Wat is Belcotax on web en hoe krijg ik toegang?

In dit artikel wordt Belcotax on web toegelicht en de verschillende elementen worden hierbij ook nader besproken. Dit topic is belangrijk voor werkgevers en schuldenaars van inkomsten. Het is immers mogelijk om de fiches 281.XX elektronisch via belcotax on web in te dienen. In deze fiscale fiches vind je bijvoorbeeld informatie terug in verband met je inkomsten en andere soort vergoedingen. Hieronder wordt dit topic verder uiteengezet en hierover meer informatie verkregen over het boeiende belcotax on web. 

Veel gestelde vragen zoals wat belcotax on web juist inhoudt en voor welke fiches dit juist geldt worden beantwoord.

Wat is Belcotax on web?

Belcotax on web geeft werkgevers en andere schuldenaars de mogelijkheid om de fiches 281.XX elektronisch in te dienen. Dit kan gaan over bijvoorbeeld bezoldigingen, attesten, commissielonen etc... Dit kan op twee manieren, ofwel door dit manueel in te voeren of door dit als gegevensbestand te versturen.
Je kan een belcotax bestand indienen via je computer wanneer je een goed werkend internetaansluiting hebt (wat logisch is). Extra opletten, de vorm die dit bestand moet aannemen is een XML-bestand. Door middel van dit formaat kan je het bestand sturen naar de server. Dit wordt dan vertaald en gecodeerd. Voor meer informatie en de downloadwijze van het XML bestand kan je kijken op www.belcotaxonweb.be onder Publicaties.

Is het gebruik van Belcotax verplicht?

Een belangrijke en relevante vraag die meteen rijst uit dit onderwerp is, is dit verplicht? Een zuiver direct antwoord is, ja! Het gebruik van belcotax on web werd namelijk sinds 01/01/2009 verplicht voor alle schuldenaars van de fiches 281.10 tot en met 281.30 en 281.50. Dit betekent dat je verplicht bent de fiscale fiches via deze toepassing in te dienen. Toch zijn er enkele afwijkingen mogelijk. Een afwijking kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer dat je geen fatsoenlijke internetaansluiting hebt of 'de benodigde informaticamiddelen' en dit niet meteen in orde gebracht kan worden. Je ziet dus dat dit slechts over zeer uitzonderlijke gevallen gaat, aangezien tegenwoordig (bijna) iedereen hierover beschikt.

In het systeem van belcotax on web kan je enkel de fiches 281 indienen omdat dit zo is ingesteld.

Belcotax on web gebruiken

Het gebruik van deze toepassing is redelijk eenvoudig. Belcotax on web vergt echter wel een voorafgaande machtiging om de fiches elektronisch te kunnen indienen. Dit geldt als beveiliging aangezien er toch vertrouwelijke informatie te vinden is op de fiches.

Voor de machtiging kan je gebruik maken van een elektronische kaartlezer of van de applicatie Itsme. Deze tweede heeft de laatste jaren aanzienlijk veel aan populariteit gewonnen door de eenvoudigheid ervan.

Als je in naam van een onderneming fiches wil indienen dien je als gevolmachtigd te worden aanzien door de Rijksdienst van de Sociale Zekerheid (RSZ).

Hoe toegang krijgen tot Belcotax on web

De toegang tot belcotax on web wordt niet zomaar verleend en is onderheving aan bepaalde regels. Hiervoor je immers twee zaken voor nodig.

Hetzij een gebruikersnaam en een paswoord waarmee je kan inloggen op de toepassing van de sociale zekerheid en een certificaat van klasse 3 dat ook geregistreerd moet zijn op bovenvermelde toepassing. Nog nooit gehoord van een klasse 3 certificaat? Geen paniek, deze kan verkregen worden bij verschillende certificatieautoriteiten zoals Globalsign, Isabel en dergelijke.

Of je kan gebruik maken van een elektronische identiteitskaart waarbij de gebruiker geregistreerd is op de toepassing van de RSZ.

Nog een belangrijk detail is dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen ondernemingen met en zonder KBO-nummer.

Als je over een KBO-nummer beschikt zal je gebruik kunnen maken van belcotax on web wanneer dit geregistreerd staat op het portaal van de sociale zekerheid voor het certificaat (geval 1) of identiteitskaart (geval 2). De sociale zekerheid dient dus hiervan op de hoogte te zijn vooraleer je toegang hebt.

Wat als je niet over een KBO-nummer beschikt? Hiervoor zal een aanvraag bij de dienst zelf moeten gebeuren. Je kan met andere woorden zonder KBO-nummer geen toegang verkrijgen via de sociale zekerheid wat hierboven het geval was. Je kan een login aanvragen door rechtsreeks naar de FOD financiën een mail te versturen (belcotax@minfin.fed.be).

Hulp bij gebruik Belcotax on web

Wanneer je hulp nodig hebt bij het gebruik van de verschillende functionaliteiten die belcotax on web aanbiedt kan je gaan naar www.belcotaxonweb.be. Bij de rubriek 'publicaties' vind je immers een gebruiksaanwijzing terug. Hier kan je onder andere de werkwijze terugvinden rond het indienen van fiches en dergelijke.

Wat zijn fiches?

Elk jaar moet de aangifte correct en volledig worden ingediend. De fiscale fiches zijn hierbij van belang. Op deze fiches vind je immers cruciale informatie terug die nodig is om de aangifte in te vullen. Deze fiches bevatten onder andere het bedrag van alle bezoldigingen, inhoudingen, voordelen alle aard en noem maar op.

Een voorbeeld van een veel gebruikte fiche is bijvoorbeeld de fiches 281.50. De fiches 281.50 dienen te worden opgesteld wanneer je bepaalde beroepsinkomsten, erelonen of andere voordelen van alle aard. Je kan dus stellen dat bijna iedereen met fiches 281.50 te maken kan hebben. Belcotax on web maakt het dus voordeliger door dit elektronisch ter beschikking te stellen.

Fiches die je kan indienen

Hieronder worden de fiches uiteengezet die je kan indienen via Belcotax on web. Zoals je kan zien is dit reeds een uitgebreide lijst. Dit geeft tevens de indruk dat de overheid inspeelt op digitalisering.

Inlichtingen verzekeringsinstellingen	281.00
Verzaking van de inning van de roerende voorheffing	281.01
Lonen	281.10
Pensioenen	281.11
Vervangingsinkomsten (ziekte- en invaliditeitsverzekering)	281.12
Werkloosheidsuitkeringen	281.13
Vervangingsinkomsten (verzekeringsinstellingen)	281.14
Inkomsten uit pensioensparen	281.15
Wettelijke vergoedingen wegens blijvende ongeschiktheid	281.16
Werkloosheidsuitkeringen met bedrijfstoeslag	281.17
Vervangingsinkomsten	281.18
Bezoldigingen van bedrijfsleiders	281.20
Terugbetaalde sommen / negatieve taksfiche (Attest 281.25)	281.25
Inkomsten uit deeleconomie	281.29
Presentiegelden, prijzen, subsidies, bepaalde onderhoudsuitkeringen, enz.	281.30
Roerende inkomsten begrepen in de lijfrenten en tijdelijke renten	281.40
Auteursrechten en naburige rechten	281.45
Inkomsten van gebruikers van een digitaal samenwerkingsplatform (artikel 321quater, WIB 92) (vormt de opgave 325.48)	281.48
Parlementaire vergoedingen	281.49
Commissies, makelaarslonen, restorno’s, vacatiegelden, erelonen, gratificaties, vergoedingen of voordelen van alle aard	281.50
Overschrijvingen uitgevoerd in het kader van levensverzekering en pensioensparen	281.60
Leningen: aflossingen-intresten	281.61
Levensverzekering	281.62
Belastingvermindering rechtsbijstand	281.63
Giften	281.71
Monumenten onroerend erfgoed	281.72
Belastingvermindering (EERSTE) Tax shelter “COVID-19”	281.77
Vrijstelling Sociaal passief	281.78
Vrijgestelde internationale pensioenen	281.79
Wijkwerken (VL) of PWA-cheques (BR en WL)	281.80
Dienstencheques	281.81
Financiële verantwoordelijkheid (Reservefonds verzekeringsinstelling)	281.82
Belastingvermindering TWEEDE Tax Shelter “COVID-19”	281.83
Microfinanciering	281.84
Tax Shelter	281.85
Kinderopvangkosten	281.86
Verlies private Privak	281.87
Tax Shelter Scale Up	281.88
Terugbetaling sociale bijdragen zelfstandigen (*)	281.90
Steunmaatregelen in het kader van het landbouwbeleid	281.92
Inlichtingen openbare diensten (104OD)	281.93
Inlichtingen openbare diensten - Gewesten, Gemeenschappen, Provincies, Gemeenten - COVID - steunmaatregelen, W 29.05.2020, art. 6	281.99

(Bron: FOD financien)

Voor wie is Belcotax bedoeld?

Om het eerst algemeen te stellen is dit bedoeld voor alle schuldenaars van inkomsten. Meer specifiek kan dit dus gaan om vennootschappen, verenigingen, de overheid, zowel privé- als openbare instellingen en organismen in het algemeen. Ook is het mogelijk voor instellingen die fiches of attesten uitreiken om hierbij toe te treden. Hierboven werd reeds vermeld dat het ook mogelijk mits volmacht om in naam van iemand toe te treden. Dit kan voor sociale secretariaten, boekhoudkantoren of andere instellingen die hierbij volmacht verkregen hebben van de klant.

Kan ik 281 fiches nog op papier indienen?

De bedoeling is dat dit elektronisch ingediend wordt maar hiervan kan worden afgeweken. Voor op papier ingediende fiches (als je dit wenst) wordt toestemming vereist van het documentatiecentrum dat specifiek bevoegd is voor je regio. Het gaat hier over de regio's Brussel, Denderleeuw of Bergen. Het KB (Koninklijk Besluit) van 3 juni 2007 verplicht immers ook dat de indiening van fiches via elektronische weg dient te gebeuren.

Naast de expliciete toestemming van het documentatiecentrum kan je ook een uitzondering verkrijgen wanneer je niet over geschikte apparatuur beschikt. De aanvraag dient gericht te worden via mail naar belcotax@minfin.fed.be met vermelding van met vermelding van het KBO-nummer van de schuldenaar, het type fiche en het aantal in te dienen papieren fiches en van de reden waarom u meent in aanmerking te komen voor een uitzondering.

Wat als ik onderhoudsuitkeringen betaal?

Als je onderhoudsuitkeringen betaalt en hiervoor elk jaar de fiche 281.30 moet indienen mag je dit nog steeds op papier doen. Voor deze fiche  je geen uitzondering vragen. Deze papieren fiches kunnen worden opgestuurd naar het bovenvermeld bevoegd documentatiecentrum.

Indieningstermijnen fiches

De uiterste indieningsdatum wordt normaliter gecommuniceerd in de berichtgeving aan de schuldenaars. Indien deze datum overschreden wordt, wordt het bestand aanzien als laattijdig op fiscaal vlak. Een overzichtelijk tabel met de verplichte elektronische indieningsdata kan je hieronder bekijken.

Fiches	Datum
281.10 tot en met 281.30	1 maart
281.60 tot en met 281.90	1 maart
281.00	31 maart
281.40 en 281.45	30 april
281.50 en 281.93	30 juni

Conclusie

Om nog eens even doorheen de belangrijkste bevindingen te gaan. Je kan vanaf nu de fiches 281.50 en verdere elektronisch indienen. Dit geldt zowel voor werkgevers als voor andere schuldenaars van inkomsten. De overheid tracht hiermee mee te anticiperen op de digitalisering. Dit heeft ook verschillende voordelen. Je hebt de mogelijkheid om autonoom je gegevens te beheren doordat je dit online indient en verzend. Daarnaast is het ook eenvoudiger om je gegevens op te vragen en informatie te verkrijgen omtrent je inkomsten. Wel kan dit niet evident zijn wanneer je niet over de juiste middelen beschikt.