Wat is Peppol en welke voordelen heeft het voor mijn facturatie?

Als je de afgelopen jaren op zoek bent gegaan naar boekhoud- of facturatiesoftware heb je vast wel eens de term "Peppol" gelezen. Of mogelijks vroeg een van je leveranciers om je factuur versturen over Peppol of in UBL formaat in plaats van via e-mail. Bij de Vlaamse overheid is e-invoicing via het peppol netwerk al sinds 2017 verplicht en het is een kwestie van tijd voor het ook voor bedrijven onderling verplicht wordt.

Wat Peppol juist is, wat de voordelen hiervan zijn voor ondernemers en hoe je toegang krijgt bespreken we in dit artikel. 

Wat zijn elektronische facturen?

Elektronisch factureren, ook wel gekend als e-facturatie, e-procurement of e-invoicing, is de automatische uitwisseling van facturen tussen (verschillende) boekhoudsystemen. E-facturen hebben een UBL-formaat en worden via het Peppol-netwerk uitgewisseld.

Dankzij digitale boekhoudsystemen was het al langer mogelijk om digitale facturen per e-mail te verzenden. E-facturen gaan echter nog een stap verder dankzij de automatische verwerking over een internationaal netwerk. Een elektronische factuur is dus een digitale factuur, maar een digitale factuur is niet per se hetzelfde als een e-factuur.

Wat is Peppol?

Het ‘Pan-European Public Procurement On-Line' (Peppol), is een onderneming opgericht in 2008 die een set van standaarden en regels publiceert en onderhoudt voor het (internationaal) uitwisselen van bedrijfsinformatie. Deze onderneming is ontstaan uit een Europees project met als doel het ontwerpen en faciliteren van e-procurement met overheidsinstellingen.

Ondertussen wordt het Peppol netwerk ook gebruikt voor Business-to-Business e-invoicing dus als ondernemer kan het interessant zijn om zich goed te informeren hoe dit netwerk precies werkt. Bedrijven onderling kunnen namelijk ook e-facturen versturen via het Peppol netwerk.

Bovendien is het netwerk geen puur Europees netwerk meer, maar groeide het platform uit tot een internationaal netwerk gebruikt door bedrijven en overheidsinstanties. De Vlaamse overheid gebruikt bijvoorbeeld sinds 2017 het Peppol netwerk om facturen te ontvangen en versturen van en naar klanten. De bedoeling is om Peppol de internationale standaard voor het ontvangen, verzenden en verwerken van e-facturen te maken. Dit zowel tussen bedrijven als met de overheid.

De voordelen van elektronisch factureren

Het grootste voordeel van het Peppol-netwerk is dat je, eenmaal aangesloten, zonder extra installaties documenten kan uitwisselen met eender welke andere partij ook aangesloten op het netwerk. Waar het vroeger legio was dat facturen handmatig (vaak foutief) werden ingevoerd en ook lang bleven liggen, kan Peppol ervoor zorgen dat er een beter actueel inzicht in de betalingen gebeurt zonder mogelijke cashflowproblemen. Geen spookfacturen die verdwijnen in de mailbox of verloren geraken met de post. Belangrijk is dus wel dat zowel verzender als ontvanger aangesloten moeten zijn.

Jouw boekhouding kan dus meteen op elektronische manier contact maken met de boekhouding van je ontvanger (system-to-system) wat fouten voorkomt. Zelfs meer, mits installatie van de juiste boekhoudpakketten is er vaak geen handmatig werk meer nodig en de binnenkomende e-facturen kunnen automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring uitbetaald worden. Deze automatische verwerking van de volledige administratie zorgt ervoor dat je medewerkers zich niet meer bezig hoeven te houden met handmatig werk, maar dat ze hun tijd productiever kunnen besteden. E-facturen kunnen ook sneller betaald worden, wat de kans op nalatigheidskosten reduceert. 

Veiligheid wordt ook gezien als een belangrijk kenmerk: elke bestemmeling wordt geregistreerd met een Peppol ID op basis van een uniek kenmerk, zoals het KBO nummer in België. Een ander belangrijk voordeel is dat je een statusbericht krijgt wanneer je een e-invoice verstuurt. Zo weet je als verzender zeker dat je bericht bij de bestemmeling is toegekomen. 

Hoe meer ondernemingen, klanten en leveranciers zich aansluiten op het Peppol-netwerk, hoe beter de uitwisseling van documenten zal verlopen. Software-aanbieders van boekhoudpakketten hebben dit ook door, en steeds meer pakketen bieden dan ook koppelingen met je bank en het Peppol-netwerk om het proces van factureren, verwerken en betalen automatisch te laten verlopen.

Hoe toegang krijgen tot het Peppol-netwerk?

Nu de voordelen van het netwerk gekend zijn, is het nuttig om dieper in te gaan hoe het nu mogelijk is om toegang te krijgen. Peppol is een netwerk dat bestaat uit zogenaamde erkende Peppol Access Points. Het versturen van digitale documenten, bijvoorbeeld facturen, gebeurt dan tussen deze Peppol Access Points. Je moet dus eerst je onderneming verbinding met een Access Point. Dit doe je via zogenaamde service providers.

Het verbinden van je onderneming met een Access Point via een service provider kan op twee manieren: ofwel via een koppeling met de facturatiesoftware van een service provider of door je eigen boekhoudpakket te koppelen met een Access Point. Registreren doe je dan via een unieke identicator, namelijk je ondernemingsnummer of GLN-nummer.

Noteer dat niet elke onderneming zomaar de taak van Access Point kan bekomen. Elk land heeft een Peppolautoriteit aangesteld die als taak heeft om deze lokale Access Points aan te duiden. Voor België is dat BoSA. 

Conclusie

Het Peppol netwerk en e-procurement is zeker iets wat je, als beginnende starter of zelfs als gevestigd ondernemer, voordelen kan opleveren. Het is een logische stap in het opzetten van een digitale boekhouding en vereenvoudigt de uitwisseling en verwerking van documenten. Neem dan ook zeker ook eens contact op met de diverse Access Points om verdere informatie te bekomen over hoe je geconnecteerd kunt worden.