Wanneer is mijn woning een aftrekbare kost voor mijn bedrijf?

Ieder jaar doet uw boekhouder aangifte van de kosten gemaakt in het kader van uw bedrijfsactiviteit. Of dat nu als zelfstandige is, of als (mede-)eigenaar van een vennootschap, het blijft een belangrijke oefening. Immers, zo wil de volkswijsheid, hoe meer kosten, hoe minder belastingen.

Maar welke kosten vallen nu juist onder ‘beroepskosten,’ en zijn ze wel allemaal voor de volle 100% aftrekbaar? Zoals steeds is de realiteit iets complexer, wat nogmaals het belang onderstreept van zich goed te laten bijstaan. Bovendien heeft iedereen – zelfstandig of niet – de voorbije twee jaar de realiteit van het thuiskantoor ‘mogen’ ontdekken. Maar wat met het thuiskantoor als beroepskost?  

Kosten maken

 Zou je het niet beter op de zaak zetten? In veel gevallen valt er inderdaad voordeel te rapen met het zogenaamde aftrekken van beroepskosten. Echter, indien dit met de grove borstel gebeurt, komt het niet zelden voor dat er nadien een koude fiscale douche volgt. Er zijn namelijk wel wat spelregels te respecteren – regels die na bezoek aan de boekhouder nochtans snel duidelijk worden.

Ten eerste is er de simpele basisregel: beroepskosten houden verband met het uitoefenen van uw zelfstandige beroepsactiviteit. Dit impliceert dat deze kosten zowel traceerbaar als verdedigbaar moeten zijn. Vat dat laatste alvast niet te lichtzinnig op: de fiscale controles worden jaar na jaar strenger.

Ten tweede zijn er beroepskosten die ofwel voor 100% aftrekbaar zijn, of voor een bepaald percentage naar gelang de grootte en de aard van de investering. Volledig aftrekbaar zijn onder andere kantoorbenodigdheden, sociale bijdragen, vakliteratuur, werkkledij, zakelijke reiskosten, of nog sponsoring met publiciteit. Onder gedeeltelijk aftrekbare kosten vallen onder meer restaurantkosten (69%), representatiekosten (50%), congressen en seminaries (80%), autokosten (tussen de 50 en 100%, afhankelijk van de ondernemingsvorm), en, natuurlijk, afschrijvingen van ‘grote’ investeringen gespreid over verschillende jaren. En welke investering is er voor vele zelfstandige ondernemers groter dan het dak boven hun hoofd?

Het thuiskantoor

In principe gelden qua jaarlijkse afschrijvingen inzake onroerende goederen de volgende percentages: 

·       Kantoor en gebouwen: 3%

·       Industriële gebouwen: 5%

Helaas gaat deze vlieger niet op wanneer je ook woont waar je werkt. En nog veel minder wanneer je maar gedeeltelijk eigenaar bent – laat staan huurder.

Toch is er nog steeds van alles mogelijk, en de regels ter zake zijn eigenlijk heel logisch. Hier geldt dan ook een variant op de reeds genoemde basisregel van de beroepskosten: enkel de kosten voor het gedeelte van uw woning die gebruikt worden voor uw beroep kunnen afgetrokken worden als beroepskosten.

Men hanteert hierbij het principe van de ‘verhouding werk en privé’ waarvoor een zo realistisch mogelijk raming gemaakt dient te worden. Dit geldt eveneens voor de zogenaamde ‘gemenge kosten’ voor internet, telefoon, en energie. Andere belangrijke regel betreft het mede-eigenaarschap, wat maakt dat enkel de kosten voor het eigen deel van de eigendom kunnen ingebracht worden.

Concreet: gebruik je een bureauruimte die 10% bedraagt van de totale oppervlakte van de woning, dan kunnen de kosten voor 10% ingebracht worden – inclusief de hypotheekrente, die a ratio van 3% per jaar voor het percentage van de gebruikte oppervlakte kan afgetrokken worden. Ben je bovendien voor 50% eigenaar van de woning, dan wordt dit bedrag nogmaals in twee gedeeld.

Als huurder geldt in principe dezelfde logica, maar dan moeten er in de feiten wel een aantal stappen gezet worden die niet altijd even evident zijn in de praktijk. Zo kan men enkel (een deel van) de huur inbrengen als kost wanneer een deel van de woning wordt geregistreerd voor professioneel gebruik.

Gevolg hiervan is dat de verhuurder concreet meer belastingen zal moeten betalen – als deze überhaupt al toelating geeft voor het uitoefenen van een beroepsactiviteit in diens eigendom. 

Kortom

In de meeste gevallen laat de fiscus toe om 15% van de woningkosten af te trekken voor zakelijke doeleinden. Ga echter zeker na of dit ook effectief het geval is, ook al betekent dit behelpen met meetlint en plattegronden. Het zou zonde zijn om zomaar even te veel belastingen te betalen – of te weinig, hoe vreemd dit ook mag klinken.

Zoals gesteld worden de controles steeds strenger op ‘creatieve’ interpretaties van het beroepskosten stelsel, waardoor men na verloop van tijd wel eens voor bijzonder onaangename fiscale verrassingen kan komen te staan. Toch zijn al deze potentiële problemen simpel te verhelpen met een 100% aftrekbare beroepskost: een boekhouder, en die vind je op boekhouderstotaal.be