Startende ondernemer? Een korte handleiding voor je administratie

“Hoe zit dat eigenlijk met de boekhouding?” Een vraag die heel veel startende ondernemers zich stellen. En terecht! Je financiële administratie correct bijhouden is belangrijk om niet voor verrassingen komen te staan. In dit artikel geven we je een aantal tips om rekening mee te houden.

Starten: dat is knopen doorhakken

Hoe je je boekhouding bijhoudt, hangt af van een aantal zaken: Kies je voor een vennootschap of een eenmanszaak? Start je in hoofd- of in bijberoep? Ben je btw-plichtig of niet? Dat zijn allemaal beslissingen die je moet maken bij het opstarten van je zelfstandige activiteit. Een goede boekhouder of accountant helpt je om de keuze te maken die het beste past bij je onderneming en waar je in de toekomst naartoe wil.

Houd al je kosten bij

“Houd al je kosten gestructureerd bij, zelfs nog voor je bent gestart met je onderneming”, zegt ondernemerscoach Ann Vanbergen van Checked & Balanced. In haar opleidingen geeft ze je een klare kijk op je cijfers. “Als je een zaak wil starten, moet je vaak al kosten maken voordat je inkomsten hebt. Deze documentatie, dus alle facturen en bonnetjes die je krijgt, moet je bijhouden. Ook als je nog geen btw nummer hebt.” 

Ben jij van plan om bijvoorbeeld Digital Marketing strateeg te worden, maar wil jij hier eerst een extra opleiding voor volgen? Dan mag je deze kosten dus al in je boekhouding inbrengen vooraleer je zelfstandige wordt. Deze stavende documenten heeft de fiscus nodig, om nadien te bepalen hoeveel belastingen jij zal moeten betalen. 

Documentatie is KEY

Alles goed documenteren is dus prioritair. Dat geldt uiteraard ook voor al je inkomsten. Let wel: er is een onderscheid tussen ontvangsten met of zonder factuur, maar beide moet je bijhouden in je boekhouding. “Ook al krijg je bij de bakker als particuliere klant geen factuur, de bakker houdt deze inkomsten wel bij in het kassasysteem en schrijft deze nadien op als dagontvangst. Bestelt een andere onderneming daarentegen een grote levering aan broodjes bij diezelfde bakker? Dan moet die wel een factuur opstellen”, verduidelijkt Ann.

Je uitgaven en inkomsten vormen dus de basis van je boekhouding. Aan de hand van deze cijfers kan je boekhouder je administratie in orde brengen voor de fiscus en prognoses maken over mogelijke belastingen en winst. 

Ben je btw-plichtig? Vergeet dan niet om, afhankelijk van het btw tarief van je onderneming, goed bij te houden welk bedrag je hiervoor per kwartaal opzij moet leggen. Want dat geld is niet van jou, maar van de belastingdienst.

Hoe zit het met factureren?

Als je facturen moet opmaken voor je klanten, zorg dan dat deze compleet zijn met al je bedrijfsgegevens (zoals je btw-nummer en je bedrijfsnaam), de gegevens van je klant, een omschrijving van je dienst of product, het btw-tarief en het volgnummer van je factuur. 

Tegenwoordig bestaan er heel wat tools en apps - zoals Octopus en Exact - om je boekhouding volledig online bij te houden. Deze kunnen een efficiënt hulpmiddel zijn omdat je dan zeker weet dat je geen documenten kwijt kan raken. Via deze tools kan je ook facturen opmaken, waarbij de factuurnummers automatisch gegenereerd worden. Handig, toch?

Een goede boekhouder is belangrijk

Als je niet telkens op het einde van het kwartaal overrompeld wil worden door je eigen administratie is het belangrijk om je boekhouding consequent bij te houden. Maak op vaste momenten tijd in je agenda voor je administratie, dat scheelt een hele hoop werk en frustratie.

En die factuur van je boekhouder of accountant? Die kan je ook als kost ingeven in je boekhouding. “Jammer genoeg zien veel mensen dit als een verloren kost, maar je boekhouder kan je heel wat geld besparen. Als je alles zelf doet, bestaat de kans dat je fouten maakt. Werken met een goede boekhouder is dus een heel goed idee, ook als kleine starter”, besluit Ann Vanbergen.