Veranderen van sociaal secretariaat? Hoe begin je er aan?

Een sociaal secretariaat is onmisbaar als je als ondernemer met personeel werkt. Zij zorgen voor de loonadministratie en alle andere dingen die bij het werken met personeel komen kijken. Van sociaal secretariaat veranderen kan je vergelijken met het veranderen van boekhouder: niet eenvoudig maar soms noodzakelijk. De redenen waarom je van sociaal secretariaat wilt veranderen kunnen divers zijn: niet tevreden over de dienstverlening, de te hoge kostprijs, een conflict. Als je de stap wilt zetten is het belangrijk dat je de juiste spelregels volgt.  

Welke sociale secretariaten zijn er?

De meeste Sociale secretariaten die we allemaal kennen zijn erkend zijn door de Minister van Sociale Zaken. Enkel zij mogen sociale bijdragen innen. Maar ook niet-erkende dienstverleners kunnen in de praktijk prima helpen bij de loonsadministratie.

De grootste en daarmee bekendste sociale secretariaten in België zijn Partena, Liantis, Securex, SD Worx, Attentia en Acerta.

Waarom veranderen van sociaal secretariaat

Er zijn verschillende redenen waarom je zou willen veranderen van sociaal secretariaat. Je huidige sociaal secretariaat komt misschien tekort in de dienstverlening. Het is ook mogelijk dat het aanbod van een andere dienstverlening beter past bij jouw behoeften dan je huidige sociaal secretariaat. Of is het totale kostenplaatje en de toegang tot online HR-tools van je nieuwe partner interessanter dan je huidige partner?

Ten slotte zijn vertrouwen, persoonlijk contact en communicatie iets persoonlijk en erg belangrijk voor een goede samenwerking. Een stroeve samenwerking en slechte communicatie met de huidige dossierbeheerder is een van de belangrijkste reden waarom bedrijven veranderen naar een nieuwe partner.

Kan ik wel overstappen naar een ander sociaal secretariaat?

Kan ik zomaar veranderen naar een nieuwe partner? Voor je je zoektocht naar een nieuw secretariaat kan starten moet je eerst weten of je wel kan overstappen. Om dat uit te zoeken, neem je best eerst je huidige aansluitingsovereenkomst erbij. In veel gevallen wordt daarin namelijk een minimum contractduur bedongen. Meestal is die minimum contactduur 3 of 4 jaar. Is deze termijn nog niet verstreken, dan kan je de overstap naar een ander sociaal secretariaat nog niet maken. Bij de onderhandelingen met je nieuwe sociale secretariaat laat je dat misschien best beperken tot 1 jaar.    

Je overeenkomst afzeggen moet trouwens voor einde juni van elk jaar om dan het daaropvolgende jaar daadwerkelijk van start te gaan bij je nieuwe partner.

Hoe kies je een nieuw sociaal secretariaat?

Op basis van de ervaring die je hebt met je huidige dienstverlener kan je wellicht zelf al bedenken aan welke criteria je nieuwe sociale secretariaat moet voldoen. Net zoals bij het kiezen van een boekhouder laat je je best niet alleen leiden door de prijs. De aangeboden dienstverlening, de gebruiksvriendelijkheid van een website en klantenportaal en de klik die er al dan niet is met jouw dossierbeheerder zijn minstens even belangrijk. 

Vraag eventueel raad aan je boekhouder hierover. Deze heeft ervaring met meerdere sociale secretariaten, en kan je zeker helpen in je keuze en je verder begeleiden.  

Hoe veranderen van sociaal secretariaat?

2 opties. Doe hier de test of je kan besparen op je sociaal secretariaat:

Of je kan zelf het werk doen en onderstaand stappenplan volgen.

1. Bekijk je huidige aansluitingsovereenkomst

Voor je begint, dien je eerst te controleren over je aansluitingsovereenkomst het toelaat om over te stappen naar een nieuwe partner. Je kan namelijk niet overstappen als je minimum contractduur nog niet verstreken is.

2. Kies een nieuw sociaal secretariaat

Kan je overstappen? Dan is de volgende stap het kiezen van een nieuwe partner. Met welke factors moet je rekening houden in je zoektocht? Dat hangt af van wat jouw bedrijf nodig heeft. Algemeen gezien kijk je best naar de match met de dossierbeheerder, de beschikbare (online) tools en de aangeboden dienstverlening.

3. Verstuur je opzegbrief

Gekozen? Stuur dan je opzegbrief op. Stuur je ontslagformulier ten laatste eind juni zodat de opzegtermijn ingaat op 1 juli en eindigt op 31 december. Op 1 januari van het volgende jaar treedt jouw nieuwe contract in werking.

4. Sluit je aan en ga van start

Tijd om je aan te sluiten bij je nieuwe sociaal secretariaat. Dit doe je door hen de nodige gegevens te verstrekken en een nieuw aansluitingsovereenkomst te ondertekenen. Het is daarbij ook de gewoonte dat alle beheerskosten bij het 'oude' sociaal secretariaat betaald worden. Zowel je oude als nieuwe partner volgen de procedure van overstap verder op. Het behoort namelijk tot hun dienstverlening om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen zodat er voor jou en je werknemers niets verandert.

Na het afronden van de administratieve formaliteiten krijg je in de meeste gevallen ook een korte opleiding over hoe je nieuwe partner werkt. Tijdens deze onboarding wordt de arbeidsrechtelijke en praktische informatie doorlopen.

Wanneer veranderen van sociaal secretariaat?

In de meeste gevallen kan je perfect overschakelen van sociaal secretariaat, maar niet zomaar op eender welk moment. Je kan namelijk enkel veranderen op de eerste dag van een nieuw trimester.

Vaak is er ook sprake van een zekere opzegtermijn. Meestal bedraagt de opzegtermijn van een contract zes maanden. Loopt je contract op 1 januari ten einde en wil je veranderen van sociaal secretariaat? Dan moet je vóór eind juni je huidige overeenkomst opzeggen.

Conclusie

Als je wilt (én kan) veranderen van sociaal secretariaat dan is het nu tijd om actie te ondernemen: sluit een overeenkomst een nieuwe dienstverlener die ingaat vanaf 1/1 en zorg er samen met hem/haar voor dat je overeenkomst bij je huidig sociaal secretariaat vóór eind juni wordt opgezegd.  Vraag raad aan je boekhouder bij het maken van je keuze van een nieuwe partner.

FAQ

Is aansluiting bij een sociaal secretariaat verplicht?

Nee, een onderneming is niet verplicht zich aan te sluiten bij een sociaal secretariaat. Het wordt echter wel aangeraden als je personeel in dienst hebt. Een sociaal secretariaat is namelijk goed op de hoogte van de sociale wetgeving. Daarnaast is het gewoon handig dat je kan rekenen op iemand voor de administratieve zaken en allerlei personeelsadministratie van je bedrijf.

Wat is het beste sociaal secretariaat?

Elke onderneming heeft zijn eigen noden, dus elke ondernemer zal een andere voorkeur hebben. Om te onderzoeken welk sociaal secretariaat best bij jou past, moet je eerst onderzoeken wat jouw onderneming nodig heeft. Grotere sociale secretariaten bieden een groter scala aan dienstverlening aan (voor bijvoorbeeld internationale organisaties), maar mogelijks heeft jouw organisatie dat per se nodig.