Michaël: “Digitaliseren gaat met vallen en opstaan, maar op een bepaald moment pluk je de vruchten."

Digitalisatie. De ene is fan en meteen mee, de andere kijkt het met bange ogen aan. Het digitaliseren van een kantoor is dan ook een hele klus, maar het eindresultaat is het waard. We spraken met Marcel en Michaël Tschoschia, vader en zoon, van Bofimac Accountants over hoe ze de digitalisatie van hun kantoor hebben aangepakt.

Van IT’er naar accountant

“Ons digitalisatieverhaal is vier jaar geleden begonnen,” steekt Michaël van wal. “Mijn vader heeft al zo’n 30 jaar een boekhoudkantoor in Hasselt. Als tiener vond ik dat maar saai en ben ik richting de IT gegaan. Ik heb een programmeringsopleiding gevolgd en verder nog bijgestudeerd in media en marketing. Na mijn studies ging ik aan de slag bij een marketingbureau. En toen kwam mijn vader met de vraag hoe hij zijn kantoor kon digitaliseren.”

“Ik had geen idee hoe ik eraan moest beginnen,” voegt Marcel toe. “Maar dankzij Michaël is het goed gelukt. En het heeft voor hem ook een hele carrièreswitch in gang gezet.” Michaël knikt. “Klopt. Ik werk nu samen met mijn vader en zus Dorien bij Bofimac. In de eerste plaats ben ik het aanspreekpunt rond alles omtrent digitalisatie en IT, maar ook ben ik bezig met een opleiding tot accountant. Mijn ITAA-stage begint in september. Als jonge tiener had ik dat nooit verwacht, maar kijk, nu sta ik er toch.” 

Haal technische hulp in huis

Hoe ging dat dan, het digitalisatieproces? “Toen mijn vader met de vraag kwam, zat ik zelf op een kantelpunt: ga ik verder in marketing of help ik mijn vader? Dit was tijdens de beginjaren van Yuki, maar de keuze voor de Yuki boekhoudsoftware was snel gemaakt. Na een opleidingsdag was ik helemaal overtuigd. Hoe we vervolgens ons digitalisatieproces zouden aanpakken, wisten we nog niet meteen. Uiteindelijk hebben we gekozen om klein te beginnen en met een paar dossiers te kijken hoe alles werkt."

“Er komt veel meer bij kijken dan ik had gedacht,” vult Marcel aan. “Je moet alles overzetten, en je oude boekhoudpakket helpt daar natuurlijk niet bij. Yuki hielp wel met advies en opleidingen, maar het blijft toch allemaal heel technisch. De klantinformatie overzetten naar een digitaal platform bijvoorbeeld is best complex. Zonder Michaël was me dat nooit gelukt. Boekhouders moeten deels IT’ers worden, willen we mee zijn met de digitalisatiegolf. Lukt dat jou nog niet? Laat je dan begeleiden door technische mensen.” 

Eerst de medewerkers, dan de klanten

Technische kennis is één ding, maar er zijn nog twee belangrijke aspecten in het digitalisatieproces: je medewerkers en je klanten. “Mijn belangrijkste advies is om eerst je personeel te overtuigen en dan pas je klanten,” vertelt Marcel. “Door de introductie van Yuki in ons kantoor ben ik mijn rechterhand verloren. Dat was iemand die al 20 jaar bij ons werkte. De veranderingen gingen te snel voor haar en dus heeft ze besloten om ons te verlaten.”

“Daarnaast heb je ook de klanten,” gaat Michaël verder. “Het volledige proces heeft zo’n 2 jaar geduurd. We hebben voor elke klant de tijd genomen om persoonlijk uit te leggen welke meerwaarde die digitalisatie voor hem heeft. Vooral over de kosten kregen we veel vragen. Gaat het nu minder kosten omdat alles automatisch gaat? Nee, maar met de vrijgekomen tijd kunnen we wel veel beter advies geven en de klant begeleiden in het ondernemen.”

Een vooraf ingestelde scanner

“De interne werking van je kantoor digitaliseren is maar de helft; ook je klanten moeten hun documenten digitaal aanleveren. Een deel is digital-minded, maar een deel ook helemaal niet. Iemand die al 40 jaar elk kwartaal zijn schoendoos binnenbrengt, overtuig je niet zomaar. We hebben dan ook geen harde grens voor onze klanten. Ongeveer 90% van onze klanten zijn volledig digitaal, maar voor enkele scannen we dus nog zelf documenten in.” 

“Ondertussen hebben we ook heel wat tips en tricks om onze klanten te helpen. In het begin hadden we klanten die niet eens een scanner konden installeren. Nu voorzien we een scanner voor onze klanten die al volledig geïnstalleerd is en de juiste koppelingen heeft. De klant hoeft maar op twee knopjes te duwen en klaar. We voorzien ook een Yuki-opleiding voor onze klanten.” 

Real-time scherm met stand van zaken

“Het was een traject met vallen en opstaan, maar op het einde van de rit ga je echt wel de vruchten plukken hoor. We zien dat vooral tijdens de btw-aangiftes. Geen overuren meer, geen weekendwerk. We geven zelfs feestjes tijdens de btw-aangiftes. De werkdruk is veel beter verspreid over het jaar, dus dat was het zweten en zwoegen van die digitalisatie zeker waard.”

“Ook leuk is dat we nu een groot scherm hebben met real-time cijfers. Iedereen kan zien hoe ver we staan met de aangiftes en wat er nog moet gebeuren. Een extra leuke uitdaging om met het team deze cijfers elke dag zo hoog mogelijk te krijgen.”

Is digitalisatie ooit volledig?  

“Ik denk het niet. We hebben ook heel bewust stapsgewijs gewerkt. Zo werken we bijvoorbeeld nog niet met Silverfin. Dat is onze volgende stap. Moesten we dat allemaal samen gedaan hebben, dan was de effort en de investering te groot geweest. Want vergis je niet: de investering is niet te onderschatten. Nadien verdien je dat wel terug met efficiëntiewinst, maar dat is pas achteraf natuurlijk.”

Wil je jouw kantoor ook digitaliseren, maar weet je niet goed hoe eraan te beginnen? “Iedereen mag zeker contact met ons opnemen. Wij hadden die hulplijn niet toen we digitaliseerden, maar dat willen we graag aanbieden aan andere kantoren. Neem dus gerust contact op, en dan vertellen we graag ons verhaal.” 

Benieuwd of Yuki voor jouw kantoor de oplossing is? Ga vrijblijvend met ons in gesprek.