Artikel

Wat is Peppol en welke voordelen heeft het voor mijn facturatie?

Artikel | Jun 17, 2022

Geschreven door Team Boekhouderstotaal

Als je de afgelopen jaren op zoek bent gegaan naar boekhoud- of facturatiesoftware heb je vast wel eens de term "Peppol" gelezen. Of mogelijks vroeg een van je leveranciers om je factuur versturen over Peppol of in UBL formaat.

Wat Peppol juist is, wat de voordelen hiervan zijn voor ondernemers en hoe je toegang krijgt bespreken we in dit artikel. 

Wat is Peppol?

Het ‘Pan-European Public Procurement On-Line’ (Peppol), is een onderneming opgericht in 2008 die een set van standaarden en regels publiceert en onderhoudt voor het uitwisselen van bedrijfsinformatie. Deze onderneming is ontstaan uit een Europees project met als doel het ontwerpen en faciliteren van eProcurement met overheidsinstellingen.

Mogelijks weet je al wat een e-invoice, of elektronische factuur precies doet, namelijk een directe uitwisseling van de factuur tussen boekhoudsystemen van organisaties. Dit bleek het belangrijkste en meest impactvolle onderwerp in dat proces te zijn. Dus evolueerde het Europese project al snel naar een Europees platform voor de uitwisseling van elektronische facturen met overheidsinstanties. 

Ondertussen wordt het Peppol netwerk ook gebruikt voor Business-to-Business invoicing dus als ondernemer kan het interessant zijn om zich goed te informeren hoe dit netwerk precies werkt. Bovendien is het netwerk geen puur Europees netwerk meer maar groeide het platform ook uit tot een netwerk gebruikt door bedrijven en overheden. 

De voordelen 

Het grootste voordeel van dit netwerk is dat je, eenmaal aangesloten, zonder extra installaties berichten kan uitwisselen met eender welke andere partij ook aangesloten op het netwerk. Waar het vroeger legio was dat facturen handmatig (vaak foutief) werden ingevoerd en ook lang bleven liggen, kan Peppol ervoor zorgen dat er een beter actueel inzicht in de betalingen gebeurt zonder mogelijke cashflowproblemen.

Jouw boekhouding kan dus meteen op elektronische manier contact maken met de boekhouding van je ontvanger (system-to-system) wat fouten voorkomt. Zelfs meer, mits installatie van de juiste boekhoudpakketten is er vaak geen handmatig werk meer nodig en de binnenkomende facturen kunnen automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring uitbetaald worden. Dit zorgt ervoor dat je medewerkers zich niet meer hoeven bezig te houden met handmatig werk maar ze hun tijd productiever kunnen besteden. Facturen kunnen ook sneller betaald worden wat de kans op nalatigheidskosten reduceert. 

Veiligheid wordt ook gezien als een belangrijk kenmerk: elke bestemmeling wordt geregistreerd met een Peppol ID op basis van een uniek kenmerk, zoals het KBO nummer in België. Een ander belangrijk voordeel is dat je een statusbericht krijgt wanneer je een e-invoice verstuurt. Zo weet je als verzender zeker dat je bericht bij de bestemmeling is toegekomen. 

Hoe toegang krijgen tot het netwerk?

Nu de voordelen van het netwerk gekend zijn, is het nuttig om dieper in te gaan hoe het nu mogelijk is om toegang te krijgen. Toegang gebeurt via een zogenaamde ‘Peppol Access Point’. Dit is een dienstverlener die andere ondernemingen toegang geeft en met het Peppol netwerk verbindt. Bedrijven die berichten via Peppol willen versturen moeten dus via een Access Point geregistreerd zijn. Enkele voorbeelden van ondernemingen met eigen Access Points zijn Billtobox en Billit

Noteer dat niet elke onderneming zomaar de taak van Access Point kan bekomen. Elk land heeft een Peppolautoriteit aangesteld die als taak heeft om deze lokale Access Points aan te duiden. Voor België is dat BoSA. 

Conclusie

Het Peppol netwerk is zeker iets wat je, als beginnende starter of zelfs als gevestigd ondernemer, voordelen kan opleveren. Neem dan ook zeker ook eens contact op met de diverse Access Points om verdere informatie te bekomen over hoe je geconnecteerd kunt worden. 


78 views