst sluit.

Is een virtueel kantoor illegaal?

Een virtueel kantoor is een kantoor dat niet echt bestaat. In de praktijk is het niet meer dan een zakelijk adres waar post ontvangen wordt en eventueel een telefonische antwoorddienst aanwezig is.

Hoewel het gebruik van een virtueel kantoor professioneler oogt dan het gebruik van een thuisadres op marketingmateriaal is een virtueel kantoor als maatschappelijke zetel niet legaal. Het voldoet namelijk niet aan de eisen die de fiscus stelt aan de fiscaal domicilie van een vennootschap. Als werknemer ben je meestal niet fysiek welkom op een virtueel kantoor, noch kan je er je boekhouding bijhouden. De dienst belastingen kan dan ook geen controles uitvoeren op een virtueel kantoor.

Kan je een maatschappelijke zetel huren?

Ja. In de wet staat geen expliciet verbod op het huren van een maatschappelijke zetel. Je hoeft dus geen eigenaar te zijn van de locatie. Toch zijn hier wel enkele belangrijke aandachtspunten.

Een eerste belangrijk aspect zit in wat je precies huurt: spreken we over een bedrijfspand of een privéwoning van waaruit je als eenmanszaak of freelancer beroepsactiviteiten gaat uitvoeren? In het geval van een bedrijfspand (kantoorruimte, co-working plek, business center, bedrijvencentrum) zal de verhuurder er weinig op tegen hebben om je maatschappelijke zetel hier te plaatsen.

bedrijvencentrum

Pas op bij een privé eigendom

De situatie is anders bij het huren van een privéwoning of appartement. Jij kan dan wel de huurkosten als onkosten inbrengen, maar de verhuurder zal nu op de werkelijke huurinkomsten belast worden en niet meer op het (lagere) kadastraal inkomen. Dit is voor hem fiscaal nadelig. In de meeste huurcontracten is het dan ook expliciet verboden om een beroepsactiviteit uit te voeren in het gehuurde pand. Wel kan je een hogere huurprijs voorstellen om het fiscale nadeel te compenseren.

Fiscaal domicilie bij een belastingadviseur of accountant.

Een andere creatieve oplossing is de fiscaal domicilie van een bedrijf bij een belastingadviseur of accountant neerleggen. Ook dit is echter helaas niet wettelijk.

Het kantoor van de belastingadviseur of accountant is dan wel reëel en je centrale boekhouding is hier beschikbaar, je voert echter niet de werkelijke leiding en beheer van je bedrijf uit vanuit dit kantoor.

Mijn huurder wil hier een zakelijk adres vestigen. Kan dat zomaar?

Zoals hierboven reeds besproken is het mogelijk om een zakelijk adres in te stellen op een plek die je huurt. Omdat dit fiscaal nadelig is voor de verhuurder zal dit echter verboden zijn in de meeste huurcontracten.

Werkelijke huurinkomsten worden belast

Vraag je huurder om toch een zakelijk adres te vestigen? Stel dan eventueel een hogere huurprijs voor om jouw fiscaal nadeel teniet te doen. Een andere oplossing is om voor te stellen dat je huurder kan onderverhuren aan zichzelf zodat hijzelf wordt belast op de werkelijke huurinkomsten, en niet jij als huisbaas.

Deurwaarder en vestigingsadres.

Je eigen thuisadres of eventueel je ouderlijk huis opgeven als maatschappelijke zetel van je vennootschap of eenmanszaak lijkt in de eerste plaats de handigste optie. Toch schuilt hier een gevaar, namelijk wanneer schuldeisers de deurwaarder sturen in het geval van financiële problemen en zo beslag leggen op je eigendommen.

Risico van vestigingsadres thuis vestigen bij schulden

Wanneer je je thuisadres of je ouderlijk huis opgeeft als maatschappelijke zetel, dan mag een deurwaarder ervan uitgaan dat de hele inboedel op het adres van de maatschappelijke zetel van een vennootschap ook eigendom is van de rechtspersoon (je vennootschap).

Geraakt je bedrijf in financiële problemen? Dan kunnen je schuldeisers een deurwaarder inroepen en deze kan beslag leggen op je privé-eigendom. Deel van dat privé-eigendom is bijvoorde inboedel van je thuisadres of je ouderlijk huis.

maatschappelijke zetel thuisadres

Conclusie

Een maatschappelijke zetel is het officiële adres van je onderneming en de centrale plek waar je je administratie bewaard en belangrijke zakelijke beslissingen neemt. Voor een eenmanszaak is de maatschappelijke zetel meestal je thuisadres.

Bij een vennootschap wordt het gewest (bv. Vlaanderen) waarin de maatschappelijke zetel zich bevindt opgenomen in de statuten. Naast een maatschappelijke zetel kan een bedrijf ook één of meerdere werkelijke zetels hebben. Zowel een eenmanszaak als een vennootschap zijn (als rechtspersonen) verplicht om het maatschappelijke en werkelijke adres te registeren in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Adreswijziging verschillen

Het wijzigen van de maatschappelijke zetel gebeurt automatisch wanneer een eenmanszaak van adres verandert. Bij een vennootschap hangt het ervan af of de maatschappelijke zetel is opgenomen in de statuten of niet en of het een verhuis naar een ander gewest betreft. Als eenmanszaak moet je wel nog handmatig de werkelijke vestiging wijzigen in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

De locatie van je maatschappelijke zetel bepaalt de rechten en plichten van je zaak. Is het in België gevestigd, dan valt het bedrijf onder de Belgische vennootschapsrecht. Je kan je maatschappelijke zetel echter niet zomaar overal vestigen; er zijn een aantal voorwaarden verbonden aan de locatie waaraan je moet voldoen.

Effectieve administratieve centrum

De kantoorruimte die als jouw maatschappelijke zetel dienstdoet moet permanent en exclusief toegankelijk zijn voor jou én de ruimte moet het effectieve administratieve centrum van je onderneming zijn waar ook nog eens de belangrijkste zakelijke beslissingen worden genomen. Een virtueel kantoor of een postbusadres zijn volgens de fiscus bij controle dus niet geschikt als maatschappelijke zetel.

Let ook op met het instellen van je eigen thuisadres als maatschappelijke zetel; hier zijn best wat risico's aan verbonden in het geval van financiële problemen en schuldeisers.
Zoals steeds geldt: vrijblijvend advies kan je inwinnen bij je accountant of een ondernemingsloket.

FAQ

Is zetelverplaatsing statutenwijziging?

Nee, sinds 1 januari 2020 is dit geen statutenwijziging meer.

Natuurlijk bevestigen uitzonderingen de regel. Met name zijn er vier specifieke situaties waarin een zetelwijziging wél een statutenwijziging is:

Officiële Adres in de statuten

Onder het WVV is het bij de oprichting van een vennootschap voldoende in de statuten om enkel het gewest, bijvoorbeeld Vlaanderen, te vermelden waar het bedrijf zich bevindt. Als je dit wenst is het echter mogelijk om toch het adres van je bedrijf in de statuten te vermelden.

Een zetelverplaatsing kan dan beslist worden dor het bestuursorgaan, maar er is echter wel een statutenwijziging nodig om de zetelverplaatsing ook officieel vast te leggen.

Verplaatsing naar een ander gewest

Wanneer de zetelverplaatsing een verplaatsing naar een ander gewest inhoudt, bijvoorbeeld van Brussel naar Vlaanderen, dan is een statutenwijziging vereist. Het bestuursorgaan is in dit geval bevoegd om de zetelverplaatsing te beslissen.

Taal van de statuten aangepast

Wanneer de adreswijziging een aanpassing van de taal van de statuten als gevolg heeft omdat er een andere taalwetgeving van toepassing is op de locatie van het nieuwe zeteladres, bijvoorbeeld bij een verhuis van Vlaanderen naar Wallonië, dan is een statutenwijziging noodzakelijk en moet het opnieuw gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. In dit geval is het niet het bestuursorgaan bevoegd, maar moet de beslissing genomen worden in een algemene vergadering.

Overgangsrecht oude statuten

Onder het nieuwe WVV is het bij de oprichting van een vennootschap voldoende in de statuten om enkel het gewest te vermelden waar de bevestiging zich bevindt. Vennootschappen die hun statuten nog niet hebben aangepast aan het nieuwe WVV vallen onder het overgangsrecht. Het adres in de oude statuten wordt daarbij van rechtswege gelijkgesteld met een vermelding buiten de statuten en kan de zetel verplaatst worden door het bestuursorgaan en is er geen sprake van een statutenwijziging.

Wat met de maatschappelijke naam bij een verhuis?

De maatschappelijke naam van een onderneming is de officiële benaming van je vennootschap. De maatschappelijke naam van je vennootschap wordt dan ook geregistreerd in de statuten, gepubliceerd in het Belgisch staatsblad en ingeschreven in het KBO.

Een verhuis heeft geen invloed op de maatschappelijke naam van je vennootschap. Een maatschappelijke naam dient namelijk enkel om een vennootschap te identificeren en is niet afhankelijk van een adres.

Maatschappelijke zetel op een postbusadres (virtueel kantoor), kan dat?

Nee. Volgens de wet is het huren van een postbus voor je maatschappelijke zetel wel mogelijk, maar in praktijk zijn er echter heel wat bezwaren waardoor het huren van een postbus hiervoor ten strengste wordt afgeraden.

De locatie die dienst doet moet permanent en exclusief toegankelijk zijn voor jou én de locatie moet het effectieve administratieve centrum van je onderneming zijn waar ook nog eens de belangrijkste zakelijke beslissingen worden genomen. Een postbusadres voldoet niet aan deze voorwaarden en is daarom niet geschikt als maatschappelijke zetel.

Wat is het fiscaal domicilie?

Een fiscale domicilie is de plek waar een persoon of onderneming effectief woont (persoon, eenmanszaak) of waar de dagdagelijkse administratie en beheer van een onderneming plaatsvindt (eenmanszaak, vennootschap). Voor de vennootschappen zal het fiscaal domicilie dus overeenkomen met de maatschappelijke zetel. Voor eenmanszaken komt het fiscaal domicilie overeen met het woonadres dat tevens ook het maatschappelijke en mogelijk werkelijke adres is.

Het fiscale domicilieadres van een persoon of onderneming bepaalt waar, dus het land en de gemeente, een persoon of onderneming belastingen op inkomen zal moeten betalen. Daarom is het ook belangrijk dat de boekhouding op de fiscale domicilie wordt bijgehouden zodat de dienst belastingen snel en gemakkelijk de fiscale situatie kan controleren. Het fiscaal domicilieadres van een onderneming moet dan ook voldoen aan enkele eisen

  1. De bedrijfsleider moet permanente toegang hebben tot de kantoorruimte;

  2. De bedrijfsleider moet exclusieve toegang hebben tot de kantoorruimte;

  3. De kantoorruimte is het effectieve administratieve centrum van de onderneming en de belangrijkste zakelijke beslissingen worden in de kantoorruimte genomen.

1872 views

Joyce Aernouts

Freelance copywriter

alle artikels