Starten als freelancer? Tips en valkuilen van een freelance tewerkstelling

Is de tijd gekomen voor de grote sprong in het onbekende, of voel je eerder wat voor het minder intense avontuur van de ‘side hustle’? Werken als freelancer komt in verschillende gedaantes. Wanneer je het goed aanpakt kan het exponentieel meer voldoening – én inkomsten – bieden dan een reguliere tewerkstelling. Maar er zijn natuurlijk enkele valkuilen. 

Voor je start als freelancer

Het is menselijk om aan jezelf en je expertise te twijfelen wanneer je de beschermde cocon van een werkgever verlaat en vanaf nu zelf verantwoordelijk bent voor het generen van inkomsten. Zo is er het vaak voorkomende gegeven dat beginnende freelancers systematisch een te lage vergoeding vragen voor hun diensten.

Klinkt ook logisch: in een eerste fase moeten er klanten binnengehaald worden – klanten die dan ook nog eens meer ervaring hebben met het onderhandelen over prijzen. Voor je het weet zit je zo in een spreekwoordelijke ‘race tot he bottom’ en dat voor je goed en wel begonnen bent. Gelukkig is er echter het Internet, dat je niet meer afhankelijk maakt van een enkele regio. Want hoewel open grenzen gelijk staat aan meer concurrentie, het betekent tegelijk dat reële expertise veel zwaarder gaat doorwegen. Dit leidt echter tot een volgende probleem: hoe zet je jezelf optimaal in de markt? 

Feit is dat, hoe goed je ook bent in wat je doet, je nooit alles voor iedereen kan betekenen. Dit wil echter niet zeggen dat je geen breed dienstenpalet kunt aanbieden, enkel dat je potentiële cliënten niet mag doen twijfelen of je wel degelijk bedreven bent in die diensten die je levert.

Wees daarom zo precies mogelijk in de beschrijving van je ‘Unique Value Proposition’ (UVP) qua focus/niche, expertise in het vakgebied, relevante certificaten, flexibiliteit, alsook over eventuele garanties of extra incentives. Het boek The Six-Figure Freelancer (2020) van Laura Briggs vormt hiervoor een uitstekende leidraad.   

Toch is er in deze eerste, voorbereidende fase een element dat nog belangrijker is dan prijszetting en marktpositionering: het kiezen van een ondernemingsvorm.

De snelste manier om te starten als freelancer is zonder twijfel de eenmanszaak, oftewel het ‘opstarten als natuurlijk persoon.’ In deze ondernemingsvorm heb je nagenoeg de volledige controle over alle beslissingen en uitgaven, terwijl jij als enige geniet van de opbrengsten. Probleem hierbij is dat privé-eigendommen en professionele activiteiten als een geheel worden beschouwd, en je dus ook aansprakelijk bent voor eventuele schulden. Bovendien biedt deze variant minder mogelijkheden voor fiscale optimalisatie van je verloning.

Het alternatief is de vennootschap, dat meer opties, fiscale voordelen, en bescherming biedt dan de eenmanszaak. In totaal bestaan er in België vijf basistypes vennootschapsvormen. Klinkt overweldigend? Het hele vraagstuk van de ondernemingsvorm kan je nochtans snel oplossen met het deskundige advies van een boekhouder. Deze kan je dan meteen ook inleiden in de wondere wereld van de sociale bijdragen en, natuurlijk, belastingen.  

Tijdens je freelance carrière

De trein is vertrokken, alles loopt op wieltjes. Zo goed zelfs, dat je begint te denken aan uitbreiding. Er is meer werk dan je alleen aankan, en nu word je geconfronteerd met een heel ander soort workflow. Dit is een kritiek punt: ça passe ou ça casse, zoals de Fransen het zo goed zeggen.

Ofwel rekruteer je personeel en herstructureer je de onderneming, ofwel probeer je het willens nillens zelf bol te werken – wat natuurlijk catastrofaal kan aflopen voor je reputatie. Of je gaat werken met onderaannemers. Het is telkens een delicate evenwichtsoefening, waarbij je een duidelijk zicht nodig hebt op de te voorziene uitgaven, en dus opnieuw gebaat is bij deskundig advies. Een boekhouder helpt je bovendien om jou en je steeds uitdijende klantenbestand te loodsen doorheen de modaliteiten van het internationale betalingsverkeer en dito belastingen.

Daarnaast zal je steeds vaker juridisch advies moeten inwinnen. Hoe uitgebreider de contracten, hoe duidelijker er afspraken gemaakt moeten worden. Want hoe groter de contracten, hoe groter het risico op geschillen. Jezelf tijdig indekken is hierbij de boodschap – zowel qua invordering, als inzake betwistingen.

Maar ook als het blijft bij een eenmansbedrijf ben je gebaat bij duidelijke afspraken. Standaard bevat een contract – of het nu een samenwerkingsovereenkomst, een serviceovereenkomst, of een ‘gewone’ freelanceovereenkomst betreft – de volgende elementen:

1. projectinformatie
2. tarieven
3. betalingsvoorwaarden
4. deliverables
5. extra’s
6. inbegrepen revisies
7. voorwaarden/modaliteiten
8. auteursrechten (indien van toepassing)
9. annulering/ziekte.

Onderbreking tijdens een freelance opdracht

Het laatst aangehaalde element van het contract is helaas ook een realiteit in het leven van een freelancer, en wegens het ‘onbeschermde’ karakter van deze tewerkstellingsvorm dus ook complexer dan voor een ‘gewone’ werknemer.

Of het nu gaat om ziekte-, zwangerschaps-, of ouderschapsverlof, er komt een moment dat je als freelancer jouw activiteiten tijdelijk moet onderbreken. Toch hoeft dit niet automatisch te betekenen dat wanneer je niet werkt je ook geen inkomsten zult hebben. Het vraagt natuurlijk iets meer voorbereiding dan wanneer je werkt binnen een bediende- of ambtenarenstatuut, maar als je dit leest ben je het waarschijnlijk gewoon om proactief te werken.

Als eerste stap neem je best een verzekering ‘Gewaarborgd inkomen’ die je een maandelijkse vergoeding bezorgt bovenop de bijdrage van het ziekenfonds. Andere opties voor zelfstandigen zijn o.a. de vervangingsinkomstenverzekering, premievrijstellingen, een overbruggingsinkomen voor vaste kosten, of nog de omzetverzekering voor vennootschappen. 

Denken aan later

Of het nu gaat prijszetting, marktpositionering, algemene voorwaarden, verzekeringen, belastingen, of vervangingsinkomsten, een freelancer moet als het ware een reflex ontwikkelen om systematisch vooruit te denken.

En in geen enkel geval is dit belangrijker dan met het oog op je latere pensioen. Gelet op het feit dat in België het zelfstandigenpensioen geen vetkluif is, is het vrij evident dat je reeds van bij het begin van je freelancersbestaan nadenkt over het einde van je carrière.

Romantisch is anders, maar van romantiek alleen kan men geen levensstandaard onderhouden. Toch zijn er ook hier verschillende opties, telkens opnieuw afhankelijk van de gekozen ondernemingsvorm. En wie kan je daar als geen ander in adviseren? Juist.