Proforma factuur: Wanneer heb je dit nodig en hoe zit het in elkaar?

In dit artikel gaat het over proforma facturen. Pro forma betekent immers 'voor de vorm'. Het is dan ook een voorlopige factuur die wordt gebruikt om bijvoorbeeld benodigde vergunningen te verkrijgen.

Wat is een pro-forma factuur?

Een proforma factuur is geen officiële factuur maar een voorlopige factuur die informatie bevat over de goederen en of diensten die worden geleverd.

Pro-formafactuur: wanneer en waarom gebruik je ze?

Een proforma factuur kan worden gebruikt voor goederen en of diensten die je nog niet hebt geleverd of wanneer de aantallen niet gekend zijn. Met een proforma factuur kan je ook een vooruitbetaling vragen aan de klant. Wanneer je met een internationale transacties (internationale handelsverkeer) te maken hebt is soms een import -of export vergunning nodig. Hierbij kan een proforma factuur ook gebruikt worden. Dit kan ook nuttig zijn voor een documentair krediet op te stellen.

Wat is het verschil met een gewone factuur?

Een belangrijk verschil tussen een proforma factuur en een officiële factuur is dat een proforma factuur een onofficiële factuur is. Het is dus geen rechtsgeldig document. Dit heeft als gevolg dat op basis van dit document de koper geen betaling dient uit te voeren. Een pro forma factuur dien je niet op te nemen in de administratie. De producten of diensten zijn immers nog niet geleverd.

De inhoud van de pro-forma factuur

Aangezien een proforma factuur geen officiële factuur is moet het niet aan de vereisten voldoen van een officiële factuur. Er moet een duidelijke vermelding staan dat het wel degelijk gaat om een proforma factuur.

Het is ook niet mogelijk om dezelfde nummering te gebruiken voor de officiële factuur en de proforma factuur. Dit is enkel mogelijk wanneer de chronologische nummering hierbij aansluit.

Voorbeeld pro-forma factuur

Hier vind je een voorbeeld van een proforma factuur zodat dit duidelijk wordt.

Is een pro-forma factuur noodzakelijk?

Of dit noodzakelijk is, moet je steeds nagaan. Dit kan je doen via allerlei databases.

De Market Access Database: Deze database begeleid je wanneer je exporteert vanuit de EU. Je geeft het land van aankomst en de productcode in. Dit geeft dan aan of een proforma factuur noodzakelijk is.

Moet je een concept factuur betalen en hoe zit het met de btw?

Een proforma factuur dien je niet te betalen aangezien dit geen echte factuur is. Dit heeft dus ook als gevolg dat dit geen basis is voor de vordering van de btw administratie

Conclusie

Alvorens je je uiteindelijke factuur opstelt kan je een proforma factuur opmaken vooraleer je daadwerkelijk gaat leveren. Dit wordt vaak gebruikt wanneer internationale bedrijven verzenden en zendingen waarvoor aan bepaalde douaneformaliteiten moeten worden voldaan wanneer de klant zich in het buitenland bevindt. Het is geen verplicht document en voor deze type factuur is geen betaling vereist.

Er kan dus geconcludeerd worden dat dit geen gewone facturen zijn aangezien er aan andere verplichtingen moet worden voldaan. Deze moet ook niet verplicht in de boekhouding wanneer je een proforma factuur gebruikt. Wanneer je echter wel beslist om dit in de boekhouding op te nemen, dien je deze boeking om te draaien bij het verkrijgen van de definitieve factuur of op jaareinde.