NIEUWS & TIPS

Interessante weetjes over cijferberoepers, nieuws én tips uit de sector.
Boekhouderstotaal.be houdt je op de hoogte!

Wat wil je weten?

Een boekhouder zoeken - tip 4: Way to work!

3/12/2018

                                                                


In een vorige tip adviseerde ik je te gaan ‘shoppen’ bij meerdere kantoren in je zoektocht naar de juiste boekhouder of accountant.
Je wilt van deze kantoren zeker ook weten hoe de praktische samenwerking zal verlopen. Naar welke aspecten moet je zeker informeren
?   
 

Schoendoos of 100% online?

Hier en daar vind je nog een kantoor die de fameuze ‘schoendoos’ nog aanvaardt: een rommeltje aan documenten, zakelijk en privé door elkaar, die één voor één moeten gesorteerd en verwerkt worden. Ben je een chaoot met een hekel aan administratie? Dan ga je best op zoek naar dergelijk kantoor.
 
Die kantoren zijn echter aan het verdwijnen.
Bijna allemaal eisen ze een goed geordende administratie, die eventueel wel nog fysiek (‘op papier’) mag worden binnengebracht.
De evolutie gaat echter meer en meer richting digitaal: documenten worden elektronisch aangeleverd in een digitale brievenbus.  Vervolgens worden ze via documentherkenningssoftware (OCR) ingelezen in boekhoudsoftware. Daarbij wordt een boekingsvoorstel gegenereerd dat vervolgens door jouw boekhouder wordt gecontroleerd en verwerkt.
De echte digitale factuur bestaat intussen ook al (even): de stap van het scannen met software met de daarbij horende fouten, kan worden overgeslagen.
 
De meeste kantoren zijn aan het overschakelen naar volledige digitale verwerking van documenten. Er zijn kantoren die de digitale omwenteling al volledig gemaakt hebben.  
 
Kies dus een kantoor dat het best aansluit met de manier waarop jijzelf je administratie wilt organiseren. Maar onthoud dat de weg naar volledige digitalisering is ingeslagen. Bereid je daarop dus zeker voor.

 

Periodieke rapporten of permanent up-to-date?

Kan je alle boekhoudkundige documenten digitaal aanleveren aan je boekhouder? Doe dat dan systematisch, telkens er iets bij jou binnenkomt. Jouw dossierbeheerder kan deze documenten dan snel verwerken, waardoor jouw dossier permanent up-to-date is. Zo kan je de financiële toestand van je onderneming snel opvolgen. Vaak wordt daarvoor een digitaal portaal ter beschikking gesteld door het kantoor.
Super handig dus, zeker voor groeiende ondernemingen, die de vinger aan de pols willen houden.
 
In minder gedigitaliseerde omgevingen werkt men meestal nog met periodieke verwerking van je boekhouding, met aansluitende rapportering. Vaak op kwartaalbasis, parallel met het indienen van de BTW-aangifte.  Voor veel ondernemers is dit ook voldoende: zij hebben geen nood aan meer informatie.
 
Ga voor jezelf na hoe belangrijk het voor jou is om de financiële toestand van je onderneming van dichtbij op te volgen, en kies het kantoor dat jou hierbij het best ondersteunt.

 

Solo slim of teamwork?

De kantoren organiseren hun interne werking meestal volgens 2 systemen:
Ofwel werken zij met dossierbeheerders die een boekhouding van a tot z verwerken en opvolgen, meestal onder supervisie van een manager. In grotere kantoren krijgen dossierbeheerders de hulp van één of meerder assistenten. In kantoren die op deze manier georganiseerd zijn heb je dus 1 aanspreekpunt voor alle aspecten van jouw dossier: jouw dossierbeheerder.
Andere kantoren zij georganiseerd rond deelaspecten van een boekhoudkundig en fiscaal dossier. Afdeling 1 zal documentverwerking doen en instaan voor BTW-aangiften. Een volgende afdeling zorgt voor jaarlijkse afsluitende werkzaamheden. Afdeling 3 zorgt voor neerleggen van de jaarrekeningen, de laatste afdeling behandelt de aangiften in de inkomstenbelastingen.
Bij dit soort ‘teamwork’ gaan verschillende specialisten in ieder vakgebied met jouw dossier aan de slag, en heb je dus vaak ook meerder aanspreekpunten in functie daarvan.
 
Informeer goed bij jouw kantoor welk systeem zijn volgen (mengvormen bestaan uiteraard ook), en tot wie jij je kan wenden voor vragen i.v.m. jouw dossier.

 

Altijd welkom of op afspraak?

Ook wat betreft het onderhouden van contact met hun klanten zijn er veel verschillen tussen kantoren.
Sommigen hanteren een ‘open deur’ politiek: je kan steeds bellen of zelfs even binnenlopen met je vragen of opmerkingen. Maar dit soort kantoren worden een uitzondering: zij hebben zoveel werk op de plank liggen dat ze genoodzaakt zijn om efficiënter te gaan werken. En dat valt vaak niet te rijmen met permanent bereikbaar zijn.
 
Vandaar dat men steeds vaker met gesloten deuren werkt en je vooraf een afspraak moet maken om jouw contactpersoon te kunnen spreken. Voor belangrijke besprekingen verdient dat sowieso de voorkeur. 
Er zijn zelfs kantoren die ook telefonisch nog maar beperkt bereikbaar zijn, en waar mails met uitstel worden beantwoord wegens te veel werk. Niet handig voor jou als klant, maar wellicht noodzakelijk om geconcentreerd te kunnen doorwerken.
 
Bespreek dus ook dit met je toekomstige boekhouder, zodat je weet wat je van hem/haar kan verwachten op dit punt.

 

In het kort

De organisatie van een boekhoudkantoor bepaalt hoe jij als klant met het kantoor kan samenwerken. Het is belangrijk dat je hierover goed geïnformeerd bent en kiest voor het kantoor dat op dit punt het best bij jouw verwachtingen aansluit.
 




Kantoren in de kijker

Centrum voor Bedrijfsbeheer

Tiensestraat 79
3200 Aarschot



Accountantskantoor Dovacc

Eliksemstraat 22
3350 Linter

Specialisatie: - Startersservice - Ven (...)



A&C Consultancy

Bergstraat 172/3
2220 Heist-op-den-Berg

Specialisatie: Fiscaliteit - Coachen en  (...)


Nieuws & tips voor ondernemers

Schrijf nu in op onze nieuwsbrief


Schrijf in



Partners

           


Bedrijven, net zoals mensen, moeten eerst uitmaken wat ze willen zijn voor ze kunnen beslissen wat ze moeten doen.

- Charles Handy -