Nieuwe kilometervergoeding vanaf 1/7/2021

Opgelet: een update voor 2022 vind je hier

Kilometervergoeding verplaatsingen in dienstverband

Ben jij werkgever en maken jouw medewerkers wel eens op jouw vraag verplaatsingen met de eigen wagen, motorfiets of bromfiets? Dan betaal je hiervoor aan je werknemer wellicht een kilometervergoeding. De fiscus verwacht dat deze vergoeding gebaseerd is op 'ernstige normen'. 

De Belgische overheid legt voor haar eigen federale ambtenaren ieder jaar een forfaitaire kilometervergoeding vast. Deze geldt bij uitbreiding als 'ernstige norm' voor werkgevers om de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen van hun werknemers te berekenen. 

Tot 30/6/2020 bedroeg deze officiële vergoeding € 0.3542 per km. Het tarief stijgt naar € 0.3707 per km voor de periode 01/07/2021 tot 30/6/2022.

Je bent als werkgever niet verplicht de onkostenvergoeding voor gebruik van de eigen wagen te berekenen aan de hand van dit tarief. Je mag een lager tarief gebruiken, of een hoger, als je kan bewijzen dat dit verantwoord is.

Het is ook mogelijk dat de werknemer de werkelijk gemaakte kosten bewijst, die jij dan kan vergoeden. Maar voor gebruik van een wagen is dit een relatief ingewikkelde zaak, waar weinigen zich aan wagen. 

Zolang je je werknemer niet méér dan € 24.000 per jaar aan onkostenvergoeding voor dienstverplaatsingen uitbetaald, zijn deze vrij van belastingen en sociale bijdragen. Eens daarboven is het vaak interessanter je werknemer een firmawagen ter beschikking te stellen.

Let op: de betaalde kilometervergoeding voor verplaatsingen met de auto zijn voor jou als werkgever beperkt aftrekbaar, zoals geldt voor alle kosten van personenwagens. Onkostenvergoedingen voor het gebruik van de motorfiets of bromfiets, waarvoor je dezelfde forfait per km mag gebruiken, zijn daarentegen wel volledig aftrekbaar.

Voor verplaatsingen met de (eigen) fiets van de werknemer is er ook een forfaitaire vergoeding van € 0,24 per gefietste kilometer voorzien, die ook volledig fiscaal aftrekbaar is voor jou als werkgever.   

Andere forfaitaire onkostenvergoedingen

De forfaitaire kilometervergoeding is de meest gekende, maar niet de enige vorm van forfaitaire onkostenvergoeding.

De fiscus en de RSZ hebben een hele reeks forfaitaire onkostenvergoedingen vastgelegd, die mogen gebruikt worden om onkosten die de werknemer maakt tijdens de uitoefening van het werk. Door hiermee te werken voorkomt men de administratieve rompslomp van het bewijzen van de gemaakte kosten, zowel voor de werkgever als voor de werknemer.

Wellicht de meest gebruikte is de vergoeding voor bureaukosten als werknemers op regelmatige basis van thuis uit werken. Onder bepaalde voorwaarden (lees er hier alles over) mag men aan een thuiswerkende werknemer tot €129,49 per maand als onkostenvergoeding toekennen. Dit bedrag is tijdens het verplichte thuiswerk nav de Covid19 crisis gedurende een aantal maanden verhoogd tot € 144,31. 

Meer weten over dit onderwerp? Neem dan zeker contact op met je boekhouder!